Personal Assistant to General Manager

HOTEL DESCRIPTION

Hai Phong, the third largest city in Vietnam is also the most important seaport in the northern part of the country. The city is located only a couple of hours from Hanoi (120km).

Mercure Hai Phong was scheduled to open in the end of 2017. The hotel is located 5 minutes from Cat Bi International Airport.

The property includes 176 hotel guest rooms and 57 serviced apartments. Other facilities are: 01 cuppa bar, 01 ballroom, 06 meeting rooms, 01 swimming pool and 01 restaurant.

MISSION

• To assist General Manager, including mail, document filing, arrange business schedules and other general assignment of a secretary.

Hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của Tổng Quản lý, bao gồm thư tín, lưu trữ tài liệu, sắp xếp lịch trình công tác và các nhiệm vụ khác nói chung của thư ký.

• To draft (or translate) documents, materials for meetings of General Manager.

Soạn thảo (hoặc dịch thuật) các văn bản, tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp của Tổng quản lý.

• To supervise, press management to complete work on schedule.

Giám sát, đôn đốc các cấp quản lý hoàn thành công việc đúng tiến độ.

•.To response email to relevant partners as required by General Manager.

Phản hồi E-mail đến các bên liên quan theo yêu cầu của Tổng quản lý.

• To coordinate with other Department to check the quality of service and make requests of adjustments, follow up the implementation.

Phối hợp với các Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm dịch vụ và đưa ra các yêu cầu chỉnh sửa, theo dõi việc thực hiện.

• Record feedback of guests and employees, report to General Manager for timely solution.

Ghi nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và nhân viên, báo cáo Tổng quản lý để có hướng xử lý kịp thời.

• To build strong relationships with partners, suppliers…

Xây dựng mối quan hệ với các đối tác, nhà cung ứng…

•.To summarize and analyze business data to support General Manager in business management.

Thực hiện việc tổng hợp, phân tích dữ liệu kinh doanh để giúp cho Tổng quản lý trong việc quản lý kinh doanh.

• To welcome guests and execute external relations as required by General Manager.

Tiếp đón khách và thực hiện các công tác đối ngoại theo yêu cầu của Tổng quản lý.

• Other tasks requested by General Manager.

Các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Quản lý.

Candidates will be provided with more job details during the interview.

• Good at writing and communication in English.

Kỹ năng Tiếng Anh: viết và giao tiếp tốt.

• Secretarial skills.

Kỹ năng thư ký.

• Computer skills: Proficient in Microsoft Office.

Kỹ năng vi tính: sử dụng tốt vi tính văn phòng.