Thư ký điều hành/ Executive Secretary

Đọc và phân tích các thông báo, hồ sơ, báo cáo nhằm đánh giá mức độ quan trọng và có kế hoạch xử lý phù hợp;

Xử lý các yêu cầu cung cấp thông tin sau khi trao đổi với Trợ lý Quản lý khách sạn;

Tạo, sắp xếp và phân phối các công văn đến, bao gồm fax và email;

Lưu trữ và truy xuất các văn bản, dữ liệu lưu trữ và các báo cáo, đặc biệt là các tài liệu bí mật.

Phản hồi các văn bản, bao gồm các yêu cầu công việc hàng ngày;

Chuẩn bị các bưu phẩm, bưu kiện để gửi đi;

Thực hiện các công việc văn phòng hàng ngày như yêu cầu vật tư, duy trì hệ thống quản lý lưu trữ và thực hiện việc lưu trữ giấy tờ sổ sách;

Vận hành các trang thiết bị máy móc văn phòng như máy photocopy, máy scan;

Chuẩn bị nội dung và sắp xếp các cuộc họp cho ban quản lý hoặc toàn khách sạn; Nhắc nhở Ban quản lý về cuộc họp sắp đến hoặc các cuộc họp bị hủy;

Thu xếp việc đi công tác cho các quản lý;

Nghiên cứu, soạn thảo dữ liệu và chuẩn bị các tài liệu cần thiết để quản lý xem xét và trình bày;

Chuyển tiếp các chỉ đạo, hướng dẫn, nhiệm vụ, yêu cầu của Trợ lý quản lý khách sạn đến các Trưởng bộ phận và các phòng ban liên quan khác;

Tham dự các cuộc họp để ghi biên bản, gửi biên bản đến tất cả thành viên dự họp sau khi quản lý khách sạn kiểm tra;

Phối hợp và hướng dẫn công việc văn phòng như ngân sách, nhân lực để hỗ trợ quản lý khách sạn;

Thay mặt Trợ lý Quản lý khách sạn gặp gỡ các cá nhân, tập thể và các đối tượng khác;

Quản lý kế hoạch làm việc của Trợ lý Quản lý khách sạn;

Chuẩn bị các báo cáo, thông báo, thư, bảng kê và các loại văn bản khác bằng việc sử dụng các chương trình soạn thảo văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và/hoặc các phần mềm trình bày;

Xây dựng và giám sát việc thực thi các quy định về hành chính trong khách sạn;

Giám sát và đào tạo các thư ký khác (nếu có);

Rà soát các cơ chế, quy trình hoạt động để đưa ra các quyết định cải thiện như quy trình công việc, quy trình báo cáo, chi phí;

Dịch thuật các quy định quản lý và hoạt động cho nhân viên các bộ phận;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao;

Provide administrative and clerical support to departments or individuals;

Read and analyze incoming memos, submissions, and reports in order to determine their significance and plan their distribution;

Handle information requests in liaise with Executive Assistant Manager;

Open, sort, and distribute incoming correspondence, including faxes and email;

File and retrieve corporate documents, records, and reports, especially confidential and sensitive documents;

Prepare responses to correspondence containing routine inquiries;

Arrange for outgoing mail and packages to be picked up;

Perform general office duties such as ordering supplies, maintaining records management systems, and performing basic bookkeeping work;

Operate office equipment, such as photocopy machine and scanner;

Prepare agendas, room and make arrangements for management and hotel meetings; Alert manager about cancelations or coming meetings;

Make travel arrangements for executives;

Conduct research, compile data, and prepare papers for consideration and presentation by executives;

Relay directives, instructions, assignment and requests from Executive Assistant Manager to HODs and other relevant divisions;

Attend meetings in order to record minutes, send the minute to all attendees after Executive Assistant Manager’s review;

Coordinate and direct office services, such as records and budget preparation, personnel in order to aid EAM;

Meet with individuals, special interest groups and others on behalf of EAM;

Manage and maintain EAM's schedules;

Prepare invoices, reports, memos, letters, financial statements and other documents, using word processing, spreadsheet, database, and/or presentation software;

Set up and oversee administrative policies and procedures for the hotel;

Supervise and train other clerical staff (if any);

Review operating practices and procedures in order to determine whether improvements can be made in areas such as workflow, reporting procedures, or expenditures;

Interpret administrative and operating policies and procedures for employees.

Performs other duties as assigned, requested or deemed necessary by management

-Tiếng Anh lưu loát tất cả các kỹ năng, ưu tiên người có thể sử dụng thêm ngoại ngữ khác;

-Sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng;

-Chủ động trong công việc với niềm đam mê nghề nghiệp;

-Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên người có kinh nghiệm trong ngành du lịch, khách sạn;

-Có kỹ năng giao tiếp tốt;

CÁC YÊU CẦU KHÁC

-Các kỹ năng: Đàm phán, Giải quyết vấn đề, Quản lý thời gian;

-Có óc tổ chức và kỹ năng lập kế hoạch.

-Level of Education: Bachelor (Foreign language or Hospitality Management);

-Excellent verbal and written communications skills in English, additional foreign language is a plus;

-Outstanding office computer skills;

-Pro-active with a passion for luxury hospitality

-A minimum of 2 year experience in a similar role, preferably in the hospitality/hotels;

-Outstanding interpersonal, communication skills;

OTHER SKILL REQUIREMENTS

-Skills: Negotiation, Problem Solving, Time Management;

-Strong administration, planning & organizational skills.

ĐC: Biển An Bàng, Cẩm An, Hội An, Quảng Nam

ĐT: +84 235 220 8888

Email: Tin đã hết hạn OR Tin đã hết hạn