Trưởng phòng INBOUND

I. MÔ TẢ CHUNG

• Tất cả các CBQL khi triển khai công việc cần tuân thủ, đảm bảo thực hiện đủ 6 việc sau: Tổ chức, triển khai, hỗ trợ (làm hộ), kiểm soát, đánh giá và thanh tra.

• Vị trí Trưởng phòng Inbound báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Kinh doanh và Marketing Dịch vụ, chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động và chất lượng chuyên môn của các công việc được giao.

II. CÁC MẢNG VIỆC QUẢN LÝ

MẢNG CÔNG VIỆC NỘI DUNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ KẾT QUẢ YÊU CẦU

Kế hoạch

- Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch được duyệt trong phạm vi quản lý.

- Hoàn thành báo cáo chính xác và đúng hạn. Có đầy đủ các kế hoạch hành động, đảm bảo đạt yêu cầu chất lượng và thời hạn thực hiện công việc.

Nhân sự

- Tham gia xây dựng và tổ chức bộ máy, định biên.

- Thường xuyên kiểm tra đánh giá số lượng, chất lượng CBNV trong phạm vi quản lý để đảm bảo bộ phận có đủ CBNV có năng lực.

- Kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch đào tạo để đảm bảo các CBNV trong bộ phận có tay nghề tốt, nắm vững các tiêu chuẩn, quy định quy trình.

- Nghiêm túc thực hiện và chỉ đạo thực hiện việc đánh giá, xếp bậc, thứ tự CBNV theo định kỳ để làm cơ sở khen thưởng, tăng lương, sa thải… theo các quy định của Tập đoàn.

- Quan tâm xây dựng môi trường làm việc tốt trong bộ phận của mình, quan tâm chăm sóc đời sống CBNV và thúc đẩy tốt các phong trào văn thể. - Bộ máy nhân sự tinh gọn.

- CBNV được đánh giá hiệu quả công việc định kỳ.

- CBNV được đào tạo đầy đủ theo Kế hoạch đào tạo của bộ phận.

Tài chính - Tham gia xây dựng và tổ chức triển khai ngân sách trong phạm vi quản lý. Các đề xuất về ngân sách hợp lý, hiệu quả và được thực hiện đúng hoặc tốt hơn.

Quy định quy chế - Tham gia xây dựng và tổ chức việc thực hiện Quy định Quy chế của Công ty, tuân thủ các tiêu chuẩn, hệ thống các Quy trình, hướng dẫn trong phạm vi quản lý. Biết để làm đúng theo các quy định và kiểm soát, hỗ trợ các cán bộ dưới quyền làm đúng các quy định quy chế.

Thanh tra - Tổ chức tự thanh tra kiểm soát chất lượng của bộ phận và phối hợp thực hiện kế hoạch KSNB. Trong bộ phận không có những vi phạm lớn/nghiêm trọng, vi phạm mang tính hệ thống hoặc những vi phạm lặp lại kéo dài, hoặc đã xảy ra từ lâu mà không được phát hiện khắc phục.

Quản trị rủi ro - Giám sát việc thực hiện hướng dẫn xử lý khủng hoảng và phản ứng nhanh; lường trước và giải quyết các nguy cơ rủi ro trong hệ thống quản trị vận hành. Phát hiện và xử lý kịp thời mọi rủi ro tiềm ẩn, giảm thiểu thiệt hại.

III. CÁC MẢNG VIỆC CHUYÊN MÔN ĐẶC THÙ

MẢNG CÔNG VIỆC NỘI DUNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ KẾT QUẢ YÊU CẦU

Trách nhiệm chung

1. Chịu trách nhiệm về doanh thu hàng tháng được chia theo chỉ tiêu của các dịch vụ thuộc chuỗi Flamingo. Đạt doanh thu theo yêu cầu từ cấp trên

2. Chịu trách nhiệm khai thác và phát triển thị trường khách inbound Khai thác và phát triển thị trường, đào tạo đội ngũ nhân viên, có kiến thức chuyên môn và kiến thức bán hàng.

3. Quản lý đội ngũ và định hướng kế hoạch kinh doanh nhóm mình phụ trách.

4. Đào tạo nhân viên.

5. Đề xuất các chiến lược, chính sách giá, chính sách bán hàng cho ADOS.

6. Đàm phán và ký kết hợp đồng bán các sản phẩm dịch vụ của Flamingo. Đảm bảo hợp đồng đúng theo form mẫu ban hành chung, điều khoản thanh toán hợp lý.

7. Kiểm soát quy trình làm hợp đồng và theo dõi toàn bộ quá trình từ khi hợp đồng được gửi cho tới khi được ký và đóng dấu, gửi trả lại, sau đó chuyển cho kế toán lưu trữ.

8. Phân tích, xử lý, giải quyết thấu đáo tất cả các vấn đề thắc mắc, các khiếu nại của khách hàng. Giải quyết ổn thỏa các vấn đề phàn nàn của khách hàng.

Đôn đốc, hoàn thiện thu hồi công nợ trong thời gian đảm bảo.

9. Lấy ý kiến, phản hồi của khách sau khi sử dụng dịch vụ của khách sạn, cung cấp cho trưởng bộ phận và các bộ phận liên quan để cùng xem xét, rút kinh nghiệm trong những trường hợp cần thiết, hướng tới phục vụ khách hàng ngày càng hài lòng hơn.

10. Hỗ trợ Bộ phận kế toán khách sạn thu hồi các khoản nợ từ khách.

11. Cập nhật các thông tin liên quan về thị trường du lịch. Lên kế hoạch tham dự và báo cáo lại sau khi hoàn thành.

12. Tham gia các Networking Event hoặc Hội chợ du lịch trong và ngoài nước nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

13. Thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các báo cáo tuần/tháng cho GĐKD. Nộp báo cáo theo đúng hạn đã đề ra.

14. Báo cáo tuần/kế hoạch làm việc cho tuần kế tiếp

15. Báo cáo phân tích account theo quý.

16. Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng, chủ động trong việc tìm kiếm, thu hút khách hàng tiềm năng mới, tạo database, đồng thời phải duy trì quan hệ tốt nhất để giữ vững các khách hàng hiện có của công ty. Thực hiện theo đúng kế hoạch và KPIs đã đề ra.

17. Thăm khách hàng (ít nhất 1-2 công ty một ngày) hoặc thăm khách hàng qua điện thoại (ít nhất 5 công ty một ngày)

18. Nắm chắc tất cả các TOP TA và các thông tin thị trường, đối tượng khách hàng tiềm năng và phù hợp cho các sản phẩm, dịch vụ của Flamingo.

19. Nắm vững mọi dịch vụ, tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ, giá và chính sách sử dụng dịch vụ của công ty.

20. Trả lời thư điện tử, điện thoại, và mọi yêu cầu của khách hàng (bắt buộc trong vòng 24 giờ) và theo dõi các đoàn có nhu cầu sử dụng dịch vụ.

Công việc khác

21. Các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Ban và Lãnh đạo Tập đoàn. Đáp ứng đúng chất lượng, tiến độ yêu cầu.

- Hưởng đầy đủ các chế độ theo luật lao động ( làm 8h/ngày, 6 ngày/ tuần, 01 ngày nghỉ phép/ tháng, làm ngày lễ hưởng 200% lương, đóng BHXH,….)

- Hưởng phí dịch vụ Service Charge, thưởng các dịp lễ, các ngày sinh nhật, hiếu, hỉ đều có chế độ, lương tháng 13, 14..

- Hưởng nghỉ mát 1 năm/ lần

- Được ăn ca + ở miễn phí

• Luôn thể hiện bản lĩnh, sự khẩn trương, quyết liệt trong công việc, làm việc có trách nhiệm cao, chủ động, không né tránh, ỷ lại.

• Luôn làm việc khẩn trương với tinh thần phục vụ cao, giải quyết nhanh, dứt điểm thỏa đáng các vấn đề của đồng nghiệp, đối tác, khách hàng.

• Công bằng, quyết liệt đấu tranh với những hành vi không phù hợp với văn hóa và các quy định của Tập đoàn.

+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (6 tháng).

+ Bản copy chứng minh nhân dân có công chứng.

+ Bản sao có công chứng sổ hộ khẩu.

+ Giấy khám sức khỏe (thời hạn không quá 06 tháng)

+ Giấy khai sinh bản sao có công chứng.

+ Bản sao có công chứng các văn bằng chứng chỉ (nếu có)