Purchasing Officer (Nhân viên thu mua) - Part time

• Implement sound purchasing policies, systems and procedures in accordance with Company standards.

Thực hiện các chính sách, hệ thống và quy trình mua hàng hợp lý theo tiêu chuẩn của Công ty.

• Monitor vendors for quality, service and price through standard purchasing specifications.

Giám sát các nhà cung cấp về chất lượng, dịch vụ và giá cả hàng hóa thông qua những đặc điểm mua hàng tiêu chuẩn.

• Obtain competitive quotations for hotel requirements and ensure that the best product is sourced and purchased.

Tìm được các báo giá cạnh tranh cho các yêu cầu của khách sạn và đảm bảo về nguồn gốc của hàng hóa.

• Calls for quotations for any items costing more than a certain amount (As per company policy) and inquire into prices from various suppliers.

Gọi báo giá cho bất kỳ mặt hàng nào có giá cao hơn một số tiền nhất định (Theo chính sách của công ty) và hỏi giá từ các nhà cung cấp khác nhau.

• A minimum of three independent genuine quotations must be obtained.

Phải tìm được tối thiểu ba báo giá chính hãng độc lập cho mỗi hàng hóa.

• Establish contracts to ensure reduced pricing for all operating areas of the hotel.

Soạn thảo hợp đồng để đảm bảo chính sách giảm giá cho tất cả các khu vực hoạt động của khách sạn.

• Receives market list from the Chef on a daily basis and arranges for delivery of those items daily.

Tiếp nhận danh sách đặt hàng từ Bộ phận Bếp và sắp xếp để giao các hàng hóa đó mỗi ngày.

• Ensures that all orders receiving dates are updated by the buyers according to the suppliers promised delivery dates.

Đảm bảo tất cả các ngày nhận đơn đặt hàng nhận được cập nhật bởi người mua theo ngày giao hàng đã hứa của nhà cung cấp.

• Ensures that all authorized or approved purchase orders are sent to their respective suppliers/vendors for delivery purposes on a daily basis.

Đảm bảo tất cả các đơn hàng được ủy quyền hoặc được phê duyệt đã được gửi đến nhà cung cấp / nhà cung cấp tương ứng cho mục đích giao hàng hàng ngày.

• Ensures & verifies that quotations are regularly updated and supplier’s new current price lists are maintained.

Đảm bảo và xác minh các báo giá đã được cập nhật thường xuyên và Bảng giá mới hiện tại của nhà cung cấp được duy trì.

• Ensure the efficient operation of the Purchasing Department in all aspects.

Đảm bảo hoạt động hiệu quả của Bộ phận mua hàng về mọi mặt.

• Research and identify new products and services for the hotel in the market.

Nghiên cứu và xác định các sản phẩm và dịch vụ mới cho khách sạn trên thị trường.

• Obtains written approval for established Minimum / Maximum stock levels by the financial controller and general manager.

Có được sự chấp thuận bằng văn bản của người kiểm soát tài chính và tổng giám đốc đối với các mức tối thiểu/ tối đa của hàng hóa.

• Checks, explain if needed and approves delivered items discrepancy report issued by cost control regarding price and quantity order variances.

Kiểm tra, giải thích nếu cần và xác minh các báo cáo giao không đúng hàng hóa được lập bởi ban kiểm soát chi phí liên quan đến chênh lệch giá và số lượng đặt hàng.

• Approves all additional requests for new storeroom items, checking correct item description, unit, packing, category and establishes Min/Max estimated stock levels.

Xác nhận tất cả các yêu cầu bổ sung cho các mặt hàng kho mới, kiểm tra chính xác mô tả hàng hóa, đơn vị, đóng gói, danh mục và thiết lập mức hàng hóa ước tính tối thiểu / tối đa.

• Verify the 'pending orders' report on a daily basis, and all pending orders are checked and verified regularly.

Xác minh báo cáo “đơn đặt hàng đang chờ xử lý” hàng ngày và tất cả các đơn đặt hàng đang chờ xử lý cần được kiểm tra và xác minh thường xuyên.

• On a daily basis prepare the list of to be cancelled orders and sent to accounts for deletion, with appropriate reasons.

Chuẩn bị danh sách các đơn đặt hàng bị hủy mỗi ngày và gửi đến kế toán để xóa, kèm theo lý do thích hợp.

• Issues regularly slow moving item lists.

Cung cấp danh sách các hàng tồn kho thường xuyên.

• Identifies items for standing orders utilizing vendor's logistics for regular deliveries to the hotel based on approved highly consumed items.

Xác định các mặt hàng cho các đơn đặt hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ hậu cần của nhà cung cấp để giao hàng cho khách sạn dựa trên các mặt hàng được tiêu thụ cao đã được phê duyệt.

• Ensures validity of items available, force issue obsolete items and follows up on action taken for disposal.

Đảm bảo tính hợp lệ của các mặt hàng có sẵn, kiểm soát chặt các hàng hóa quá hạn và theo dõi để có hành động xử lý.

• Verifies that all documentation and proper quotations are maintained and filed according to Policy and Procedure requirements.

Xác minh rằng tất cả các tài liệu và báo giá thích hợp được duy trì và lưu trữ theo các quy định Chính sách và Thủ tục.

• Approves all storeroom re-order requests, verifying quantities within the established Min/Max stock levels.

Xác nhận tất cả các yêu cầu tái đặt hàng lại trong kho, xác minh số lượng trong các mức hàng hóa tối thiểu/ tối đa đã thiết lập.

• Responsible for all administrative functions of the Materials Department, staffing, training and execution of other related duties.

Chịu trách nhiệm cho tất cả các chức năng hành chính của Bộ phận Nguyên liệu, nhân sự, đào tạo và thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác.

• Responsible for all purchasing functions, quotations, quality and availability.

Chịu trách nhiệm cho tất cả các chức năng mua hàng, báo giá, chất lượng và tính sẵn sàng.

• Responsible for physical control of all store items until issued, fully documented under strict control procedures (key control, timing schedule, authorized issue requests).

Chịu trách nhiệm kiểm soát vật lý tất cả các mặt hàng của kho cho đến khi được sử dụng, tất cả các giấy tờ, tài liệu phải được ghi chép đầy đủ theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ (kiểm soát chìa khóa, lịch trình thời gian, yêu cầu vấn đề được ủy quyền).

• Responsible for maintaining logical storeroom inventory levels operationally needed.

Chịu trách nhiệm duy trì mức tồn kho hợp lý để hoạt động.

• Spot checks storeroom requests if properly maintained, verifies quantity requested and issued, proper items received by signatories & ID availability.

Yêu cầu kiểm tra tại chỗ kho lưu trữ nếu được bảo trì đúng cách, xác minh số lượng được yêu cầu và ban hành, các mặt hàng thích hợp nhận được bởi người ký và có xuất trình CMND.

• Spot-checks entered system quotations, period validity quotes locked by, etc.

Kiểm tra tại chỗ các báo giá hệ thống đã nhập, báo giá hiệu lực thời gian bị khóa, v.v.

• Ensures that the suppliers follow the rules relating to the hygiene of goods delivered.

Đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân theo các quy tắc liên quan đến vệ sinh hàng hóa được giao.

• Keeps all records in a way that they can be checked at any time for information or audit purposes.

Giữ tất cả các hồ sơ theo cách mà chúng có thể được kiểm tra bất cứ lúc nào cho mục đích thông tin hoặc kiểm toán.

• Liaison with the Assistant Purchasing Manager, Purchasing Coordinator, Receiving Agent, Stores Supervisor and F&B Cost Controller

Liên lạc với Trợ lý Quản lý mua hàng, Điều phối viên mua hàng, Đại lý tiếp nhận, Giám sát kho và Kiểm soát chi phí F & B.

• Maintains all documents, files and listings up-to-date and performs his duties in the most efficient manner.

Duy trì tất cả các tài liệu, tập tin và danh sách cập nhật và thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả nhất.

• Willing to work a flexible schedule in order to accomplish all major responsibilities and tasks.

Sẵn sàng làm việc theo lịch linh hoạt để hoàn thành tất cả các trách nhiệm và nhiệm vụ chính.

• Dynamic, professional and open minded working environment
• Good salary, benefits and bonus
• Uniform Laundry by the Company
• Supporting shift meal at staff canteen
• Other benefits under law of labor and provisions of the company will be discussed in the interview.

Có kinh nghiệm ít nhất 06 tháng đến 01 năm

• CV/ Resume for application should be made in English