Thư ký kỹ thuật/ Engineering Secretary

Trả lời điện thoại cho Bộ Phận. Chuyển cuộc gọi và nhận yêu cầu sửa chữa từ bộ phận khác

§ Ensure all work orders to be carried out thoroughly and prepare the rectification report accordingly

Đảm bảo tất cả các yêu cầu sửa chửa phải được thực hiện triệt để và làm bảng báo cáo sửa chữa

§ Reports to Chief Engineer on matters related to the Department’s operation

Báo cáo cho Trưởng bộ phận Kỹ thuật các vấn đề liên quan đến hoạt động của Bộ phận

§ Provides administrative support to the Assistant Chief Engineer/ Supervisor Engineers and ensures the implementation of Hotel policies, standards and procedures as they apply to the administrative functions, when required

Hỗ trợ các Trợ Lý/ Giám Sát bộ phận Kỹ Thuật các vấn đề hành chánh và đảm bảo việc áp dụng các chính sách, tiêu chuẩn và quy trình của Khách sạn về mặt hành chánh được thực hiện, khi có yêu cầu

§ Reads and routes incoming mails to all concerned

Đọc và chuyển thư từ được giao đến Bộ phận cho các cá nhân có liên quan

§ Locates and attaches appropriate file correspondence to be answered by the Engineer Chef

Xác định và chuẩn bị những hồ sơ đính kèm cần thiết cho Trưởng Bộ Phận Kĩ Thuật phúc đáp thư từ, công văn nhận được

§ Types, files and upkeeps all private and confidential matters related to the Department

Đánh máy, lưu trữ hồ sơ và giữ kín các vấn đề riêng và mật liên quan đến Bộ phận

§ Sets up a systematic and efficient filing system, both for hard files as well as all electronic data, that enables quick retrieval. Ensure all files are kept up to date at all times

Thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả, các dữ liệu in và dữ liệu điện tử đều có thể truy xuất dễ dàng. Đảm bảo tất cả các tập hồ sơ luôn được cập nhật

§ Prepares the relevant materials for all meetings attended by the Chief Engineer: Departmental briefings, Hotel Management morning briefings and Departmental meetings

Chuẩn bị các tài liệu liên quan cho tất cả các cuộc họp mà Kỹ sư trưởng tham gia gồm: họp giao ban của Bộ phận, họp Giao ban buổi sáng của Ban Quản lý và những cuộc họp khác trong Bộ phận

§ Makes copies of correspondence or other printed matters

Sao chụp thư từ hoặc các giấy tờ khác

§ Types, takes minutes, drafts letters, file and traces, composes correspondence

Đánh máy, ghi biên bản họp, soạn thảo thư từ, văn bản, lưu trữ hồ sơ

§ Attends and prepares minutes for Department’s staff meetings

Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp nhân viên của Bộ phận

§ Ensures the cleanliness and orderliness of the Department’s office at all times

Luôn đảm bảo văn phòng của Bộ phận được gọn gàng, ngăn nắp

• Competitive salary/ wage

• Annual salary review

• Holiday bonus

• Committed year-end bonus

• Attractive leave day policy – 2 days off per week, plus 15 annual leaves for new hired

• Health care insurance including in/out patient and dental care

• Two duty meals per day

• Uniform with laundry service

• Yearly outing trip

- Tốt Nghiệp Trung Cấp trở lên

- Tiếng Anh giao tiếp tốt.

- Vi tính văn phòng

- Có kỹ năng về đánh máy, lưu trữ hồ sơ

- Khả năng sắp xếp thời gian và công việc hiệu quả

- Kinh nghiệm tại vị trí tương đương là một lợi thế

- Cẩn thận, nhanh nhẹn, tác phong lịch sự

Phone number : 028 3823 4999

Address: 19 Lam Son, Ben Nghe Ward, District 1, HCM City