Team Leader - Host (Trưởng nhóm Lễ tân)

Hành chính / Administration

• Gửi các báo cáo sự cố của khách / nhân viên

Submits all guest’s/associates incident reports.

• Báo cáo và cập nhật các mặt hàng “Lost and Found”.

Reports and records “Lost and Found” items

Dịch vụ khách hàng / Customer Service

• Đảm bảo tất cả nhân viên Tiền sảnh đều truyền tải được lời hứa thương hiệu và luôn luôn cung cấp tốt nhất cho khách

Ensures that all Front Office associates deliver the brand promise and provide exceptional guest service at all times.

• Cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng nội bộ khi cần thiết

Provides excellent service to internal customers as appropriate.

• Đảm bảo tất cả các nhân viên tiền sảnh đều nắm rõ các sản phẩm cũng như dịch vụ của khách sạn, chương trình khuyến mãi đang áp dụng, chính sách và các thông tin quan trọng.

Ensures that all Front Office associates are familiar with the hotel’s products and services, current promotions, policies and other important information

• Hỗ trợ triển khai các chương trình nhận diện khách hàng và lưu trữ thông tin khách hàng liên quan.

Assists to implement consistent guest recognition programmes and maintains a relevant guest history database.

• Xử lý tất cả các đòi hỏi và khiếu nại từ khách hàng và khách hàng nội bộ theo cách thức chuyên nghiệp và lịch sự, thông qua đó nhằm đảm bảo các vấn đề được giải quyết triệt để và thỏa đáng.

Handles all guest and internal customer complaints and inquiries in a courteous and efficient manner, following through to make sure problems are resolved satisfactorily.

• Tạo dựng mối liên hệ tương tác tốt với khách hàng và đồng nghiệp.

Maintains positive guest and colleague interactions with good working relationships.

• Thường xuyên kiểm tra để xác minh rằng khách đang nhận được dịch vụ tốt nhất có thể trong lúc nhận phòng và trả phòng

Personally and frequently verifies that guests are receiving the best possible service during check-in and check-out.

• Đảm bảo hồ sơ lịch sử của khách hàng được lưu trữ chính xác và khi khách quay lại phải được đăng ký trước.

Ensures that guest history records are accurately maintained and all repeat guests are pre-registered.

• Đảm bảo rằng quầy Lễ tân luôn được quản lý tốt và truyền tải được lời hứa thương hiệu.

Ensures that the area is managed well by the respective team and deliver the brand promise.

• Hỗ trợ cung cấp thông tin của khách VIP cho các bộ phận liên quan

Coordinates VIP movements with relevant Departments as advised.

Hoạt động / Operational

• Gặp gỡ và chào đón tất cả các khách và hỗ trợ thủ tục để nhận phòng

Meets and greets all guests and assists with registrations.

• Hỗ trợ Đội ngũ Quản lý của Bộ phận Tiền sảnh quản lý một cách hiệu quả bộ phận dựa trên nguyên tắc luôn cung cấp dịch vụ lịch sự, chuyên nghiệp, hiệu quả và linh hoạt mọi lúc

Assists the Front Office Management Team in efficiently managing the department according to the established concept statement providing a courteous, professional, efficient and flexible service at all times

• Đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ các chìa khóa phòng

Ensures the strict control of room keys.

• Phối hợp và tổ chức với Bộ phận Buồng phòng nhằm xây dựng lịch trình dọn dẹp cho khách lưu trú và phòng VIP và phải được tuân thủ nghiêm ngặt

Liaises and organises with Housekeeping Department that the established cleaning schedules for VIP’s in - house and arrivals are strictly adhered to.

• Phối hợp tất cả các công tác sửa chữa và bảo trì và báo cáo các yêu cầu bảo trì phát sinh

Coordinates all Repair and Maintenance and reports maintenance job orders.

• Có kiến thức về cấu trúc giá và giá khuyến mãi đang được áp dụng

Understands rate structure and promotional rates available.

• Hỗ trợ việc đảm bảo tất cả các Ấn tượng Hyatt và 20 Tiêu chuẩn quan trọng của Bộ phận Lưu trú được tuân thủ

Assists in making sure that all Touches of Hyatt and the Rooms Top 20 have been implemented.

• Phản hồi kết quả của các cuộc Khảo sát ý kiến khách hàng và đảm bảo rằng các thay đổi liên quan được thực hiện.

Responds to the results of the Consumer Audit and ensures that the relevant changes are implemented.

• Làm việc chặt chẽ với các quản lý khác dựa trên tinh thần hỗ trợ và linh hoạt, tập trung vào sự thành công chung của khách sạn và sự hài lòng của khách hàng.

Works closely with other management personnel in a supportive and flexible manner, focusing on the overall success of the hotel and the satisfaction of hotel guests.

• Đảm bảo rằng các thông tin của khách được cập nhật chính xác theo nguyên tắc dữ liệu trung thực.

Ensures that all guest details are entered correctly in accordance with the principles of clean data.

• Đảm bảo rằng tất cả các tiêu chuẩn thương hiệu tối thiểu được thực hiện, và các tiêu chuẩn khác được thực hiện khi cần thiết.

Ensures that all company minimum brand standards have been implemented, and that optional brand standards have been implemented where appropriate.

• Nắm vững tất cả các Giá trị và Mục đích của Hyatt

Embraces all Hyatt Values and Hyatt Purpose.

• Làm việc chặt chẽ với các nhân viên tiền sảnh khác dựa trên tinh thần hỗ trợ và linh hoạt, tập trung vào sự thành công chung của khách sạn và sự hài lòng của khách hàng

Works closely with other Front Office personnel in a supportive and flexible manner, focusing on the overall success of the hotel and the satisfaction of hotel guests.

• Hỗ trợ và nắm vững tinh thần “Chúng ta làm việc theo Đội nhóm”

Supports and embraces the spirit of “We work through Teams”.

• Xác minh thông tin chi tiết đến và đi, sắp xếp hành lý, vận chuyển và các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách

Verifies arrival and departure details and arranges luggage handling and transportation and other services requested by guests.

• Theo dõi quy trình đăng ký để xác nhận thông tin của khách, nắm rõ các lưu ý đã được ghi chép, đưa cho khách thẻ phòng cũng như hỗ trợ hành lý

Manage the registration process to confirm guest information, acknowledge preferences as noted, provide guest with room keys and offer luggage assistance.

Quản lý con người / People Management

• Hỗ trợ việc đảm bảo tất cả nhân viên Tiền sảnh thực hiện đúng về nội quy về tác phong và diện mạo, đảm bảo rằng họ mặc đúng đồng phuc và duy trì ngoại hình chuyên nghiệp, vệ sinh cá nhân theo đúng tiêu chuẩn về diện mạo đã quy định của khách sạn và bộ phận

Assists to ensure the punctuality and appearance of all Front Desk associates, making sure that they wear the correct uniform and maintain a high standard of personal appearance and hygiene, according to the hotel and department’s grooming standards

• Hỗ trợ việc triển khai, thể hiện và củng cố các Giá trị và Đặc điểm văn hóa của Hyatt.

Supports the implementing, demonstrating and reinforcing Hyatt’s Values and Culture Characteristics.

• Hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các chương trình đào tạo hiệu quả cho các nhân viên bộ phận Tiền sảnh trong sự phối hợp với Quản lý đào tạo và Đào tạo viên bộ phận

Assist in the planning and implementation of effective training programmes for all Front Desk associates in coordination with the Departmental Trainers.

• Hỗ trợ Đào tạo viên của bộ phận thông qua việc phản hồi và giúp đỡ tại các cuộc họp bộ phận

Supports Departmental Trainers through ongoing feedback and assistance at monthly meetings.

• Hỗ trợ việc phát triển các kỹ năng và hiệu quả làm việc của nhân viên Tiền sảnh thông qua việc đào tạo, huấn luyện và/hoặc tư vấn hướng dẫn.

Assist to develop the skills and effectiveness of all Front Desk associates through the appropriate training, coaching, and/or mentoring.

• Hỗ trợ việc sắp xếp và đăng lịch làm việc hàng tuần, đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến nhu cầu kinh doanh và các chỉ sổ hiệu suất chính khác.

Assist to prepare and posts weekly work schedules, making sure that they reflect business needs and other key performance indicators.

• Khuyến khích động viên nhân viên phải sáng tạo và cải tiến, thử thách nhân viên và ghi nhận những đóng góp của họ cho sự thành công trong công việc

Encourages associates to be creative and innovative, challenging and recognising them for their contribution to the success of the operation.

• Đảm bảo rằng tất cả nhân viên phải hoàn toàn hiểu rõ và tuân thủ Nội quy và quy định của công ty.

Ensures that associates have a complete understanding of and adhere to associate rules and regulations.

• Đảm bảo nhân viên thực hiện theo nội quy, quy trình và chính sách có liên quan đến an toàn phòng chống cháy nổ, an ninh trật tự.

Ensures that associates follow all hotel, company and local rules, policies and regulations relating to fire and hazard safety, and security.

• Uniform according to hotel standard and uniform laundry service is provided
• Meal and parking lot in accordance with working shifts is provided
• Access to Clinic service, Locker and Bathroom area
• Professional yet friendly working environment
• Potential career path and network in hospitality industry.
• As hotel policy & labor law

• Communication skills are utilized a significant amount of time when interacting with others; demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand and the Company.

• Good writing skills

• Proficient in the use of Microsoft Office and Front Office System

• Problem solving and organizational abilities

Qualifications

• Bachelor’s Degree or Diploma in Hotel Administration, Hotel Management or equivalent

Experience

• 2 years experience in front office / guest services or related discipline including supervisory experience, or an equivalent combination of education and experience.

How to apply:

Recruitment telephone no: +84.24.2230.1234, ext: 7711

Add: 36 Le Duc Tho, My Dinh II, Nam Tu Liem, Hanoi