Thư ký Buồng phòng - KS Mường Thanh Grand Sài Gòn Centre

1. Các công việc trong văn phòng bộ phận

- Cùng với các Giám sát xếp lịch, chia báo cáo cho nhân viên phù hợp với nhu cầu công việc của Bộ phận & Khách sạn;

- Quản lý toàn bộ hồ sơ, sổ sách, giấy tờ của Bộ phận cũng như giấy bảo hành trang thiết bị, công cụ dụng cụ và hàng hóa của Bộ phận;

- Quản lý, phân phát cũng như thu nhận lại chìa khóa cho từng nhân viên với sự ký nhận của từng người;

- Quản lý giao, nhận các tài sản thất lạc của khách dưới sự ký nhận của các bên liên quan;

- Quản lý, phân phát, thu nhận bộ đàm cho Giám sát và nhân viên có tiêu chuẩn sử dụng bộ đàm với sự ký giao – nhận rõ ràng theo từng người.

2. Trả lời điện thoại và xử lý yêu cầu của người gọi

- Trả lời điện thoại theo tiêu chuẩn với các thông tin hiệu quả;

- Có trách nhiệm nhận và chuyển tất cả các thông tin trong và ngoài bộ phận Buồng;

- Xử lý tất cả các thông tin một cách chính xác nhằm duy trì sự phục vụ của Bộ phận theo tiêu chuẩn của Khách sạn;

- Báo cáo kịp thời với Trưởng bộ phận, Phó bộ phận và Giám sát các thông tin và yêu cầu của Lễ tân, khách hàng cũng như các bộ phận liên quan các công việc phát sinh hàng ngày.

3. Quản lý và phân phát đồ dùng miễn phí & hàng hóa mini-bar

- Kiểm soát các hoạt động của bộ phận Buồng qua hệ thống phần mềm và mật khẩu được giao;

- Nhập vào hệ thống phần mềm quản lý khách sạn các phát sinh (post) các mục và dịch vụ được khách tiêu thụ theo quy trình của Khách sạn;

- Phối hợp với bộ phận Kế toán để tiến hành kiểm kê hàng tháng nhằm kiểm soát các mặt hàng;

- Cung cấp đồ mini-bar và hàng miễn phí của khách cho nhân viên Buồng;

- Kết hợp với bộ phận Lễ tân kiểm tra việc thanh toán các dịch vụ khách sử dụng như giặt là, mini-bar…;

- Thực hiện việc yêu cầu chuyển đổi hàng hóa giữa các bộ phận theo sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận;

- Hàng tháng báo cáo đến Trưởng bộ phận Buồng các loại hàng được tiêu thụ;

- Kết hợp với nhân viên Kế toán để thực hiện kiểm kê định kỳ và kiểm tra hạn sử dụng hàng hóa;

- Có thể thay thế các nhân viên trong Bộ phận làm việc theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.

- Hỗ trợ ăn ca.

- Được cấp đồng phục làm việc

- Lương, thưởng theo quy định tập đoàn

- BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ

- Có cơ hội Được đào tạo chuyên môn

- Môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp

- Các chế độ khác trao đổi trực tiếp trong quá trình phỏng vấn

Trình độ học vấn/ Trình độ chuyên môn

· Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Trung cấp nghiệp vụ Buồng/ Quản lý Khách sạn và Du lịch.

Kinh nghiệm liên quan tới vị trí

· Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các khách sạn cùng đẳng cấp.

Phẩm chất cá nhân/ Thái độ làm việc

· Luôn dẫn đầu trong các công việc, là tấm gương và hình mẫu cho các nhân viên trong Bộ phận học hỏi và làm theo;

· Luôn có ý thức giữ gìn kỷ luật ở mức cao nhất, luôn tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp;

· Giữ gìn và phát triển mối quan hệ tốt trong Bộ phận và với các bộ phận khác trong Khách sạn;

· Sáng tạo, tích cực trong công việc;

· Thân thiện, cởi mở, khả năng giao tiếp tốt;

· Ham học hỏi, cầu thị;

· Trung thực, nhiệt tình với công việc.

Các kỹ năng cơ bản

· Thành thạo kỹ năng chuyên môn nghề;

· Kỹ năng giảng dạy, kỹ năng điều phối phân công công việc, kỹ năng làm việc nhóm;

· Kỹ năng xử lý tình huống phức tạp, giải quyết phàn nàn chuyên nghiệp, hiệu quả;

· Kỹ năng giám sát và quản lý thời gian hiệu quả.

Các kiến thức, kỹ năng bổ sung khác (ngoại ngữ, kỹ thuật…)

· Giao tiếp tốt tiếng Anh, tiếng Việt;

· Kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng và hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (SMILE-FO);

· Hiểu biết về văn hóa, kinh tế, chính trị và lĩnh vực dịch vụ Du lịch - Khách sạn.