Giám sát lễ tân (Receptionist Supervisor)

Đảm bảo đồng phục, tác phong phù hợp đúng chuẩn và luôn luôn duy trì thái độ thân thiện vui vẻ.

 Getting well-known all of receptionist tasks and work efficiently.

Nắm vững và thuần thục tất cả các công việc của lễ tân và làm việc có hiệu quả.

 Providing training to subordinates and new staffs.

Đào tạo cấp dưới và nhân viên mới.

 Meeting and escorting VIP guests.

Chào và tiếp đón khách VIP

 Receiving and resolving customer issues, complaints, problems in a quick, efficient manner to maintain a high level of customer satisfaction and quality service.

Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng hiệu quả các phàn nàn của khách hàng, đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng dịch vụ luôn ở mức cao nhất.

 Monitoring all of Front Office Log Books for special requests, instructions and information recorded and action taken or to be taken.

Theo dõi tất cả yêu cầu, hướng dẫn và thông tin được ghi lại, việc đã làm hoặc sẽ làm trong Sổ bàn giao của Lễ tân.

 Conducting Room Inspections process with particular emphasis on cleanliness and standard set up and informs Housekeeping of need for repairs, cleaning, etc.

Tiến hành quy trình kiểm tra phòng, đặc biệt chú trọng đến sự sạch sẽ và thiết lập tiêu chuẩn và thông báo cho bộ phận Buồng phòng nhu cầu cần sửa chữa, vệ sinh…

 Directly solving problems, training and guiding receptionists to ensure the quality of operation.

Trực tiếp giải quyết vấn đề và đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên lễ tân để đảm bảo chất lượng công việc.

 Conducting regular staff meetings to keep all associates informed.

Tổ chức họp nhân viên thường xuyên để đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin.

 Accepting valuables of guests for safe-keeping whenever necessary.

Đảm nhận cất giữ vật dụng có giá trị của khách nếu cần thiết.

 Preparing accommodation and transportation for guests in case of overbook.

Chuẩn bị phòng ở và phương tiện vận chuyển cho khách trong trường hợp khách sạn không còn phòng trống.

 Assists all departments in servicing the guests during peak season.

Hỗ trợ các bộ phận trong khu nghỉ dưỡng trong mùa cao điểm.

 Ensuring safety by following guest check in and security procedures and reporting suspicious activity to security, manager or MOD.

Đảm bảo các quy trình check in và an toàn cho khách, báo cáo ngày các hoạt động bất thường cho bộ phận bảo vệ, Trưởng bộ phận hay các Trưởng bộ phận khác.

 Taking responsibility in the absence of the FOM/AFOM

Đảm nhiệm công việc của bộ phận khi FOM/AFOM vắng mặt

 Performing duties common to all supervisors and other duties as may be assigned.

Giám sát và thực hiện các công việc được giao.

 Evaluating the performance of subordinates.

Đánh giá năng lực của nhân viên cấp dưới.

 Reporting happenings daily to the FOM/ AFOM.

Báo cáo cập nhật hoạt động hàng ngày cho FOM/AFOM.

 Checking the personnel appearance of the Receptionists regularly.

Thường xuyên kiểm tra chuyên cần của nhân viên lễ tân.

 Reviewing the work methods and procedures in Reception, recommend changes to improve the quality of work if necessary.

Xem xét các phương pháp và quy trình làm việc, đề xuất thay đổi quy trình và cách thức hoạt động của bộ phận (nếu có) để cải thiện chất lượng công việc.

 Checking the instruction given by the FOM/ AFOM are carried out smoothly.

Kiểm tra những chỉ dẫn của FOM/AFOM được thực hiện suôn sẻ.

 Performing any other duties assigned by the FOM/ AFOM.

Đảm nhiệm những công việc được FOM/AFOM giao.

 Checking the daily reports prepared by the receptionists.

Kiểm tra báo cáo hàng ngày của lễ tân.

 Assigning room according to guest requirement.

Sắp xếp phòng cho khách theo đúng yêu cầu.

 Checking daily guest arrival and departure list.

Kiểm tra theo dõi danh sách nhận và trả phòng hàng ngày.

 Updating room situation. Double check the uncertain room status.

Cập nhật tình hình phòng khách sạn, kiểm tra lại những phòng có tình trạng bất thường.

 Supervising the subordinates in the daily preparation of various reports and statistics when working in the shift.

Giám sát theo dõi nhân viên trong việc chuẩn bị báo cáo và số liệu hàng ngày.

 Checking folios which are modified by Receptionists.

Kiểm tra những hồ sơ tài khoản của khách có sự thay đổi của nhân viên lễ tân.

 Delegating jobs for Receptionists.

Phân chia công việc cho nhân viên lễ tân.

 Liaising with S&M, Reservation department on providing lead advice and constant “feedback” concerning both inquiries and firm reservations.

Phối hợp với bộ phận Kinh doanh/ Đặt phòng để đưa ra hướng giải quyết khi có sự cố liên quan đến đặt phòng.

 Paying particularly attention to the use of the Guest History facility in the PMS.

Chú ý theo dõi lịch sử sử dụng dịch vụ của khách trên hệ thống PMS.

 Being in charge of all computer input, manual filling procedures.

Thực hiện tất cả quy trình nhập liệu trên máy tính hoặc viết tay.

 Ensuring that all information relating to a reservation is keyed correctly into PMS.

Kiểm tra đảm bảo bộ phận đặt phòng cập nhật thông tin chính xác trên hệ thống PMS.

 Ensuring that all telephone inquiries are provide with concise information concerning the services and facilities provided by the hotel.

Đảm bảo trả lời các cuộc điện thoại chính xác thông tin về dịch vụ và cơ sở vật chất của khu nghỉ dưỡng.

 Ensuring that the pre-printed registration cards are checked against the arrival list to determine that all reserved room have pre-registered cards.

Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ phiếu đăng kí nhận phòng cho tất cả khách theo danh sách.

 Verifying with the Reservation Manager on the current daily reservation against the arrival list to ensure that no reservation is lift out.

Đảm bảo xác nhận số lượng khách nhận phòng với Trưởng bộ phận Đặt phòng; tránh trường hợp thiếu sót.

 Preparing all the necessary materials for check-in for VIPS, pre-registered guests and group before their arrival.

Chuẩn bị hồ sơ cần thiết để làm thủ tục nhận phòng cho khách VIP, khách đoàn…

 Ensuring that all relevant information has been keyed in accordingly by receptionist. Do follow up on guest’s billing instruction.

Đảm bảo cập nhật tất cả thông tin của khách, theo dõi khi khách sử dụng dịch vụ khách sạn.

 Aware of all promotions, packages and special rates.

Chú ý cập nhật các chương trình khuyến mãi, gói giá phòng và những giá phòng đặc biệt hiện có.

 Performing other relevant duties as directed by the General Manager/Front Office Manager/ Guest Relation Manager.

Thực hiện những nhiệm vụ có liên quan khác được Tổng quản lý/Trưởng bộ phận lễ tân/Trợ lý trưởng bộ phận lễ tân.

• Lương cạnh tranh theo năng lực;
• Nghỉ 4-5 ngày/tháng, mỗi năm có thêm 12 ngày phép thường niên;
• Hỗ trợ cơm ca;
• Được hưởng các chế độ và quyền lợi theo quy định;
• Tiền thưởng + tip hằng tháng tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Khách sạn;
• Được xem xét tăng lương theo năng lực và năng suất làm việc;
• Được tham gia các chuyến Outing hằng năm của Khách sạn.

• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương ở mảng khách sạn.
• Có kĩ năng, phẩm chất cá nhân tốt cũng như tinh thần trách nhiệm cao.
• Biết thêm tiếng Hàn là một lợi thế.