Front Office Administrator/ Thư ký Bộ phận Tiền sảnh

Responsible for all aspects of Business Center function to achieve the highest possible guest satisfaction. / Chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của Trung tâm Dịch vụ Văn phòng để đạt được sự hài lòng của khách cao nhất có thể.

RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM:

- Meet and greet hotel guests warmly and courteously. / Gặp và chào hỏi khách một cách ấm áp và lịch sự.

- Provide secretarial services for guests. / Cung cấp dịch vụ thư ký cho khách.

- Update traffic sheets accurately. / Cập nhật phiếu giao thông một cách chính xác.

- Handle complaints promptly and follow up thoroughly on action taken. / Xử lý than phiền của khach một cách nhanh chóng và theo sát kỹ lưỡng về cách giải quyết được đưa ra.

- Abide by established work schedules. / Tuân theo lịch làm việc được đề ra.

- Promote in house service and facilities. / Quảng cáo và giới thiệu dịch vụ và cơ sở vật chất trong khách sạn.

- Answer all guests’ queries regarding meeting room rates, fax, copy machine, computer technology and all equipment efficiently and politely. / Cung cấp cho khách tất cả thông tin liên quan đến giá phòng họp, fax, máy copy, cách sử dụng máy tính và các dụng cụ đi kèm một cách hiệu quả thân thiện.

- Update airline schedules and guides the guest whenever requested. / Cập nhật thông tin giờ bay và hướng dẫn khách lúc nào khách cần.

- Co-ordinate the reservations of meeting room. / Điều phối lịch đặt phòng họp.

- Advise to Manager all stationary needs in advance. / Thông báo cho quản lý về việc đặt mua đồ dụng cụ làm việc.

- Attend to all guest needs and queries. / Chăm lo những nhu cầu and thắc mắc của khách hàng.

- Call regular guests, VIPs and long stay guest by name and learn the names of new guests. / Giao tiếp với khách quen, VIP và khách ở dài hạn bằng tên và học tên của khách ở lần đầu.

- Ensure cleanliness of work area and clean your work area prior to departing. / Đảm bảo văn phòng và nơi làm việc sạch sẽ khi hết ca.

- Report daily activities in logbook. / Ghi lại hoạt động hàng ngày vào sổ nhật ký.

- Provide guests with all information on transportation, tours, city, and restaurants either through sales, reconfirmation or bookings. / Cung cấp cho khách thông tin về việc di chuyển, đi tour, thành phố Hà Nội và nhà hàng bằng cách bán hàng, xác nhận hay đặt booking.

- Participate in departmental briefings and training sessions. / Tham gia những buổi họp và đào tạo của bộ phận.

- Plan the Department Duty Roster and control productivity of each section. / Xếp lịch của bộ phận, gán ca và tính hiệu quả của từng ca trực.

- Check and remind all Front office staff in regards with grooming, working hours. / Kiểm tra và nhắc nhở tất nhân viên của bộ phận tiền sảnh về vấn đề ăn mặc chỉnh tề và đi làm đúng giờ.

- Analyze P&L report and advise Manager with the necessary adjustment in purchase budget. / Phân tích báo cáo Lợi nhuận và đưa cho quản lý lời khuyên về việc điều chỉnh quỹ mua sắm.

- Monthly preview in-stock items and raise Purchase request (PR), follow up with Purchase order (PO). / Xem trước kho hàng và đưa ra yêu cầu mua sắm, theo sát những đơn đặt hàng.

- Assist FO team members with the procedure of PA72 (Immigration Department). / Giúp đỡ mọi người trong bộ phận Lễ tân về khai báo tạm trú cho người nước ngoài.

- Perform any other duties which may be assigned by the management from time to time. / Thực hiện những việc khác theo yêu cầu của quản lý bộ phận.

- Gaining experience in the hospitality industry in a 5-star hotel. / Được làm việc trong môi trường khách sạn 5 sao chuyên nghiệp, sang trọng.

- Receive 100% salary and service charge right during the probationary period. / Nhận 100% lương và khoản service charge ngay trong thời gian thử việc.

- Receive social insurance benefits and health insurance following state regulations (after the period of probation contract). / Nhận BHXH, BHYT theo quy định nhà nước (Sau khi hết HĐTV)

ABILITIES / KEY COMPETENCIES / SKILLS: YÊU CẦU KỸ NĂNG CÔNG VIỆC

- Good communication skills. / Kỹ năng giao tiếp tốt.

- Good Interpersonal Skills. / Kỹ năng tương tác tốt.

- Proficient in the use of Microsoft Office and Front Office System. / Thông thạo Microsoft và hệ thống quản lý khách sạn.

- Fluent in English. / Thông thạo tiếng anh

- Good translate and typing skills. / Kỹ năng dịch va đánh máy tốt

EDUCATION / CERTIFICATES / EXPERIENCE: YÊU CẦU BẰNG CẤP/ KINH NGHIỆM

- High School or Vocational Certification in Hotel Management, Business Administration, English or related field. / Trình độ cao đẳng hoặc các trường đạo tạo nghề liên quan đến Quản lí Khách sạn, Quản trị Kinh doanh, Tiêng anh hoặc các lĩnh vực liên quan

- 01-year experience in customer service / clerical functions, or an equivalent combination of education and experience. / 01 năm kinh nghiệp chăm sóc khách hàng hoặc trình độ giáo dục và kinh nghiệm tương đương.

• Ứng tuyển trực tuyến trên Hoteljob.vn 
• Ứng tuyển qua đơn xin ứng tuyển Online tại: https://docs.google.com/forms/d/1QufzvKt2Sw6jyElb6nSdWLffFJEqhjOLYq8jCEgWQGc/viewform?ts=62e0c440&edit_requested=true
• Gửi CV trực tiếp tại bộ phận An ninh của khách sạn tại địa chỉ: Hầm B1, B7 Giảng Võ, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội