Trưởng bộ phận Lễ tân/ Front Office Manager

1. Chịu trách nhiệm toàn diện về công việc của bộ phận lễ tân.

2. Chịu trách nhiệm về chất lượng phục vụ khách, về trật tự, vệ sinh và chú ý đến vấn đề trang trí tại khu vực tiền sảnh.

3. Thường xuyên nghiên cứu văn hoá, tập tục của các thị trường khách của Khách du lịch để cải tiến và đưa ra các sản phẩm dịch vụ vượt trên sự mong đợi của khách hàng.

4. Nắm rõ tình trạng, theo dõi các hoạt động sữa chữa, bảo trì, bảo dưỡng và an ninh của phòng.

5. Bảo quản các trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản khu vực tiền sảnh.

6. Chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của nhóm Tiếp Tân, Đặt phòng, Tài xế, Hoạt động giải trí tham quan và Hành lý.

7. Hàng ngày kiểm tra tình hình cho thuê phòng và tình hình dự tính cho thuê phòng trong 07 ngày tới, kiểm tra sổ giao ca để nắm được các sự việc phát sinh trong bộ phận.

8. Chủ trì các buổi họp thường kỳ của bộ phận và tham dự các buổi họp của Khách sạn, định kỳ báo cáo công việc lên Quản lý khách sạn, hoàn thành các công việc khác do cấp trên giao phó.

9. Kiểm tra các đặt phòng và giá phòng nhằm đảm bảo việc đăng ký của khách phù hợp với yêu cầu và việc định giá bán phòng được khống chế theo quyền hạn quy định.

10. Thực hiện, quan sát, theo dõi và nắm bắt được các vấn đề liên quan đến đặt phòng.

11. Thống kê cung cấp các thông tin về tình hình dự tính cho thuê phòng, phân tích nguồn khách theo yêu cầu của Khách sạn.

12. Nắm bắt thông tin giá cả, công suất phòng của đối thủ cạnh tranh trong khu vực để tham vấn cho Quản lý khách sạn.

13. Vạch ra kế hoạch công tác, trình tự thao tác, tiêu chuẩn phục vụ, điều lệ, quy chế của bộ phận, kiểm tra, đôn đốc cấp dưới thực hiện.

14. Bố trí phân ca, ngày công của nhân viên.

15. Phối hợp với các bộ phận khác cùng duy trì hoạt động bình thường theo cơ chế hoạt động của Khách sạn.

16. Giải quyết các khiếu nại của khách; đọc và trả lời thư của khách.

17. Vạch kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nhân viên của bộ phận để nâng cao trình độ nghiệp vụ.

18. Kiểm tra giám sát chất lượng phục vụ nhân viên, bảo đảm khách được phục vụ nhanh chóng theo tiêu chuẩn và quy định của Khách sạn.

19. Kết hợp với Trưởng bộ phận bảo trì để đảm bảo các trang thiết bị trong phòng khách và khu vực tiền sảnh luôn trong tình trạng hoạt động tốt.

20. Đón tiếp khách VIP.

21. Đích thân tham gia một số sự kiện của khách sạn, đặc biệt là trong việc đón đoàn hoặc trong ban tổ chức các sự kiện đặc biệt diễn ra tại khách sạn.

22. Giữ vững các mối quan hệ với các công ty lữ hành, các công ty, các phòng ban liên quan để làm tốt việc phục vụ khách.

23. Hướng dẫn nhân viên tham gia và thực hiện các quy định quản lý chất lượng và môi trường theo sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc.

24. Lập kế hoạch ngân sách, đầu tư cho bộ phận hàng năm.

25. Thực hiện các công việc khác do Ban Giám Đốc giao phó theo từng thời điểm.

1. Được quyền kiểm tra mọi hoạt động trong bộ phận lễ tân.

2. Được quyền giải quyết các công việc trong phạm vi được phân cấp.

3. Được phép ủy quyền cho nhân viên cấp dưới như giám sát hoặc trưởng ca giải quyết một số công việc trong phạm vi phân cấp.

4. Nhận xét, đánh giá công việc của từng nhân viên dưới quyền để có những ý kiến đề nghị khen thưởng, đề bạt hay kỷ luật, chấm dứt hợp đồng với nhân viên.

5. Đào tạo, phỏng vấn nhân viên mới, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên thuộc quyền.

6. Được quyền kiến nghị lên cấp trên trong việc nâng cấp, sữa chữa hay mua sắm hay duy trì, bảo dưỡng những trang thiết bị trong bộ phận.

7. Xem xét tài liệu hướng dẫn công việc của bộ phận lễ tân.

8. Được hưởng các chế độ theo luật định và quy định của Khách sạn ghi rõ trong Sổ tay nhân viên & HĐLĐ.

1. Tốt nghiệp Đại học đã qua trường lớp đào tạo về nghiệp vụ lễ tân và quản lý.

2. Thông thạo ít nhất một ngoại ngữ thông dụng (Tiếng Anh), biết thêm một ngoại ngữ phụ.

3. Có thâm niên công tác ở chức danh nhân viên Lễ tân ít nhất 05 năm, khả năng ứng xử và giao tiếp tốt, có năng lực quản lý và có kinh nghiệm quản lý Lễ tân ít nhất 03 năm.

4. Hiểu biết nghiệp vụ về kinh tế, tổ chức khách sạn du lịch, tâm lý du khách.

5. Có kiến thức về địa lý và lịch sử, văn hóa các nước.

6. Hiểu biết những kiến thức cơ bản về ngoại giao và an ninh.

7. Hiểu biết kiến thức về PCCC.

8. Nắm vững nội quy, quy định, lưu trú của nhà hàng – khách sạn và thể thức thanh toán các dịch vụ.

9. Sử dụng thành thạo máy vi tính & hệ thống phần mềm quản lý khách sạn.

10. Hình thức ưa nhìn, không dị tật.

11. Có tính sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, yêu cầu của khách hàng.

12. Tác phong nhanh nhẹn, ý thức kỷ luật và tư cách đạo đức tốt, phong cách làm việc chuyên nghiệp.