Cộng tác viên Hành chính (phụ trách phòng Kế toán)

• Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ từ các cá nhân/bộ phận liên quan theo phân công.
• Phân loại hồ sơ theo nhóm tài liệu, thời gian, đơn vị, nội dung và quy định lưu trữ của Công ty.
• Kiểm tra sơ bộ tình trạng hồ sơ, đảm bảo hồ sơ được sắp xếp đúng nhóm, đúng quy định trước khi lưu trữ.
• Phối hợp với nhân sự Kế toán để bổ sung, hoàn thiện hoặc điều chỉnh cách phân loại hồ sơ khi cần thiết.

2. Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ bản cứng:

• Sắp xếp, đóng hồ sơ và lưu trữ chứng từ bản cứng theo hệ thống khoa học, thống nhất.
• Phân loại và đánh mã hồ sơ, lập danh mục hồ sơ theo từng nhóm tài liệu/thời kỳ.
• Quản lý tủ hồ sơ, khu vực lưu trữ; đảm bảo hồ sơ được bảo quản ngăn nắp, an toàn và thuận tiện khi tra cứu.
• Thực hiện việc rà soát, sắp xếp lại hồ sơ theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Hỗ trợ tìm kiếm, cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu tra cứu.

3. Số hóa và lưu trữ hồ sơ trên hệ thống:

• Scan/chụp số hóa các hồ sơ, chứng từ theo danh mục được phân công.
• Đặt tên file, phân loại và lưu trữ tài liệu điện tử theo đúng quy ước của bộ phận.
• Sắp xếp folder trên hệ thống theo cấu trúc thống nhất, đảm bảo dễ tìm kiếm và hạn chế trùng lặp.
• Kiểm tra chất lượng file sau khi số hóa, đảm bảo tài liệu rõ ràng, đầy đủ và đúng hồ sơ.
• Hỗ trợ cập nhật danh mục, dữ liệu theo dõi hồ sơ trên Excel hoặc hệ thống quản lý tài liệu.

4. Quản lý và kiểm soát hồ sơ:

• Theo dõi tình trạng lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm.
• Đối chiếu danh mục hồ sơ với hồ sơ thực tế, kịp thời phát hiện hồ sơ thiếu, sai vị trí hoặc chưa được số hóa.
• Hỗ trợ lập danh sách hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc sắp xếp lại.
• Tuân thủ các quy định về bảo mật, bảo quản và sử dụng hồ sơ, chứng từ kế toán.

5. Công việc hỗ trợ khác:

• Hỗ trợ các công việc hành chính, nhập liệu và quản lý hồ sơ thuộc phạm vi của bộ phận Kế toán theo phân công.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp quản lý trong thời gian làm việc.

• Mức thu nhập thực nhận: 350.000 VNĐ/ngày làm việc.
• Thu nhập được tính theo số ngày làm việc thực tế trong tháng.
• Thời gian hợp đồng: Từ 06 tháng.
• Được hướng dẫn và đào tạo về quy trình phân loại, quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ của bộ phận Kế toán.
• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, có cơ hội tích lũy kinh nghiệm thực tế về quản lý hồ sơ, chứng từ và lưu trữ dữ liệu.
• Có cơ hội được xem xét tuyển dụng chính thức tại Công ty sau thời gian cộng tác, căn cứ vào kết quả công việc, năng lực, thái độ và nhu cầu nhân sự thực tế của Công ty.
• Được ưu tiên xem xét đối với các vị trí phù hợp thuộc lĩnh vực Kế toán, Hành chính, Hồ sơ – Lưu trữ khi có nhu cầu tuyển dụng.

• Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học, ưu tiên các chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Hành chính, Văn thư – Lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có thể chấp nhận ứng viên không chuyên ngành Kế toán nếu có kinh nghiệm phù hợp về quản lý hồ sơ, chứng từ, nhập liệu hoặc lưu trữ.
• Ưu tiên ứng viên có từ 06 tháng – 01 năm kinh nghiệm trong công việc hồ sơ, chứng từ, hành chính, văn thư – lưu trữ hoặc các công việc tương tự.
• Ưu tiên ứng viên đã từng thực hiện scan, phân loại, sắp xếp và quản lý hồ sơ số lượng lớn.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính hệ thống và trách nhiệm cao trong công việc.
• Có khả năng phân loại, sắp xếp và quản lý hồ sơ khoa học.
• Sử dụng tốt Word, Excel và các công cụ văn phòng cơ bản.
• Có khả năng làm việc với các hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử.
• Có khả năng thực hiện công việc lặp lại với độ chính xác cao.
• Chủ động, phối hợp tốt với các thành viên trong bộ phận.

• Email: phuongmth (a còng) sung***********
• Zalo: 0859******/ 0961******