Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân Tòa Nhà

• Hạn nộp: 31/10/2016
• Mức lương: Thỏa thuận

Thông tin cơ bản

Mô tả công việc

* Công tác hành chính - văn thư:
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến Ban, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;
- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài;
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
- Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ CNV Ban quản lý (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);
- Theo dõi đề xuất giải quyết các chế độ cho CBCNV Công ty (thăm hỏi, hiếu hỷ, sinh nhât,…);
- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;
- Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ về Văn thu lưu trữ hành chính lễ tân, soạn thảo các văn bản thông báo gửi cơ quan chính quyền địa phương và khách hàng trong tòa nhà. Đánh máy in ấn các quy trình quản lý tòa nhà cũng như các quy trình về kỹ thuật tòa nhà.
- Các công việc hành chính văn thư khác khi có sự chỉ đạo củaTrưởng ban quản lý tòa nhà
* Công tác lễ tân:
- Nghe, nhận và chuyển tiếp cuộc gọi khách hàng liên hệ với Ban quản lý tòa nhà
- Tiếp khách, hướng dẫn khách hàng vào làm việc tại tòa nhà và giao dịch tại Ban quản lý, giải đáp các thắc mắc của khách hàng trong phạm vi cho phép
- Chuẩn bị phòng họp cho nội bộ cũng như họp với khách hàng đối tác;
* Công tác quản lý tài sản, thiết bị:
- Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;
- Lập kế hoạch mua sắm và thanh toán với Phòng TCKT - Công ty NPM khi mua văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường của Ban quản lý.
* Công tác khác:
- Phối hợp cùng các bộ phận kiểm tra giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ như bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng…..
- Giám sát kiểm tra số lượng người đăng ký thi công sửa chữa trong tòa nhà của các nhà thầu thi công nội thất.
- Nắm bắt số lượng xe ô tô, xe máy đăng ký mới và hủy xe để thống kế tổng hợp báo cáo Kế toán Công ty và thu phí dịch vụ của khách hàng.

Quyền lợi được hưởng

Theo quy định chung

Yêu cầu công việc

- Kỹ năng lập kế hoạch và quản trị kế hoạch, sắp xếp công việc nhanh gọn, hiệu quả, tạo thiện cảm
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, kiểm soát văn bản đúng thể thức.
- Kỹ năng quản lý và lưu trữ hệ thống hồ sơ tài liệu phục vụ công việc
- Kỹ năng làm việc nhóm, chủ động hợp tác, phối hợp hành động tốt với các bộ phận liên quan trong công ty và các nhà thầu phụ tại dự án
- Kỹ năng giao tiếp, tiếp nhận giải quyết các kiến nghị và đàm phán, tạo lập mối quan hệ tốt với khách hàng.

• Bình luận (5)
• Đánh giá (5)