C&B - Labor Compliance Executive

MAIN PURPOSE OF THE JOB:

Phụ trách các mảng liên quan đến lương thưởng; chịu trách nhiệm kiểm soát tuân thủ nội bộ, hỗ trợ xây dựng- áp dụng quy trình kỷ luật – chế tài đúng theo quy định công ty và pháp luật.

Responsible for employee compensation and benefits, and internal compliance enforcement. Supports development and application of disciplinary procedures and internal policies in accordance with company  and legal regulations.

I/ EMPLOYEE RECORD & DATABASE MANAGEMENT

1. Employee Information:

• Kiểm tra, cập nhật Employee Database & Staff record

Check, update Employee Database & Staff records all venues

• Cập nhật Organization Chart hằng tháng:

Monthly update Organization Chart

• Tạo mã vân tay cho nhân viên mới và cung cấp ID cho trưởng bộ phận

Create fingerprint ID for newly hired employees and provide ID info to HODs

• Gửi mail xác nhận nhân viên không còn làm việc cho các trưởng bộ phận

Send email to confirm Employee Official no longer working for all H.O.Ds

2. Leave Day Management & Resignation

• Kiểm soát, cập nhật , quản lý đơn ngày phép của nhân viên toàn công ty

Control for checking, updating AL / OIL leave for staffs of all venues

• Gửi mail xác nhận thông tin nhân viên nghỉ việc

Send an email if there is any staff resignation for final confirmation

• Làm Quyết định thôi việc và mail trả tờ rời BHXH

Prepare the resignation decision and email social insurance separation form

3. Probation Evaluation and Contract Renewal:

• Gửi mail đến các trưởng bộ phận xác nhận đánh giá quá trình thử việc, gia hạn hợp đồng để xem xét ký

hợp đồng lao động chính thức, hợp đồng gia hạn.

Send email to HODs to confirm probation evaluation and contract renewal for consideration of signing the

official employment contract or the renewed contract.

II/ BENEFITS & REWARDS

1. Fingerprint & Working Hours

• Kiểm soát hệ thống vân tay – Quản lý giờ làm việc/ chấm công của nhân viên dựa trên roster để đối chiếu với bảng lương.

Fingerprint system management. Check employee’s time sheets/attendance with the roster and reconcile with payroll

• Làm bảng chấm công, tính lương cho toàn hệ thống:

Prepare timesheets, and payroll of all venues:

• Tham gia xây dựng và hoàn thiện chính sách lương, thưởng, đãi ngộ của công ty

Take part in buildup procedure for relevant tasks of total reward segment

2. Insurance & Tax

• Khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội cho nhân viên

Report increase - decrease in social insurance.

• Chịu trách nhiệm làm hồ sơ thủ tục ốm đau, thai sản, … cho nhân viên

Handle paperwork and procedures for sick leave, maternity leave, for employees

• Gửi mail cho kế toán chi tiết bảng chi tiết báo tăng BHXH và Công đoàn

Send an email to accounting department specific about the increase in Social Insurance

• Đăng ký MST cá nhân; giảm trừ người phụ thuộc cho nhân viên.

Individual Tax Code registration, dependent deductions for employees.

3. Tính chia TIP và Service Charge cho nhân viên theo quy định

Calculate the distribution of TIP and Service Charge for employees according to SOP

III/ PERFORMANCE APPRAISAL

• Thực hiện ký HĐLĐ chính thức với nhân viên hoàn thành thử việc, gia hạn hợp đồng.

Performing signing Labor Contract with employee passes probation, renewed contract.

• Chuẩn bị thông tin”lịch sử lên lương/vị trí” hỗ trợ appraisal khi có đánh giá thăng tiến hay thay

đổi mức lương. Liên hệ nhân viên lên ký giấy xác nhận thông tin đã được thăng tiến.

Prepare information on "salary/position history" to support appraisals when there is a

promotion or salary change. Contact employees for confirmation

IV/ COMPLIANCE:

1. Compliance Process & Internal Policy Control

• Coordinate with HR Leader and BOM to build and revise SOPs related to payroll, discipline, leave, attendance, etc. Propose improvements to internal sanction policies to ensure fairness and consistency across the system

• Monitor and ensure HR processes comply with current labor laws.

• Assist in updating internal regulations and communicating them clearly to employees.

2. Disciplinary Actions & Documentation

Be the focal point for handling employee violations of company rules:

+ Collect evidence and draft violation reports.

+ Prepare and issue warnings or disciplinary decisions.

+ Maintain and update disciplinary records in the HR system.

Ensure all disciplinary procedures follow due process and are signed off by relevant parties.

V/ HR SOFTWARE SYSTEM

• Set up phần mềm nhân sự - cùng HR team leader phối hợp nhà cung cấp phần mềm nhân sự

1Office triển khai phần mềm nhân sự mảng chấm công , tính lương

Setup HR software system - with HR team leader in coordination with HR software provider

VI/ REPORTS:

• Báo cáo tăng - giảm BHXH -Báo tăng: ngày 10 hàng tháng -Báo giảm: ngày 25 hàng tháng

Report increase - decrease in social insurance

• Report cho Kế toán bảng chi tiết báo tăng BHXH và Công đoàn. Ngày 15 hàng tháng:

Send email to Accountant with details of the increase in social insurance and Trade Union.

• Hàng quý tổng hợp gửi Kế toán danh sách nv mới + MST. Người phụ thuộc đăng ký mới.

Quarterly, compile and send to the accounting dept report list of new employees, their tax identification

numbers, and newly registered dependents

• Tổng hợp báo cáo vi phạm nội quy, nghỉ không phép, xử lý kỷ luật hàng tháng gửi BOM.

Monthly reports on policy violations, unapproved leave, and disciplinary actions for BOM.

VII/ OTHERS:

 Hỗ trợ các công việc cho bộ phận từ sự phân bổ của HR Leader & BOM

Supporting other tasks if required by HR Leader and Board of BOM

• Competitive salary
• Flexible working environment
• Internal discount

• Minimum 3 years of experience in Compensation & Benefits or as an HR Generalist, preferably within the F&B or Hospitality industry.
• Demonstrated experience in managing payroll, designing benefit programs, and enforcing internal rules and disciplinary frameworks.
• Solid understanding of Vietnam Labor Law, especially in areas of compensation, insurance, labor contracts, and disciplinary processes.
• Experience in drafting, reviewing, and improving HR-related procedures, including SOPs for C&B, probation evaluations, and misconduct handling.
• Competent in payroll operations, PIT (Personal Income Tax), social/health insurance, and labor cost tracking.
• Strong ability to handle labor violations, issue warning letters, and guide disciplinary actions in line with company policies.
• Skilled in preparing reports and presenting compliance issues or updates to management.
• Fluent in English (able to interpret legal documents, draft bilingual policies, and communicate with both local and international teams).