Front Desk Supervisor | Giám Sát Tiền Sảnh

1. OBJECTIVE OF THE POSITION | MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Under the general direction of the Front Desk Manager and within the limits of established Melia Hotels and local policies and procedures, Responsible for the operational efficiency of all front desk areas during shift and the service delivery of those areas. Promote the desired work culture and values of trust, integrity and respect, following the Melia Brand ethos.

Dưới sự chỉ đạo chung của Trưởng Bộ phận Lễ tân và trong phạm vi các chính sách, quy định của Tập đoàn Meliá Hotels cũng như quy định địa phương, vị trí này chịu trách nhiệm đảm bảo hiệu quả hoạt động của toàn bộ khu vực lễ tân trong ca làm việc và chất lượng dịch vụ tại các khu vực đó. Đồng thời, thúc đẩy văn hóa làm việc mong muốn cùng các giá trị cốt lõi về niềm tin, sự chính trực và tôn trọng, phù hợp với tinh thần thương hiệu Meliá.

2. MAIN RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

• Conducts shift briefings to ensure hotel activities and operational requirements are known | Tổ chức họp giao ca để đảm bảo nắm rõ các hoạt động của khách sạn và yêu cầu vận hành.

• Supervise front office operations during assigned shift including | Giám sát hoạt động của bộ phận Lễ tân trong ca được phân công, bao gồm:

o Maintenance of guest information | Quản lý và cập nhật thông tin của khách lưu trú

o Maintenance of information about local events | Cập nhật thông tin về các sự kiện địa phương

o Supervise the use of the public address system | Giám sát việc sử dụng hệ thống phát thanh công cộng (PA system)

o Supervise group bookings | Giám sát việc đặt phòng theo đoàn

o Assisting with serious complaints | Hỗ trợ xử lý các khiếu nại nghiêm trọng của khách hàng

• Supervise cashiering activities during shift including | Giám sát các hoạt động thu ngân trong ca làm việc, bao gồm:

o Cash handling and banking procedure |Thực hiện quy trình xử lý tiền mặt và giao dịch ngân hàng

o Dealing with irregular payments |Xử lý các khoản thanh toán bất thường

o Instructing staff in credit policies and facilities |Hướng dẫn nhân viên về chính sách và quy định liên quan đến tín dụng

o Instructing staff in cash security procedures|Hướng dẫn nhân viên về quy trình bảo mật tiền mặt

o Carry out debtor control | Thực hiện kiểm soát công nợ

o Prepare reports | Chuẩn bị các báo cáo liên quan

o Supervise the cashiering system |Giám sát hệ thống thu ngân

• In conjunction with the IT manager to ensure the hotel system is maintained in accordance with the standard operating procedures | Phối hợp với Trưởng bộ phận CNTT để đảm bảo hệ thống của khách sạn được duy trì và vận hành đúng theo các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP).

• To closely investigate any accounting discrepancies that may occur during the night audit function | Theo dõi và kiểm tra kỹ lưỡng mọi sai lệch kế toán có thể phát sinh trong quá trình kiểm toán đêm.

• To ensure that all refused business is recorded and reported to Front Desk Manager | Đảm bảo tất cả các trường hợp từ chối đặt phòng hoặc từ chối phục vụ đều được ghi nhận và báo cáo cho Trưởng bộ phận Lễ tân.

• Works with Manager and Human Resource Manager to ensure the departmental performance of staff is productive. Duties include: | Phối hợp với Trưởng bộ phận và Trưởng phòng Nhân sự để đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên trong bộ phận đạt hiệu quả cao. Các nhiệm vụ bao gồm:

o Conduct on the job training in accordance with the departmental standards and procedures and maintains a record of progress for each staff member | Thực hiện đào tạo tại chỗ theo đúng tiêu chuẩn và quy trình của bộ phận, đồng thời lưu giữ hồ sơ theo dõi tiến độ cho từng nhân viên

o Provide input for probation and formal performance appraisal discussions in line with company guidelines | Tham gia đánh giá thử việc và đánh giá định kỳ theo đúng hướng dẫn của công ty

o Ensure new staff attend Corporate Orientation within first month of hire | Đảm bảo nhân viên mới tham dự chương trình định hướng tập đoàn (Corporate Orientation) trong tháng đầu tiên kể từ khi nhận việc

o Coach, counsel and discipline staff in breach of hotel policies and departmental procedures, providing constructive feedback to enhance performance | Hướng dẫn, tư vấn và kỷ luật nhân viên khi vi phạm chính sách khách sạn hoặc quy trình của bộ phận, đồng thời cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để nâng cao hiệu suất làm việc

• Works with superior in the preparation and management of the department’s budget and is aware of financial targets | Phối hợp với cấp trên trong việc lập kế hoạch và quản lý ngân sách của bộ phận, đồng thời nắm rõ các chỉ tiêu tài chính.

• Log security incidents and accidents in accordance with hotel requirements | Ghi nhận các sự cố an ninh và tai nạn theo đúng yêu cầu và quy định của khách sạn.

• International working environment | Môi trường làm việc quốc tế
• Annual Outing Trip | Tham quan du lịch hằng năm.
• Laundry uniform provided/ | Đồng phục giặt ủi tại công ty
• Participating social insurance, medical insurance, accident insurance 24/7| Được hưởng đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, Bảo hiểm tai nạn 24/7
• Attractive salary | Mức lương hấp dẫn
• 13th month salary | Lương thưởng tháng 13
• 2 Day-off/week| Chế độ 2 ngày nghỉ/tuần
• Benefit for birthday, mid-autumn festival, public holiday, Tet holiday,..| Quà tặng các dịp Sinh nhật, Trung Thu, các ngày Lễ Tết,..
• Duty meal provided at canteen | Bữa ăn tại căn-tin theo ca làm việc
• Special room rate as per Melia Hotels International policy | Giá phòng ưu đãi dành cho sinh viên theo chính sách của Melia Hotels International
• Shuttle bus from Vung Tau to Melia Ho Tram | Xe đưa đón nhân viên từ Vũng Tàu đến Melia Hồ Tràm

• College Degree or above | Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
• Vietnamese - Excellent level, written & spoken | Tiếng Việt – Thành thạo cả kỹ năng nói và viết
• English - Good level, written & spoken | Tiếng Anh – Trình độ tốt, giao tiếp và viết thành thạo
• Computer Skills | Kỹ năng sử dụng máy tính
• 2 years in the hospitality industry in a similar position in a 5 star | Ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong ngành khách sạn ở vị trí tương đương tại khách sạn 5 sao

Vui lòng liên hệ Bộ Phận Nhân Sự: 0254 378 9000 (Ext: 5201)