Talent & Culture Supervisor (In charge C&B)

• Ensures the staff compliance with hotel policies and procedures as well as government regulations pertaining to employment practice.
• Assist in the communication flow to all hotel staff through notice board, newsletter, bulletin and direct communication with staff regarding HR Policies and Hotel rules and regulations.
• Monitor staff attendance record and computerize with Payroll, Tax, Insurance contribution
• Monitor Staff Insurance Books
• Monitor Work Permit for expatriates

• Bảo đảm nhân viên tuân theo những quy định và quy trình của khách sạn cũng như những quy định của chính phủ liên quan đến người lao động.
• Trợ giúp trong việc cung cấp nguồn thông tin cho tất cả nhân viên khách sạn thông qua bảng thông báo, thư, phiếu với nhân viên về những quy định của bộ phận nhân sự và của khách sạn.
• Theo dõi bảng chấm công của nhân viên và vào máy để tính lương, thuế, bảo hiểm.
• Theo dõi sổ tay bảo hiểm.
• Theo dõi việc làm giấy phép lao động cho người nước ngoài.

ADMINISTRATIVE & TECHNICAL RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM CHUYÊN MÔN / TRÁCH NHIỆM HÀNH CHÍNH

• Prepare and handle the application of all applicants and arrange for an interview with HR Manager and Panel Interview.
• Keep records of all successful candidates from panel interview, maintain the candidate’s files, and up-date the records and files on weekly basis.
• Process with staff entry procedures
• Provide new employee a mini-orientation regarding all hotel policies and procedures
• Prepare Employment Contracts for new staff and for renewal of contract.
• Follow up closely the end of probation period date and end of contract date.
• Monitors the staff performance appraisal.
• Maintain and updates staff records (including promotion, transfer, change of status, discipline, rewards…), legal documents, policies and procedures and other HR matters. Recommend changes, modification & update information to HR Director.
• Prepare and submits periodic personnel reports such as turnover, manpower, recruitment, staff ratio, service charge, leave balance...
• Type personnel correspondences, memorandum, circulars, reports, staff letter articles, meeting minutes, and maintain all the files. Translate documents as required by Director of HR
• Prepare monthly Attendance sheet, keep monthly records regarding staff tardiness, absenteeism, vacation, sick leave, leave with out pay, compassionate leave, and maternity leave.
• Prepare monthly Nomination Forms and Vote forms for outstanding employees selection
• Organize for Outstanding Employee of the Month /Quarter/Year Presentation Awards.
• Prepare and distribute the birthday card at the beginning of each month.
• Inspects regularly staff canteen, lockers and other staff facilities to ensure they are well operated and maintained
• Keep all working area in the department clean, all equipment well maintained and keep all files in the order.
• Follow up with stock of printed items/forms and make requisition accordingly
• Order staff nametag, locker key, ATM card, time card
• Follow up Job Description whenever a personnel action occurs.
• Ensure the signature on the job description.
• Prepare employee name list every month for employee insurance & tax contribution.
• Co-ordinate with local insurance department for reimbursement for all kinds of insurance.
• Handle procedure for staff on pension. Handle staff Exit procedures. Issue Insurance Book and Employment Certificate to the Exit staff
• Ensuring that all activities are performed in accordance with the OH&S, EEO, Rehabilitation and Environmental procedures, legislation or good practice
• Responding to and reporting any hazardous situations. Reviewing all tasks to assist in improving safety
• Promoting OH&S, EEO, Rehabilitation and Environmental management with employees and contractors

• Chuẩn bị và sắp xếp các hồ sơ tuyển dụng để sắp xếp vào phỏng vấn ban giám đốc.
• Ghi lại những thí sinh đã qua phỏng vấn ban giám đốc, giữ hồ sơ cá nhân của thí sinh.
• Làm thủ tục vào khách sạn cho nhân viên mới.
• Giới thiệu qua cho nhân viên mới về những điều lệ & nội quy của khách sạn.
• Chuẩn bị ký hợp đồng cho nhân viên mới & gia hạn hợp đồng với nhân viên đã làm ở khách sạn.
• Theo dõi những đánh giá về nhân viên trong thời gian thử việc.
• Theo dõi các đánh giá về kỹ năng làm việc của nhân viên.
• Giữ & cập nhật những số liệu cá nhân ( bao gồm thăng chức, chuyển bộ phận, thay đổi chức danh, kỷ luật, tiền thưởng…), những tài liệu hợp pháp, quy định và tất cả vấn đề về nhân sự. Gợi ý những thay đổi và cập nhật thông tin cho GĐ nhân sự.
• Chuẩn bị & nộp các báo các định kỳ của nhân sự như: nhân lực, tuyển dụng, tỷ lệ nhân viên, phí phục vụ, ngày phép…
• Đánh các thư của nhân sự, biên bản ghi nhớ, thông tư, báo cáo, biên bản cuộc họp và giữ tất cả các hồ sơ. Dịch các tài liệu do GĐ nhân sự yêu cầu.
• Chuẩn bị bản chấm công hàng tháng, giữ những số liệu về nhân viên đi muộn, nhân viên vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc gia đình và nghỉ sinh đẻ.
• Chuẩn bị hàng tháng danh sách nhân viên được đề cử và phiếu bầu cho nhân viên xuất sắc.
• Tổ chức trao giải cho nhân viên xuất sắc theo Tháng/ Quý / theo năm.
• Chuẩn bị và phát thiếp chúc sinh nhật cho nhân viên.
• Kiểm tra thường xuyên căng tin của nhân viên, tủ cá nhân của nhân viên …
• Thu dọn khu vực làm việc sạch sẽ, tất cả các thiết bị được giữ gìn cẩn thận và các hồ sơ được xếp gọn gàng.
• Theo dõi việc in ấn của các mẫu đơn và gửi yêu cầu in ấn.
• Đặt mua bảng tên, chìa khóa tủ cá nhân, thẻ ATM…
• Đưa mô tả công việc cho nhân viên mới.
• Bảo đảm có chữ ký của nhân viên trên mô tả công việc.
• Chuẩn bị danh sách nhân viên hàng tháng cho việc đóng thuế & bảo hiểm.
• Phối hợp với BHXH để trả tiền bảo hiểm cho nhân viên.
• Làm các thủ tục cho nhân viên về hưu. Làm các thủ tục cho nhân viên thôi việc. Phát sổ sổ bảo hiểm và giấy xác nhận cho nhân viên thôi việc.
• Đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo qui định đảm bảo an toàn sức khỏe, an toàn lao động, công bằng trong cơ hội nghề nghiệp,bảo vệ môi trường và tuân theo các qui tắc của tập đoàn.
• Đáp ứng và báo cáo khi có bất cứ tình huống nguy hiểm. Rà soát lại các công việc và để hổ trợ việc nâng cao độ an toàn
• Giới thiệu chương trình đảm bảo an toàn sức khỏe, an toàn lao động, công bằng trong cơ hội nghề nghiệp,bảo vệ môi trường đến với người lao dộng và các đối tác.

RELATION/ QUAN HỆ CHUNG

• Report to the Assistant T&C Manager / Director of Talent & Culture./Báo cáo trực tiếp cho Trợ lý Quản lý Nhân sự / GĐ nhân sự
• Coordinate functions and activities with other departments./ Phối hợp tổ chức các hoạt động với những bộ phận khác.

REPLACEMENT AND TEMPORARY MISSION/ THAY THẾ VÀ NHIỆM VỤ TẠM THỜI

Perform other related duties and special projects as assigned by superiors

Chịu trách nhiệm làm những công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

• 05 working days or 40 hrs per week
• Social - Health Insurance per labor law  
• Service charge Bonus
• Meal Allowance on duty (03 meals per day for mainland employee)  
• Free Accommodation on Island
• Telephone allowance (depend on positions )     
• On board Travel expense support   
• Employee of the Month / Quarter / Year
• Birthday Celebration
• Year end Bonus, KPI Bonus
• Year End Party.
• International working environment    
• Special discount with Accor property after 06 months of employment      
• Excellent opportunities for Career Development as Accor Group is # 1 in Vietnam in term of number of managed property.

• Graduated in College / University and above specializing in Human Resources / Accounting  / Hospitality / English or similar.
• Good at Office computer.
• Good command in English
• Love to work / interact with people .
• Ability to catch up the assigned tasks rapidly, fast, flexible, know how to deal with customers, good in guest complaint handling.
• Hardworking , carefulness , enthusiastic, high responsibility, working under pressure.
• Working experience 1-2 years and above prefered ( Consider graduate with Good result and Open mind to learn & develop )

• Contact person / Liên hệ: Tin đã hết hạn or Tin đã hết hạn
• Please send your resume in English / Vietnamese.
• Vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.