Nhân Viên Thu Mua

Trách nhiệm công việc

- Bộ phận thu mua có trách nhiệm thực hiện đúng nghiệp vụ mua hàng, tìm hàng hóa có chất lượng tốt với giá cả hợp lý, tạo mối quan hệ với các bạn hàng, thiết lập đơn hàng và thương lượng giá cả với nhà cung cấp(NCC).

- Các quy định và quy trình này áp dụng cho tất cả hàng hóa và dịch vụ của khách sạn như:

- Hàng đông lạnh hoặc khô

- Tài sản cố định

- Market list

- Hợp đồng cung cấp hàng hóa và dịch vụ

- Bộ phận thu mua phải lấy được báo giá hợp lý từ những NCC có uy tín theo phương thức so sánh giá nhằm đạt được giá tối ưu mà không ảnh hưởng đến chất lượng, số lượng và ngày giao hàng

- Tất cả những đơn đặt hàng (PO) phải thể hiện bằng văn bản, phải được ban giám đốc phê duyệt (ngoại trừ những mặt hàng trong market list hằng ngày), không được chấp nhận việc cam kết hoặc đặt hàng bằng miệng trước khi ban giám đốc phê duyệt

- Tất cả PR và PO đã được hủy hoặc không có sự đồng ý của ban giám đốc phải được ghi chú rõ ràng trước khi đặt hàng và lưu lại để chắc chắn rằng hàng hóa và dịch vụ yêu cầu nhưng không được cung cấp không phải do đặt hàng trễ hoặc quên đặt hàng

- Bộ phận thu mua có nhiệm vụ đặt hàng hoặc dịch vụ theo nhu cầu hoạt động của khách sạn. Trưởng bộ phận không được tự ý đặt hàng với nhà cung cấp vì có thể dẫn đến việc đặt trùng hàng hoặc dễ gây hiểu nhầm. Tất cả trưởng bộ phận chỉ việc mở PR và chuyển đến bộ phận thu mua

- Thực hiện đúng chức năng của mình, bộ phận thu mua lấy các báo giá cạnh tranh từ những NCC có thể đáp ứng những yêu cầu về chất lượng và thời hạn giao hàng cho khách sạn

- Tồn kho nên ở mức thấp nhất nếu có thể và để chắc chắn không làm ảnh hưởng đến hoạt động khách sạn, thì hàng tồn kho luôn luôn có số lượng tối thiểu đủ đáp ứng yêu cầu nhu cầu tiêu thụ của khách sạn.

- Yêu cầu đặt hàng:

- Các trưởng bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hoặc các hợp đồng dịch vụ phải mở PR và gửi về bộ phận thu mua. Đối với những mặt hàng phục vụ cho hoạt động điều hành hằng ngày của khách sạn thủ kho phải mở PR

- Mọi PR phải được làm theo mẫu in sẵn và có 2 liên:

- Một liên bộ phận thu mua giữ và lưu theo số thứ tự

- Một lien do bộ phận yêu cầu giữ

- Đối với bộ phận F&B, market list, grocery list, danh mục rượu xuất kho hàng tuần sẽ thay cho việc mở PR

- Một phiếu yêu cầu mua hàng cần phải có đủ những chi tiết sau:

- Số lượng hàng hiện còn tại bộ phân

- Số lượng yêu cầu

- Mức sử dụng hàng tháng

- Ngày tháng và số lượng của lần order hàng gần nhất (không áp dụng với thức ăn và nước uống)

- Những tiêu chuẩn phải đáp ứng

- Giải thích và nêu rõ lý do yêu cầu

- Một PR có thể bao gồm 1 vài mặt hàng mà có thể cần đến vài NCC. PR nên đi kèm với PO theo từng mặt hàng

- Tất cả phiếu yêu cầu mua hàng phải do trưởng bộ phận ký và nằm trong ngân sách đã duyệt còn hiệu lực tại thời điểm mở PR

- Đối với những PR mang tính chất thường xuyên, có thể đặt hàng trước khi GM phê duyệt. Tuy nhiên nếu GM quy định hoặc 1 số đơn đặt hàng không được FC chấp thuận thì phải có sự đồng ý của GM trước khi tiến hành đặt hàng

- Khi mua hàng đột xuất bằng tiền khách sạn có thể không cần áp dụng theo đúng quy trình. Theo quy định của khách sạn, số tiền này không được quá 1 triêu đồng

Đặt hàng

- Khi nhận PR từ các bộ phận, bộ phận thu mua sẽ phải mở PO sau khi xem xét các yếu tố sau

- Đầu tiên, số lượng mua hàng phải hợp lý. Phải xem lượng hàng còn tại bộ phận đó, mức tiêu thụ của thời gian trước và ước tính lượng hàng dùng cho hoạt động của khách sạn trong thời gian tới.

- Xác định số lượng hàng mua không được thừa qua lần tới, quyết định NCC nào đáp ứng được yêu cầu. Có thể chọn từ ít nhất ba bản báo giá của những nhà cung cấp khác nhau

- Đối với những mặt hàng chuẩn, nhân viên thu mua được phép đặt hàng với NCC đã được chọn với đơn giá không được tăng quá 5% trong vòng 1 năm kể từ lúc họ báo giá

- Cho dù nhân viên thu mua có kinh nghiệm, biết nhiều NCC vẫn nên lưu ý các tiêu chuẩn được yêu cầu từ các bộ phận liên quan, từ đó có thể xác định nên bắt đầu từ đâu

- Nhân viên thu mua nên tham khảo ý kiến các trưởng bộ phận để đảm bảo đạt được các tiêu chuẩn về hàng mua. Điều này rất quan trọng đối với mặt hàng ăn uống

- Các báo giá được so sánh với nhau theo 3 tiêu chí: chất lượng, giá cả, thời gian giao. Nếu tất cả những NCC đều có thể giao hàng cùng chất lượng và đúng hãn thì khách sạn sẽ đặt hàng với NCC có báo giá thấp nhất.

- Trong trường hợp NCC được chọn không nằm trong danh sách Credit Master File, nhân viên thu mua phải làm giấy để nghị bổ sung do FC ký. Sau đó sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán để điền bổ sung vào danh sách Credit Master File

- Một PO được được mở dựa trên yêu cầu của PR. Đó là form theo mẫu in sẵn và được xem như hợp đồng giao kết sau khi có chữ ký hai bên. Lưu ý các vấn đề lien quan đến pháp luật khi chuẩn bị PO

- Đây cũng là chứng từ rất quan trọng đối với hệ thống quản lý chi tiêu. Phiếu PO gồm 2 liên và được phân phát cho: bộ phận yêu cầu và kế toán thanh toán để thanh toán tiền

- Một PO sau khi được ký bởi FC và GM (mà cũng có thể là giám đốc công ty TNHH Royal Lotus Saigon) sẽ gởi về lại bộ phận thu mua. Các liên sẽ được phân phối như đã nói trên

- Đối với những mặt hàng thực phẩm, daily market list và weekly grocery list sẽ được dùng thay thế PO. Hợp đồng thỏa thuận với NCC nên được làm cẩn thận để đảm bảo rằng sự ngoại lệ này đã được thỏa thuận giữa 2 bên. Vì weekly grocery list chỉ là dạng đề xuất nên phải mở PO

Tiến trình đặt hàng

- Bộ phận thu mua có trách nhiệm đảm bảo NCC giao hàng theo đúng thời gian yêu cầu trong PR

- Hàng tháng hoặc thường xuyên hơn phải kiểm tra lại toàn bộ những PO còn nợ hoặc PO mới nhận hàng một phần để kịp đáp ứng nhu cầu hoạt động của khách sạn

Hủy bỏ đơn hàng

- Nếu vì bất cứ lý do nào phải hủy những PO, bộ phận thu mua phải thông báo và được sự đồng ý của những NCC có liên quan. Nên tránh việc phạt vì hủy đơn hàng và những phản hồi tiêu cực từ phía NCC nên thông báo cho FC biết để có hướng giải quyết thích hợp

- Ngược lại, nếu NCC yêu cầu hủy đơn đặt hàng của khách sạn, có thể bắt họ đền, phải có hàng để thế vào và thông báo tới trưởng bộ phận có liên quan biết

Xử lý gia tăng hơn sau khi đã đặt hàng.

- NCC khác. Nếu NCC khác có thể giao hàng cùng chất lượng và bảo đảm giao hàng đúng hạn với giá thấp hơn thì ta sẽ đặt hàng với họ và hủy đơn đặt hàng với NCC cũ

- Nếu khách sạn đồng ý với giá tăng, phải làm 1 đơn đặt hàng mới để bổ sung cho đơn đặt hàng cũ nhưng phải có sự đồng ý của FC và GM. Khi trình ký đơn đặt hàng, nhân viên thu mua phải ghi chú lý do và đính kèm cả đơn đặt hàng cũ.

• Nam - nữ /23-35.
• Nam cao 1m65, nữ cao 1m57 trở lên
• Tốt nghiệp Đại học/Cao Đẳng trở lên chuyên ngành kế toán/tài chính.
• Tiếng Anh thông thạo sử dụng trong chuyên ngành
• Tin học văn phòng thành thạo, đặc biệt kỹ năng excel.
• Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý khách sạn Smile
• Có kinh nghiệm lập & kiểm soát tốt quy trình Thu mua trong ngành khách sạn.
• Nắm vững các chính sách, quy định của nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế toán & thuế.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có thể làm việc độc lập và theo nhóm.
  
• Nhanh nhẹn, cẩn thận, trung thực chủ động trong công việc.
• Cẩn thận, chính xác, có tinh thần trách nhiệm cao, luôn học hỏi để nâng cao nghiệp vụ.
• Kinh nghiệm làm việc 3 năm trong lĩnh vực nhà hàng/khách sạn/chăm sóc khách hàng
• Ưu tiên có kinh nghiêm làm dịch vụ, khách sạn.

Ứng viên quan tâm đến vị trí việc làm, vui lòng ứng tuyển trên trang Hoteljob.vn hoặc gửi Hồ sơ ứng tuyển về địa chỉ email: Tin đã hết hạn