Guest Relation Officer

HOTEL DESCRIPTION

Hai Phong, the third largest city in Vietnam is also the most important seaport in the northern part of the country. The city is located only a couple of hours from Hanoi (120km).

Mercure Hai Phong was scheduled to open in the end of 2017. The hotel is located 5 minutes from Cat Bi International Airport.

The property includes 176 hotel guest rooms and 57 serviced apartments. Other facilities are: 01 cuppa bar, 01 ballroom, 06 meeting rooms, 01 swimming pool and 01 restaurant.

Overview of duties / Nhiệm vụ chung

• Welcome, greet, offer service, give send-off, room-check and ensure everything as prescribed.

Đón tiếp, mời dùng dịch vụ, tiễn khách, kiểm tra phòng và đảm bảo mọi thứ như quy định.

• Support FOM, Duty Manager in instructing and supervising the FO operations.

Hỗ trợ FOM, Quản lý trực ban hướng dẫn và giám sát các hoạt động của bộ phận Tiền sảnh.

• Ensure good customer service delivered to every individual at Lobby. Working mainly at Privilege Lounge for VIP/ ADV Member to do welcome, check - in, customer service, handling complaint

Đảm bảo mọi khách hàng đều được phục vụ tốt tại sảnh.Tiếp đón các khách VIP và thành viên được cấp thẻ ADV theo cách chuyên nghiệp , lịch sự khi làm thủ tục nhận phòng tại quầy, luôn giải quyết các vấn đề phàn nàn khiếu nại từ khách hàng

• Receive compliments with courtesy and keep track of complaints.

Nhận lời khen một cách lịch sự và theo dõi các khiếu nại.

• Report all issues related to customer service in the book handed to manager.

Báo cáo các vấn đề về dịch vụ khách hàng cho Quản lý.

Main responsibilities / Trách nhiệm chính

• To treat guests as a host, including guests needing special attention, family, women and the disabled.

Đối xử với khách như chủ nhà, bao gồm khách cần dịch vụ đặc biệt, gia đình, phụ nữ và người tàn tật.

▪ To be willing to help guests.

Sẵn lòng hỗ trợ khách.

▪ To prepare fruit baskets and other utilities in rooms upon special requests of guests.

Chuẩn bị giỏ trái cây và các vật dụng trong phòng theo yêu cầu của khách.

▪ To save and regularly update profile information of guests, birthdays and anniversaries of guests.

Lưu trữ và cập nhật thường xuyên thông tin khách hàng, ngày sinh nhật và ngày kỷ niệm của khách.

▪ To ensure all guests are served immediately and politely.

Đảm bảo khách được phục vụ nhanh chóng và lịch sự.

▪ To guide guests to their room after checking in, introduce the conveniences of the hotel and other special service on the way to their rooms.

Hướng dẫn khách lên phòng sau khi nhận phòng, giới thiệu các tiện nghi và dịch vụ đặc biệt của khách sạn trên đường tới phòng.

▪ To check with Front Office Supervisor about room status within the day, quickly meet guests’ requirements.

Kiểm tra với Giám sát bộ phận Tiền sảnh về tình trạng phòng trong ngày, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của khách.

▪ To check all rooms arranged for VIPs and regular guests within the day when required.

Kiểm tra các phòng dành cho khách VIP và khách thường xuyên trong ngày theo yêu cầu.

▪ To provide guests with any information related to meetings, ticket service, general information of flights, buses, ferries and trains, special events in the city and activities of the hotel at the time. To show your regards to guests anywhere, anytime.

Cung cấp cho khách các thông tin về cuộc họp, đặt vé, chuyến bay, xe buýt, phà, tàu hỏa, các sự kiện đặc biệt trong thành phố và các hoạt động của khách sạn trong thời gian lưu trú của khách. Thê hiện sự quan tâm đến khách mọi lúc, mọi nơi.

▪ Guest relation department must ensure to have good relationships and coordination with other departments in serving guests.

Bộ phận Quan hệ khách hàng cần đảm bảo mối liên hệ tốt và kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách hàng.

▪ To ensure all guests in the hotel, especially regular guests, receive all premium service and enjoy their satisfactory stay in the hotel.

Đảm bảo tất cả khách trong khách sạn, đặc biệt các khách hàng thường xuyên, nhận được dịch vụ cao cấp và có thời gian lưu trú hài lòng tại khách sạn.

▪ To meet and welcome regular guests and VIPs at their arrival. To check lists of VIPs, regular guests and all individuals coming within the day to plan for welcoming.

Gặp và tiếp đón các khách hàng thường xuyên và khách VIP. Kiểm tra danh sách khách VIP, khách hàng thường xuyên, và các khách hàng cá nhân trong ngày để sắp xếp tiếp đón.

▪ To collate with confirmation to ensure all guest requirements are met.

Đối chiếu và xác nhận để đáp ứng các yêu cầu của khách.

▪ To ensure all complaints of guests during their stay are solved at the best and earliest.

Candidates will be provided with more job details during the interview.

Skills / Qualities / Kỹ năng và Phẩm chất

• Good at writing and communication in English.

Kỹ năng viết và giao tiếp tốt bằng tiếng Anh.