HUMAN RESOURCE and ADMINISTRATIVE EXECUTIVE (Based in Ha Long)

The purpose of the HR and Admin Executive role is to support HL with administration and human resource matters.

RESPONSIBILITIES

Human Resources Administration

TASKS:

• Assist the HR Manager in manpower planning, recruitment, selection, placement, orientation, performance management, career planning, succession planning, and formulation of HR policy

Trợ giúp cho Trưởng phòng nhân sự trong các kế hoạch nhân sự, tuyển dụng, lựa chọn, sắp xếp, hướng dẫn nhân sự, lên kế hoạch nghề nghiệp, định hướng nghề nghiệp, và hoàn thành các chính sách nhân sự, các biểu mẫu nhân sự

• Assist with dispute settlements in accordance with regulatory requirements and HL guidelines.

Hỗ trợ các nhân sự dựa trên các yêu cầu về quy định của công ty cũng như các thông tư hướng dẫn của Heritage Line

• Support exiting staff with required HR documents

Hỗ trợ nhân viên trong các vấn đề giấy tờ, hồ sơ liên quan đến nhân sự.

• Create and adjust HR/Admin official forms

Tạo và sửa chữa các biên bản chính thức của bộ phận hành chính nhân sự

• Prepare and record labor contracts and offer letters for Head office andships

Chuẩn bị và lưu trữ các hợp đồng lao động, thư mời cho văn phòng chính và gửi.

• Record and manage personal data of staffs / crews

Lưu trữ và quản lý hồ sơ của nhân viên

• Assist the HRM in all preparation required for the delivery of workshops

Hỗ trợ trưởng phòng nhân sự trong việc chuẩn bị cần thiết để chuyển đến các đơn vị thực hiện.

• Prepare monthly payroll sheet and pay-slips for Head office and ships

Chuẩn bị bảng lương, phiếu chi trả lương hàng tháng cho văn phòng chính và gửi.

• Prepare and submit regulatory documents to the relevant Authorities

Chuẩn bị, xác nhận và đưa vào thực hiện các tài liệu quy định cảu công ty cho các bên lien quan.

• Maintain employee benefit administration

Duy trì, kiểm soát các lợi ích của người lao động

• Check and advise allowances for staffs

Kiểm tra và tư vấn các khoản phụ cấp cho nhân viên.

Support the application of visas to the relevant Embassy

Hỗ trợ đăng ký visa với các sứ quán có lien quan.

• License for boats

• Manage the cleanliness and security of Heritage Line office

Quản lý vệ sinh, an ninh của văn phòng HL.

• Provide administrative support to company events / parties

Cung cấp hỗ trợ cho các sự kiện, tiệc của công ty.

• Ad hoc tasks assign by the HRM

Các mục tiêu khác theo yêu cầu của HRM

• Manage administrative stock and office equipment

Quản lý kho và các thiết bị văn phòng.

• Manage the maintenance of office equipment

Quản lý kế hoạch sửa chữa các thiết bị văn phòng.

• Monitor staff attendance and annual leave

Giám sát nhân sự làm việc và nghỉ phép năm.

Supervising People

• Allocate and supervise the workload of direct reports, monitor and check for mistakes

Sắp đặt và giám sát khối lượng công việc của các nhân sự báo cáo trực tiếp, hướng dẫn, kiểm tra các sai phạm.

• Identify and address training and development needs

Sắp xếp, chỉ định các nhu cầu đào tạo và phát triển.

• Provide responsible and timely feedback

Cung cấp các ý kiến phản hồi một cách trách nhiệm và thường xuyên.

• Assist with the conduct of regular performance reviews

Hỗ trợ kiểm soát các tổng hợp đánh giá của nhân viên.

Reporting

• Produce compliance reports on a monthly basis.

Cung cấp báo cáo hoàn thiện hàng tháng.

Continuous Improvement

• Identify areas for continual improvement across HR and Admin

Tìm kiếm, định hình sự phát tiếp theo giữa HR và Admin

• Attend regular training courses / seminars / trade shows to keep up to date with the industry and global trends

Tham gia các khóa học, hội thảo, hội chợ thương mại, cập nhật các xu hướng phát triển của ngành và thế giới.

• Keep others informed by sharing information

Chia sẻ thông tin.

• Tertiary studies in Human Resources or Business Administration

Chuyên ngành quản trị nhân sự và kinh doanh.

• Knowledge of labour regulations across all Heritage Line locations

Có kiến thức chuyên môn về các chính sách, luật lao động

EXPERIENCE

• Minimum 3 years international working experience

Ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế.

• HR and Admin experience essential (in a similar role and industry preferable)

Kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự ( vị trí tương đương và cùng lĩnh vực)

SKILLS

• Good – Written and spoken Vietnamese

 Viết và giao tiếp bằng tiếng Việt TỐT

• Good – Written and spoken English

Tốt – Viết và giao tiếp bằng tiếng Anh.

• Good – Communication and interpersonal skills

Tốt – Kỹ năng giao tiếp

• Good – MS Office

Tốt – MS office

• Good – Time Management

Tốt – quản lý thời gian

SPECIAL REQUIREMENTS

• Flexibility to work overtime

Linh hoạt trong vấn đề làm ngoài giờ.

• Ability to work under pressure

Chịu được áp lực công việc

• Well- organized and attention to detail

Kỹ năng tổ chức và tập trung với các chi tiết.

Work in Ha Long, Quang Ninh