Executive Secretary

• This position is responsible for providing high-level secretarial and administrative support to the General Manager, and carry out tasks and requests as instructed. The Executive Secretary works with minimum supervision and handles confidential matters professionally.

Vị trí sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính và thư ký cấp cao cho Tổng Giám Đốc, thực hiện các nhiệm vụ và yêu cầu được hướng dẫn. Thư Ký Điều Hành làm việc với sự giám sát tối thiểu và xử lý các vấn đề bảo mật một cách chuyên nghiệp.

Administrative and coordination/ Hành chính và phối hợp

• Manage the General Manager’s diary to co-ordinate meetings/appointments, and to ensure smooth running of such meetings.

Quản lý lịch trình của Tổng Giám Đốc để điều phối, sắp xếp lich họp và đảm bảo tính hiệu quả.

• Screen/handle telephone calls, appointments, mails and emails and take action accordingly.

Tiếp nhận, phân loại và xử lý các cuộc gọi, cuộc hẹn, thư và thư điện tử.

• Assist the General Manager with EN/VN & VN/EN translation whenever required, both verbal & written.

Hỗ trợ Tổng quản lý biên phiên dịch Anh Việt và Việt Anh khi có yêu cầu, cả kĩ năng nói và viết.

• Take minutes at the Executive Committee Meeting.

Soạn thảo biên bản tại cuộc Họp Hội Đồng Điều Hành.

• Coordinate and communicate with various departments and all levels of staff on matters directed by the General Manager.

Phối hợp, trao đổi với các phòng ban và tất cả các cấp nhân viên về các vấn đề do Tổng Giám Đốc chỉ đạo.

• Prepare and manage correspondences with internal and external parties for General Manager’s signature.

Chuẩn bị và quản lý một cách phù hợp, chặt chẽ các hồ sơ trong và ngoài của khách sạn được ký bởi Tổng Giám Đốc.

Other Responsibilities/ Những trách nhiệm khác

• Maintain complete knowledge of all F&B services and hotel services/features.

Nắm vững đầy đủ kiến thức về các dịch vụ F&B và các dịch vụ, tính năng của khách sạn.

• Be fully conversant with hotel fire & life safety/emergency procedures.

Tham gia đầy đủ các quy trình cháy nổ của khách sạn và an toàn tính mạng cho các tình huống khẩn cấp.

• Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by management.

Tham dự tất cả các cuộc họp giao ban, các cuộc họp và các buổi đào tạo huấn luyện theo sự phân công của Tổng quản lý.

• Maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times.

Luôn luôn duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp về ngoại hình và tác phong.

• Perform other reasonable duties assigned by the assigned by the Management.

Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác dưới sự phân công của Tổng Quản lý.

• An international & dynamic working environment.
• 44 working hours & 02 days off per week.
• 100% salary & service charge during probation time.
• 13th month salary.
• Chance to access learning & development programs by Accor.
• Staff Activities: Birthday, Outing Trip, GM Table, Planet 21, RiiSE program, etc
• Môi trường làm việc quốc tế & năng động.
• 44 giờ làm việc & 02 ngày nghỉ hàng tuần.
• 100% lương & phí dịch vụ trong giai đoạn thử việc.
• Lương tháng 13.
• Cơ hội tham gia các chương trình đào tạo & phát triển của Accor.
• Các hoạt động dành cho nhân viên: Sinh nhật, Dã ngoại, Ăn trưa cùng Tổng quản lý, Planet 21, RiiSE program,...

Knowledge and Experience/ Kiến thức và kinh nghiệm

• Diploma education.

Tốt nghiệp Cao Đẳng.

• Previous similar experience is an advantage.

Có kinh nghiệm liên quan là một lợi thế.

• Excellent reading, writing and oral proficiency in English language.

Thành thạo Tiếng Anh – Nghe, Nói, Đọc, Viết.

• Good working knowledge of MS Excel, Word, & PowerPoint.

Có kiến thức tốt về MS Excel, Word & PowerPoint

Competencies/ Kĩ năng yêu cầu

• Good communication and customer contact skills.

Kĩ năng giao tiếp và đàm phán khách hàng tốt.

• Service oriented with an eye for details.

Có định hướng về lĩnh vực dịch vụ khách hàng.

• Ability to work effectively and contribute in a team.

Có khả năng làm việc nhóm hiệu quả.

Address: 117 Thuy Van street, Thang Tam ward, Vung Tau city or our E-mail

Vui lòng gửi Hồ sơ mới nhất của bạn đến Phòng Nhân tài & Văn hóa qua: 

Địa chỉ: 117 đường Thùy Vân, phường Thắng Tam, thành phố Vũng Tàu hoặc E-mail của chúng tôi