Residence Director of Finance

Hành chính / Administration

• Đảm bảo các hoạt động trong bộ phận phải phù hợp với Chiến lược Tài chính và Chiến lược Công ty, qua đó Kế hoạch Hành động của Khách sạn được thực hiện khi cần thiết.

Ensures that the Department’s activities are aligned with the Corporate Strategic Priorities and Finance Strategy, and that the Hotel Actions have been implemented where appropriate.

• Thể hiện chức năng Tài chính trong Ban Quản lý Điều hành của Khách sạn.

Represents the Finance function on the hotel's Leadership Committee.

• Soạn thảo và cập nhật các chính sách và quy trình hoạt động tiêu chuẩn của phòng Công nghệ thông tin, việc mua hàng và phòng Kế toán.

Prepares and updates the hotel accounting, purchasing and IS policies and standard operating procedures.

• Đảm bảo toàn khách sạn đều tuân thủ theo Quy trình và Chính sách thủ tục Kế toán của Khách sạn thuộc Tập đoàn Hyatt và Quy trình, Thủ tục và Chinh sách Tài chính nội bộ của Khách sạn. Tất cả các Quy trình, Thủ tục và Chính sách của Tập đoàn Hyatt có thể được tìm thấy trên trang mạng Hyattconnect.

Ensures that the hotel adheres to all Hyatt Hotel Accounting Policies and Procedures and internal hotel Finance Policies and Procedures. All Hyatt Policies and Procedures can be found on Hyattconnect.

Hành chính / Administration (continued)

• Đảm bảo chính phủ ban hành pháp luật về thuế đối với khách sạn và nhân viên phải tuân thủ nghiêm túc và chặt chẽ.

Ensures that government stipulated tax legislations for hotel and employees are strictly followed and implemented.

• Chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các báo cáo cho Tập đoàn, Khu vực, Khách sạn và cơ quan nhà nước phải được soạn thảo chính xác và gửi nộp kịp thời.

Responsible for ensuring that all Corporate, Regional, hotel and governmental reports are compiled accurately and submitted in a timely manner.

• Định kỳ tiến hành tổ chức các cuộc Họp Giao ban.

Conducts regular Departmental Communication Meetings.

Dịch vụ Khách hàng / Customer Service

• Tập trung hỗ trợ nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn qua việc tạo môi trường học tập cũng như trợ giúp các phòng ban đào tạo con người nhằm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng.

Supports the hotel’s focus on service excellence by training and assisting others to train people to provide exceptional service to the hotel’s external customers (guests).

• Đảm bảo nhân sự phòng Công nghệ thông tin, Phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán đều cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, lịch sự và chu đáo đến nhân viên (khách hàng nội bộ) và khách bên ngoài.

Ensures that Finance, Materials and Information Systems personnel provide the appropriate level of professional, courteous and caring service to other associates (internal customers) and other visitors to the division.

• Xử lý tất cả các đòi hỏi và khiếu nại từ khách hàng và khách hàng nội bộ theo cách thức chuyên nghiệp và lịch sự, thông qua đó nhằm đảm bảo các vấn đề được giải quyết triệt để và thỏa đáng.

Handles all guest and internal customer complaints and inquiries in a courteous and efficient manner, following through to ensure problems are resolved satisfactorily.

• Tạo dựng mối liên hệ tương tác tốt với khách hàng và đồng nghiệp.

Maintains positive guest and colleague interactions with good working relationships.

Tài chính / Financial

• Đảm bảo hoạt động của khách sạn, việc thiết lập hệ thống khách sạn và các chứng từ thuế có liên quan đều tuân thủ theo luật thuế nhà nước quy định.

Ensures that hotel operations, hotel systems set-up and relevant tax documentation comply with local tax legislations.

• Đảm bảo ngân sách hoạt động của phòng ban phải được tuân thủ triệt để, theo đó tất cả các nguồn chi phí phải được kiểm soát và phê duyệt đúng quy trình.

Ensures that the Department's operational budget is strictly adhered to, that all costs are controlled and expenditures are properly approved.

• Đảm bảo tất cả các khách sạn và công ty trực thuộc thương hiệu, các điều lệ, chính sách và quy định có liên quan đến lưu trữ hồ sơ tài chính, chi tiêu và giấy phép đều được tuân thủ, bao gồm việc báo cáo thông tin tài chính chính xác và đúng thời hạn.

Ensures that all hotel & branded residence company and local rules, policies and regulations relating to financial record keeping, money handling and licensing are adhered to, including the timely and accurate reporting of financial information.

• Kết hơp với Tổng Quản lý và các Trưởng bộ phận soạn thảo ngân sách và dự báo có liên quan đến hoạt động vận hành của khách sạn và việc duy trì quy trình kiểm soát các ngân sách đó.

Compiles in conjunction with the General Manager and Department Heads, all budget and forecasts relating to hotel operations and the maintenance of all budget control procedures.

• Xét duyệt tất cả bút toán ghi sổ, bảng cân đối tài chính và báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh.

Reviews and approves all journal entries, balance sheet and income statement.

• Soạn thảo và phân tích các báo cáo tài chính của khách sạn.

Prepares and analyse the all financial reports of the hotel.

• Xem xét kiểm tra tất cả các đối chiếu các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bao gồm các báo cáo đối chiếu của ngân hàng hàng tháng.

Reviews all monthly balance sheet reconciliations including monthly bank reconciliation statements.

• Hỗ trợ Tổng Quản lý phân tích Chi phí Đầu tư cơ sở vật chất trước Ban Quản lý Điều hành.

Assists the General Manager in analysing the Capital Expenditure by Leadership Committee.

• Tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên thông qua việc tận dụng kỹ năng đa năng, đa nhiệm và lập kế hoạch linh hoạt nhằm đạt mục tiêu tài chính trong kinh doanh cũng như đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Maximises associate productivity through the use of multi-skilling, multi-tasking and flexible scheduling to meet the financial goals of the business as well as the expectations of the guests.

• Tập trung cải thiện năng suất và đáp ứng được nhu cầu quản lý chi phí lương/ sử dụng năng lượng theo hướng dẫn.

Focuses on improving productivity levels and the need to prudently manage utility/ payroll costs within the acceptable guidelines.

• Chủ trì Cuộc họp Đánh giá Tài chính và Họp báo cáo tình hình công nợ.

Chairs the Financial Review Meeting and Credits Meeting.

• Đảm bảo công nghệ và trang thiết bị mới được áp dụng, cải thiện năng suất khi làm việc ngoài hệ thống.

Ensures new technology and equipment are embraced, improving productivity whilst taking work out of the system.

• Thực hiện theo các quy trình kế toán tại địa phương nhằm đảm bảo tuân thủ theo quy định của nhà nước, sau khi được phê duyệt bởi văn phòng khu vực/văn phòng tổng.

Implements local accounting procedures ensuring compliance with the local government regulations, after approval from the area/corporate offices.

Vận hành / Operational

• Thực hiện việc kiểm soát cần thiết bảo vệ tài sản của khách sạn và các hồ sơ lưu trữ cho các tài sản cố định, trang thiết bị vận hành, vật tư và hàng tồn kho.

Implements all necessary control in order to safeguard the assets of the hotel and to maintain records for the fixed assets, operating equipment, supplies and inventories.

• Kiểm tra các báo cáo phân tích được thực hiện bởi Nhân viên Kiểm soát Chi phí vào cuối tháng và làm việc với Trưởng bộ phận Vật tư nhằm đảm bảo quy trình và kiểm soát hàng tồn kho được tuân thủ.

Reviews the various analysis compiled by Cost Auditor on month end and liaise with the Materials Manager to ensure proper procedures and control of inventories.

• Ký tất cả các hợp đồng (ngoài hợp đồng mua bán có thời hạn dưới 1 năm) kết hợp với Tổng Quản lý, đảm bảo tất cả các điều khoản được thực hiện theo luật quốc gia sở tại, thỏa thuận quản lý, chính sách của Tập đoàn Khách sạn Hyatt và phán quyết thương mại hợp lý.

Sign all contracts (other than sales contract with a duration of less than one year) jointly with the General Manager ensuring all terms are in compliance with local law, management agreement, Hyatt Hotels Corporation’s policies and sound commercial judgement.

• Lưu giữ và bảo quản tất cả hợp đồng, hợp đồng thuê, chính sách bảo hiểm và tất cả các chứng từ tài chính và pháp luận.

Keeps and safeguards all contracts, leases, insurance policies and all legal and financial documents.

• Thực hiện các giấy phép cần thiết cho các giao dịch đổi ngoại tệ, nhập khẩu, kinh doanh rượu, thuốc lá và hoạt động giải trí từ cơ quan ban ngành thích hợp.

Obtain the requisite licenses for foreign exchange dealing, imports, liquor, tobacco, and entertainment and so forth from the appropriate regulatory authorities.

• Quản lý các vấn đề về bảo hiểm tại địa phương và của Hyatt, kết hợp với Hyatt và các cơ quan bảo hiểm được chỉ định tại địa phương.

Administer Hyatt and local insurance matters in conjunction with Hyatt and locally appointed insurance agents.

• Quản lý Bộ phận Công nghệ thông tin và đảm bảo hệ thống máy tính và các phần mềm vận hành của khách sạn được sử dụng đúng, đủ, an toàn, được bảo trì định kỳ và tất cả các giấy phép được cập nhật.

Administer the Information Systems section and ensures that the hotel computer systems and its software are fully utilised, well safeguarded, properly maintained and all licenses are up-to-date.

• Phối hợp làm việc với kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài theo yêu cầu của khách sạn.

Liaises with both internal and external auditors in compliance with the hotel requirements.

• Hỗ trợ Tổng Quản lý trong việc tổng hợp tất cả các chính sách và quy trình bằng văn bản của các bộ phận vào Sổ tay chính sách riêng của khách sạn.

Assists the General Manager in the compilation of all department’s written policies and procedures into the hotel’s own in-house policy manual.

• Xét duyệt tất cả các giao dịch thu mua dựa theo quỹ hiện có, sự cần thiết và ngân sách.

Approves all purchases in view of availability of funds, necessity and the budget.

Quản lý Con người / People Management

• Giám sát và hỗ trợ tuyển dụng tất cả các vị trí thuộc bộ phận CNTT và bộ phận Tài chính. Đảm bảo các Trưởng bộ phận áp dụng đúng các hướng dẫn tuyển dụng của khách sạn và sử dụng phương pháp phỏng vấn và đánh giá dựa trên năng lực của nhân viên.

Oversees and assists in the recruitment and selection of all Finance, Materials and IS employees. Ensures that Heads of Department follow hotel guidelines when recruiting and use a competency-based approach to selecting their employees.

• Giám sát nhân viên Bộ phận Tài chính và Công nghê thông tin thực hiện đúng nội qui về tác phong và diện mạo, đảm bảo rằng họ mặc đúng đồng phục và duy trì ngoại hình chuyên nghiệp, vệ sinh cá nhân theo tiêu chuẩn về diện mạo đã quy định của khách sạn và bộ phận.

Oversees the punctuality and grooming of all Finance, Materials and Information Systems associates, making sure that they wear the correct uniform and maintain a high standard of personal appearance and hygiene, according to the hotel and department’s grooming standards.

• Tối đa hóa hiệu quả thực hiện của các Trưởng bộ phận thông qua việc phát triển kỹ năng và năng lực của họ thông qua việc đào tạo, huấn luyện và/hoặc tư vấn hướng dẫn.

Maximises the effectiveness of Heads of Department by developing each of their skills and abilities through the appropriate training, coaching, and/or mentoring.

• Đảm bảo tất cả các nhân viên phải được đối xử công bằng và nhất quán thể theo những điều khoản và điều kiện tuyển dụng, luật pháp nhà nước và quy trình chính sách của công ty/khách sạn.

Ensures that all associate are treated fairly and consistently as outlined in their terms and conditions of employment, local legislation, and company/hotel policies and procedures.

• Thường xuyên tổ chức và thực hiện các buổi Họp Đánh giá nhân viên và các buổi Thảo luận Phát triển Nhân viên và hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu phấn đấu của mình. Đảm bảo nhân viên ở vị trí cấp cao hơn sẽ thực hiện tương tự với nhân viên cấp dưới của họ.

Conducts regular “Check-in” conversations and Performance Development Discussions with your team members and supports them in their professional development goals. Ensures that they in turn conduct the same with their employees.

• Giám sát và hỗ trợ việc thực hiện theo Mục đích của Hyatt; thể hiện và củng cố các Giá trị của Hyatt và các Hành vi năng lực Lãnh đạo.

Oversees and supports the implementation of Hyatt Purpose; demonstrating and reinforcing Hyatt’s Values and Leadership Profile behaviours.

• Lên kế hoach và thực hiện các khóa đào tạo cho nhân viên, phối hợp với Quản lý Nhân sự/ Quản lý Đào tạo và các Đào tạo viên bộ phận.

Plans and implements effective training programmes for associates in coordination with the HR/Learning Manager and Departmental Trainers.

• Khuyến khích động viên nhân viên phải sáng tạo và cải tiến, thử thách nhân viên và ghi nhận những đóng góp của họ cho sự thành công trong công việc.

Encourages associates to be creative and innovative, challenging and recognising them for their contribution to the success of the operation.

• Đảm bảo rằng tất cả nhân viên phải hoàn toàn hiểu rõ và tuân thủ điều lệ và quy định của công ty.

Ensures that all associates have a complete understanding of and adhere to associate rules and regulations.

• Đảm bảo nhân viên thực hiện theo điều lệ, chính sách, quy trình và quy định có liên quan đến an toàn phòng chống cháy nổ, an ninh trật tự.

Ensures that associates follow all hotel, company and local rules, policies and regulations relating to fire and hazard safety, and security.

Nhiệm vụ khác / Other Duties

• Tham gia và đóng góp vào tất cả các Buổi họp và Buổi đào tạo theo yêu cầu.

Attends and contributes to all Meetings and training as required.

• Có kiến thức pháp luật về thuế, luật quan hệ lao động.

Is knowledgeable in statutory legislation in taxes, employee and industrial relations.

• Đảm bảo tiêu chuẩn cao về diện mạo cá nhân.

Ensures high standards of personal presentation and grooming.

• Đảm nhiệm vai trò quản lý và có trách nhiệm về hành vi trong mọi lúc, luôn là hình ảnh đại diện cho đội ngũ quản lý của khách sạn nói riêng và của Tập đoàn Hyatt nói chung.

Exercises responsible management and behaviour at all times and positively representing the hotel management team and Hyatt International.

• Duy trì mối quan hệ vững mạnh, chuyên nghiệp với các đại diện từ các khách sạn đối thủ cạnh tranh và các tổ chức khác có liên quan, đặc biệt là với các đại lý du lịch lữ hành, doanh nghiệp địa phương và hãng hàng không.

Maintains strong, professional relationships with the relevant representatives from competitor hotels and other organisations, especially travel agencies, local business groups and airlines.

• Thích ứng với sự thay đổi của bộ phận Tài chính theo quy định của ngành, công ty và khách sạn.

Responds to changes in the Finance function as dictated by the industry, company and hotel.

• Đọc kỹ Sổ tay Nhân viên, hiểu rõ và áp dụng theo nội quy và quy định của khách sạn, chính sách và quy trình liên quan đến phòng cháy chữa cháy, vệ sinh và an toàn lao động.

Read the hotel’s Associate Handbook and have an understanding of and adhere to the hotel’s rules and regulations and in particular, the policies and procedures relating to fire, hygiene, health and safety.

• Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

Carries out any other reasonable duties and responsibilities as assigned.

- Opportunity to work and develop in an international 5-star hotel

- Career path at 5-star hotel internally and internationally.

- Health insurance, social insurance, accident insurance

- Free meals, uniforms, and free parking

- Summer holidays, annual health checks, birthday gifts, Tet bonuses,...

Experience: Progressive career in Finance with at least 3 years experience as Director of Finance. (preferred experience in a 5 star hotel)

International experience essential.

Leadership Experience: Demonstrated skills in leading a diverse team with varying degrees of experience and talents

Able to teach and inspire team members to be their best everyday.

Please kindly send your CV to email: Tin đã hết hạn

Subject mail: [HRWH] Applied position - Your name.

Only short-listed candidates will be contacted for interview.