1140 400
20876 1

Chuyên viên điều phối dự án (Sun Hospitality Group)

  • Hạn nộp: 31/01/2021
  • Mức lương: Thỏa thuận

Thông tin cơ bản

Số lượng
1
Nơi làm việc
Toàn Quốc
Giờ làm việc
Giờ hành chính
Ngành nghề
Khác
Vị trí
Nhân viên
Cập nhật
10:11 15/01/2021

Mô tả công việc

1. Điều phối công việc theo sự chỉ đạo của Trợ Lý CT
- Tiếp nhận, chuyển chỉ đạo, theo dõi, nhắc việc và báo cáo tiến độ công việc mà Chủ Tịch phân công cho các Đại diện Chủ đầu tư tại các dự án.

- Theo dõi các vi phạm, tiến hành lập biên bản báo cáo các vi phạm theo quy định nội bộ của Ban hoặc các vi phạm kỷ luật lao động mà Chủ Tịch yêu cầu.

- Thực hiện triển khai các công việc theo sự chỉ đạo khác của Trợ Lý CT…..

2. Lập báo cáo và tổng hợp báo cáo
- Lập tờ trình xin phê duyệt chi phí khen thưởng bằng tiền mặt cho sơ kết 6 tháng đầu năm, tiền mặt và voucher khen thưởng trong lễ tổng kết 6 tháng cuối năm cho các đơn vị thuê Tập đoàn nước ngoài quản lý.

- Lập các tờ trình và các thông báo khác theo sự chỉ đạo của Trưởng ban và theo yêu cầu công việc.

3. Lập báo cáo và tổng hợp báo cáo
- Tổng hợp các báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo kết quả công việc 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm, các báo cáo khác từ các khách sạn và các dự án gửi cho VPCT.

- Báo cáo và tổng hợp báo cáo đề cương triển khai thực hiện Nghị quyết hàng năm và kết quả thực hiện công việc theo tinh thần Nghị Quyết trong các quý tiếp theo của năm hiện hành.

- Lập kiến thức và kinh nghiệm nội bộ vị trí đang công tác, đồng thời tổng hợp kiến thức và kinh nghiệm nội bộ từ các thành viên trong Ban, rà soát và gửi Hội đồng Admin tham vấn, nhận kết quả và cập nhật vào hệ thống dữ liệu cơ sở của Ban QLKS.

- Lập báo cáo hệ thống chức danh, tổng hợp bảng mô tả công việc các nhân sự trong Ban sau khi định biên được phê duyệt.

- Tổng hợp báo cáo check list kiểm tra phòng, lập một báo cáo tổng thể, theo dõi thời hạn sửa chữa các defect nếu có trong báo cáo check list, nhắc việc các dự án và báo cáo lại Trưởng ban.

- Tổng hợp báo cáo đề cương triển khai thực hiện Nghị Quyết lần một và báo cáo kết quả thực hiện Nghị Quyết vào tuần đầu tiên của hàng quý trong năm.

- Tổng hợp báo cáo kế hoạch đào tào hàng năm, kế hoạch công việc cho năm triển khai, kế hoạch ngân sách hàng năm, …. theo yêu cầu từ ban HCNS, VPCT.

- Báo cáo công việc cho Trợ Lý CT.

4. Hỗ trợ các công tác điều phối liên quan đến hồ sơ, giấy tờ và tài liệu
- Hỗ trợ soát xét hồ sơ, trình hồ sơ ký, đóng dấu và chuyển fax các hồ sơ của các dự án thuê đơn vị nước ngoài quản lý, các công ty thành viên như Bãi Bắc, Sunrise, Sân Gôn, Mặt Trời Sông Hàn, Bất Động Sản Mặt Trời, Ban Pháp Chế khi cán bộ điều phối Ban nghỉ phép hoặc khi có yêu cầu.

- Hỗ trợ lưu trữ và theo dõi công văn, tờ trình được VPCT phê duyệt khi cán bộ điều phối nghỉ phép.

5. Công tác tổ chức họp
- Lên lịch họp, thông báo mời họp, xác nhận số lượng người tham dự, đặt phòng họp, kiểm tra việc sắp xếp phòng họp, tham dự họp, lập biên bản cuộc họp, theo dõi công việc.

- Các lịch họp triển khai cố định trong năm: họp Ban, họp P&L các dự án hàng tháng, họp triển khai sơ kết và tổng kết cho các đơn vị thuê Tập đoàn nước ngoài quản lý và các cuộc họp khác phát sinh theo yêu cầu.

- Tham dự cuộc họp Town hall của các đơn vị thuê nước ngoài quản lý định kỳ 2 lần một năm sau khi hoàn thành công tác khen thưởng cho các đơn vị.

6. Đảm trách công tác hậu cần
- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.

- Nhận bánh trung thu, các ấn phẩm, bưu phẩm, tiền thưởng sơ kết, tổng kết của các nhân sự Ban và của các khách sạn… phát lại cho các nhân sự và dự án theo danh sách.

- Hỗ trợ trong các sự kiện khi có yêu cầu hoặc điều động từ Chủ tịch SHG.

7. Tiếp nhận thông tin và cập nhật thông tin
- Thường xuyên cập nhật thông tin, danh sách các nhân sự của Ban khi có nhân sự mới, hướng dẫn các nhân sự mới về các văn bản biểu mẫu, quy định, quy trình, tra cứu thông tin trên CMS….

- Nhận thông tin từ HCNS và các thông báo, văn bản điều hành, chuyển cho các nhân sự trong công ty.

- Nhận thông tin và phản hồi thông tin lại cho các nhân sự trong Ban/ Bô phận/Phòng /Ban từ đơn vị thành viên khi có yêu cầu hỗ trợ.

- Tiếp nhận giấy tờ gửi đến, trình Chủ tịch giải quyết khi có yêu cầu.

8. Thực hiện các công tác hỗ trợ khác
- Đi công tác tại các dự án khi có sự chỉ đạo của Chủ Tịch.

- Hỗ trợ các nhân sự Ban /đơn vị thành viên và các ban chức năng khác khi có yêu cầu.

9. Tiếp nhận nhân sự mới
- Tiếp nhận và cập nhật thông tin các nhân sự đạt ứng tuyển, hoặc nhân sự từ các đơn vị thành viên khác được điều chuyển về các vị trí trong công ty.

- Tiến hành làm các thủ tục cần thiết cho các nhân sự mới: lập tờ trình điều chuyển, tờ trình cấp Laptop, xin phê duyệt nhà ở Sunhome nếu có, giới thiệu nhân sự mới đến các Ban chức năng và các đơn vị thành viên liên quan, gửi yêu cầu CMS để IT tiến hành lấy vân tay chấm công…

- Hướng dẫn nhân sự mới làm quen với các thao tác trên CMS, giới thiệu tổng quan về công ty và các cấp lãnh đạo của Tập đoàn,

10. Đối với giai đoạn tiền khai trương
- Phối hợp với Ban PTDA và đơn vị quản lý các dự án tiền khai trương trong công tác chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cho các giấy phép hoạt động khách sạn.

- Đầu mối tiếp nhận thông tin về các đơn hàng OS&E đầu tư cho các dự án và gửi SLS, Ban QHKTQT. Follow với các đơn vị cung ứng về thông tin các đơn hàng để nắm thông tin nhằm cung cấp và hỗ trợ cho đơn vị quản lý dự án khi cần thiết.

- Tiếp nhận giấy tờ gửi đến và phân loại, trình các ĐDCĐT có thẩm quyền giải quyết.

- Kiểm tra, trình ký và đóng dấu hồ sơ, chứng từ, các hồ sơ thanh toán của các dự án.

- Lưu trữ toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, PYC mua sắm hàng hóa liên quan tới dự án. Sắp xếp và theo dõi nhằm cung cấp thông tin hoăc chứng từ khi cần thiết.

- Điều động xe đưa đón nhân sự đi công tác hoặc đón tiếp khách đột xuất hoặc theo kế hoạch của công ty.

- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.

- Nghe và nhận cuộc gọi của khách, Ban/Phòng/Bộ phận liện hệ với đơn vị.

- Làm phiếu yêu cầu văn phòng phẩm và các đồ dùng cần thiết tại văn phòng Sun Group.

- Follow up công việc của các ĐDCĐT và nhắc nhở các công việc pending, deadline các công việc hàng ngày, hàng tuần nhằm giúp dự án thực hiện đúng kế hoạch, tiến độ bàn giao

- Follow up công việc của các cán bộ tại dự án, kiểm tra mail, nhắc nhở các thông tin cần phản hồi từ các ĐDCĐT và các đơn vị bên ngoài chưa phản hồi các thông tin cần thiết cho các công việc, hoạt động tại dự án.

- Hỗ trợ công tác tài chính, kế toán, lưu trữ hồ sơ, chứng từ trong thời gian ĐDCĐT về tài chính chưa tiếp nhận công việc.

- Tiếp nhân, kiểm tra và bổ sung các yêu cầu cần thiết cho các bộ hồ sơ thanh toán của chủ đầu tư cho các dự án và chuyển về công ty mẹ/chủ đầu tư thanh toán.

- Kiểm tra, giám sát các công việc liên quan đến chấm công của các ĐDCĐT tại các dự án.

11. Đối với giai đoạn sau khai trương
- Tiếp nhận giấy tờ gửi đến và phân loại, trình các ĐDCĐT có thẩm quyền giải quyết.

- Kiểm tra, trình ký và đóng dấu hồ sơ, chứng từ, các hồ sơ thanh toán của các dự án.

- Làm tờ trình và follow up với BQLKS, BHCNS, VPCT và báo lại các ĐDCĐT.

- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.

- Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ, tài liệu

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản đến các Ban/phòng/bộ phận KS Marriott.

- Follow up các thông tin từ HCNS, Ban nhằm hỗ trợ nhân sự làm việc lại các dự án

- Đầu mối gửi các phiếu yêu cầu mua sắm hàng hóa OS&E và gửi đến SLS, BQHKTQT.

- Điều động xe đưa đón nhân sự đi công tác hoặc đón tiếp khách đột xuất hoặc theo kế hoạch của BQLKS.

- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.

- Nghe và nhận cuộc gọi của khách, Ban/Phòng/Bộ phận liện hệ với đơn vị.

- Làm phiếu yêu cầu văn phòng phẩm và các đồ dùng cần thiết tại văn phòng Sun Group.

- Tổng hợp các báo cáo tuần, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm và các báo cáo khác các ĐDCĐT gửi cho Ban và Giám đốc ĐVTV. Báo cáo công việc cho cấp trên.

- Thực hiện triển khai các công việc theo sự chỉ đạo khác của cấp trên.

- Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng.

- Follow up công việc của các ĐDCĐT và nhắc nhở các công việc pending, deadline các công việc hàng ngày, hàng tuần nhằm giúp dự án thực hiện đúng kế hoạch, tiến độ bàn giao.

- Hỗ trợ công tác kế toán, tài chính, lưu trữ hồ sơ trong thời gian ĐDCĐT về tài chính chưa tiếp nhận công việc.

- Follow up, kiểm tra mail, nhắc nhở các thông tin cần phản hồi của các ĐDCĐT và các đơn vị bên ngoài chưa phản hồi các yêu cầu, thông tin cần thiết cho các công việc, hoạt động tại dự án.

- Kiểm tra, giám sát các công việc liên quan đến chấm công của các ĐDCĐT tại dự án.

Quyền lợi được hưởng

- Mức lương cạnh tranh

- Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN đúng mức lương hợp đồng

- Được hưởng phí dịch vụ hàng tháng với tỉ lệ cao

- Được thưởng các ngày Lễ, Tết và các dịp đặc biệt trong năm

- Được thưởng tháng lương 13 theo doanh thu

- Được tham gia các hoạt động gắn kết đội ngũ định kỳ

- Được phát triển sự nghiệp trong môi trường làm việc quốc tế năng động, chuyên nghiệp

Yêu cầu công việc

1. Về năng lực
- Tính chuyên nghiệp và trình độ chuyên môn cao.

- Sáng tạo và hiệu quả công việc.

- Khả năng truyền đạt thông tin.

- Tính trung thành và trung thực.

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

- Tính hợp tác, nhanh nhẹn.

- Có kỹ năng giao tiếp tốt

- Thái độ tích cực, nhiệt tâm, ham học hỏi.

2. Về trình độ
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên các lĩnh vực Ngoại Ngữ, Kinh Tế, Thương Mại, Quản trị khách sạn và du lịch.

- Tin học: Khả năng sử dụng tin học văn phòng thành thạo

- Tiếng Anh: Khả năng giao tiếp, viết, đọc tốt

3. Về kinh nghiệm
- Kinh nghiệm: Tối thiểu có 1 năm làm việc trong lĩnh vực hành chính hoặc thư ký.

- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, khách sạn, nhà hàng

- Có kiến thức về tài chính, kế toán, tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, kế toán.

Yêu cầu hồ sơ

Submitted online.
Chia sẻ:

Nộp hồ sơ ứng tuyển

Lưu ý: Bạn nên Tạo hồ sơ trực tuyến để Nhà tuyển dụng chủ động liên hệ tới bạn

Tải lên từ máy tính

Hồ sơ mẫu Chấp nhận tập tin doc, docx, xls, xlsx, pdf, gif, jpg, png dung lượng không quá 3MB

Tải lên từ máy tính

Chấp nhận tập tin doc, docx, xls, xlsx, pdf, gif, jpg, png dung lượng không quá 3MB

ĐÁNH GIÁ

5.0

TỐT

5 ĐÁNH GIÁ

Chính sách nhận xét

Môi trường làm việc5/10
Chế độ đãi ngộ5/10
Địa điểm làm việc5/10
Thêm ảnh
Môi trường làm việc
Chế độ đãi ngộ
Địa điểm làm việc

BẠN ĐÃ ĐÁNH GIÁ CHO NTD NÀY

5 THÀNH VIÊN ĐÃ ĐÁNH GIÁ

Sắp xếp đánh giá:

  • 3rd Floor, 13 Hai Ba Trung st. Hoàn Kiem Dist. Hanoi. Vietnam.
  • không liên hệ
  • Sun Hospitality Group là khối du lịch nghỉ dưỡng thuộc Tập đoàn Sun Group, sở hữu chuỗi Khách sạn, Resort nghỉ dưỡng 5 sao đẳng cấp quốc tế trải dài ba miền Bắc, Trung, Nam như Intercontinental Danang Sun Peninsula Resort, Premier Village Resort Da Nang, Novotel Danang Premier Han River, Mercure Danang French Village Bana Hills, JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay, Premier Village Phu Quoc, Premier Residences Phu Quoc, M. Gallery Sapa, ... Các Resort và Khách sạn này được Quản lý bởi các Tập đoàn Quản lý Khách sạn nổi tiếng hàng đầu thế giới như IHG, Marriott, Accor, ... Sun Hospitality Group tiếp tục xây dựng, phát triển thương hiệu cho các sản phẩm: thương hiệu Khách sạn, Khu nghỉ dưỡng, Sân Golf, Dịch vụ giải trí, Ẩm thực... Các dự án tự quản lý đã và sắp đi vào hoạt động: Premier Village Ha Long, Onsen Quang Hanh - Ha Long, Kem Beach Phu Quoc... Duy trì và lan tỏa phong trào: "Người Sun Group với những điểm đến Sun Group" Chúng tôi đang tiếp tục tìm kiếm những nhân tài để gia nhập mái nhà Sun Group nói chung và Sun Hospitality Group nói riêng. Hãy tham gia cùng SHG để khẳng định sự thành công của bạn!