Personal Assistant to Cluster General Manager / Trợ lý riêng cho Tổng quản lý Cụm

• Handles day-to-day work of an administrative nature, manages the schedule of the GM, arranging appointments and meetings or re- schedules when necessary. Communicates with the GM on a regular basis on schedule and changes.| Xử lý các công việc hành chính hàng ngày, quản lý lịch làm việc của Tổng Quản lý (GM), sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp hoặc thay đổi lịch trình khi cần thiết. Thường xuyên trao đổi với GM về lịch trình và các thay đổi.

• Assist in answering phone calls in a professional manner & ensure that the calls are properly channeled to the relevant Department or messages are taken and communicated if the calls cannot be put through.| Hỗ trợ tiếp nhận các cuộc gọi điện thoại một cách chuyên nghiệp; đảm bảo các cuộc gọi được chuyển chính xác đến các Bộ phận liên quan hoặc ghi lại và truyền đạt lời nhắn nếu cuộc gọi không thể kết nối trực tiếp.

• Develop and maintain a system that alerts upcoming deadlines or incoming requests or events and keeps the GM inform of such alerts. | Xây dựng và duy trì hệ thống cảnh báo các hạn chót (deadlines) sắp tới, các yêu cầu gửi đến hoặc các sự kiện, đồng thời thông báo cho GM về các cảnh báo này.

• Process/compose correspondence/reports for GM and draft letters, correspondence and writing communications on behalf of the GM.| Xử lý/soạn thảo các thư từ, báo cáo cho GM và dự thảo các văn bản, thư tín, thông báo thay mặt cho GM.

• Responsible for collating and printing daily business reports for GM’s review. | Chịu trách nhiệm tổng hợp và in ấn các báo cáo kinh doanh hàng ngày để GM xem xét.

• Responsible for compiling monthly / quarterly / annual business and operational reports for GMs and HODs’ review. Reports must be prepared accurately, consistently and submitted as per agreed schedule. | Chịu trách nhiệm biên soạn các báo cáo hoạt động và kinh doanh hàng tháng / hàng quý / hàng năm để GM và các Trưởng bộ phận (HODs) xem xét. Các báo cáo phải được chuẩn bị chính xác, nhất quán và nộp theo đúng lịch trình đã thỏa thuận.

• Attend, take and write minutes of meetings as and when require.| Tham dự, ghi chép và soạn thảo biên bản cuộc họp khi có yêu cầu.

• Maintains a proper and efficient filing system, proactively updating or opening any new files as and when necessary.| Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ ngăn nắp và hiệu quả, chủ động cập nhật hoặc mở các bìa hồ sơ mới khi cần thiết.

• Maintains and update the Executive Office database on company’s / business / or any other related information as well as upkeep property’s Album of activities / staff events, retrieving and providing them as and when requested. | Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu của Văn phòng Điều hành về thông tin công ty, tình hình kinh doanh hoặc các thông tin liên quan khác; lưu giữ Bộ ảnh hoạt động/sự kiện của nhân viên tại cơ sở, truy xuất và cung cấp khi có yêu cầu.

• Participates and assists with co-ordination of events, functions and projects when necessary. | Tham gia và hỗ trợ điều phối các sự kiện, buổi tiệc và các dự án khi cần thiết.

• Manages GM travel arrangements and proactively coordinate the pre-planning of trips with various internal functions, including arranging appropriate travel, visas and expense reimbursements.| Quản lý việc sắp xếp chuyến đi của GM và chủ động phối hợp chuẩn bị trước chuyến đi với các bộ phận nội bộ liên quan, bao gồm việc đặt phương tiện di chuyển phù hợp, làm thị thực (visa) và hoàn trả chi phí.

• Prepares the GM monthly expense claims and reimbursements.| Chuẩn bị các yêu cầu thanh toán chi phí và hoàn phí hàng tháng của GM.

• Respects and carries out the role in a professional manner, handling confidential information in a discreet manner, never divulging any Executive office’s data without GM’s consent | Tôn trọng và thực hiện vai trò một cách chuyên nghiệp, xử lý thông tin mật một cách thận trọng, tuyệt đối không tiết lộ bất kỳ dữ liệu nào của văn phòng điều hành nếu không có sự đồng ý của GM.

• Provide administrative support to the General Manager / Executive Assistant Manager of any property under the GM’s jurisdiction as requested if time / schedule permits or if the tasks were mutually agreed on. | Cung cấp hỗ trợ hành chính cho Tổng Quản lý (GM) / Phó Tổng Quản lý (EAM) của bất kỳ cơ sở nào thuộc thẩm quyền quản lý của GM khi có yêu cầu, nếu thời gian/lịch trình cho phép hoặc nếu các nhiệm vụ đó đã được đôi bên đồng ý.

• To perform any other related duties as assigned by the General Manager | Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ liên quan nào khác theo sự phân công của Tổng Quản lý.

SECONDARY FUNCTION | NHIỆM VỤ BỔ SUNG

• Other tasks as assigned based on actual work requirements | Các công việc khác được giao theo tình hình công việc thực tế.

As Company's policies

• Bachelor’s degree in English/Business Administration or any related field.

• Excellent spoken and written communication skills in English and Vietnamese.

• Strong Interpersonal skills with a commitment to excellence.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel and Power Point)

• High sense of responsibility, ownership, and initiative.

• Must be meticulous and able to produce and prioritize task accurately.

• High level of self-motivation and able to work with independently.

• Able to work well within all level of personals.

• The updated resume should be in English