GENERAL ACCOUNTANT

• Prepares or supervises the preparation of all journal entries necessary for closing the books on a monthly basis. Ensures that depreciation, amortization, accruals, Tax, salary and related salary expensive are properly recorded; Checks that all revenues, cost expenses and all transactions are posted to the proper charge of account.

Chuẩn bị và giám sát tất cả các bút toán cần thiết để đóng sổ hàng tháng. Ghi chép chính xác các khoản khấu hao, phân bổ, trích trước, chi phí thuế, chi phí lương và các khoản trích theo lương; Kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả các khoản thu, chi phí và tất cả các giao dịch được hạch toán vào các tài khoản theo đúng qui định.

• Supervising all the process of payments - Ensures proper, correct and valid documents before processing of payments with proper approval. Reviews all documents before processing of payments such as PO, PR, Sales Invoice, Delivery receipt, contracts, tax liabilities (VAT, PIT, FCT,…) and certification for completion of works with proper approval of all signatories and etc. Ensures correct entries per department, kind of expenses….

Giám sát toàn bộ quy trình thanh toán trong khách sạn - Đảm bảo các tài liệu chứng từ là phù hợp, chính xác và hợp lệ trước khi thực hiện các khoản thanh toán đã được phê duyệt. Xem xét tất cả các tài liệu trước khi xử lý các khoản thanh toán như: đơn đặt hàng (PO), yêu cầu mua hàng (PR), hóa đơn bán hàng, biên lai giao hàng, hợp đồng kinh tế, tờ khai thuế (Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế nhà thầu nước ngoài, lệ phí môn bài, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường,…), diễn giải tờ khai thuế,…., biên bản xác nhận hoàn thành công việc với đầy đủ chữ ký của tất cả các bên ký kết, v.v... Đảm bảo các tiêu chí, mô tả, các hạng mục, mã hàng hóa, dịch vụ…. được thể hiện và nhập chính xác cho từng bộ phận, từng loại chi phí...

• Maintains a daily log of specific package charges for purpose of reconciling clearing accounts at the end of the month. Check and review the Detail balance of account monthly.

Ghi chép và chốt số liệu chi tiết các phát sinh hàng ngày nhằm cân đối rõ ràng các tài khoản kế toán vào cuối tháng. Báo cáo số dư chi tiết hằng tháng đối với các tài khoản công nợ khác.

• To prepare a tax declaration in accordance with the Tax Law to be on the time and correct the kind of tax. To be responsible for using digital signatures, professional software, and declaration support system (HTKK) of the Department of Taxation to declare and submit tax declarations are on time.

Lập tờ khai thuế định kỳ theo quy định của pháp luật về Thuế đúng hạn và đúng loại hình. Chịu trách nhiệm về việc sử dụng chữ ký số, phần mềm nghiệp vụ, hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục thuế để kê khai và nộp tờ khai thuế đúng thời hạn quy định.

• Checking the Payroll Preparation, Insurance, Supporting documentary for addition, deduct salary for employee, … that provided by Human Resources (HR department) with confirmed fully by HRM, and submitting to FC/ CA be on time on monthly/ quarterly and yearly or whenever requested.

Kiểm tra Bảng lương, các khoản phụ cấp theo lương,… được lập và trình bày bởi bộ phận nhân sự có đầy đủ chữ ký và nộp lên cho Quản lý tài chính/ Kế toán trưởng theo định kỳ hằng tháng, hằng quý và hằng năm hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên.

• Reconciles all balance sheet accounts and selected profit and loss accounts monthly before closing.

Đối chiếu tất cả bảng cân đối kế toán và bảng báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng trước khi đóng.

• To ensure that the amounts of the balance sheet accounts are tally will its respective subsidiary ledger and the items on the subsidiary ledger are fully substantiated.

Đảm bảo rằng số liệu của bảng cân đối phát sinh tài khoản được đối chiếu khớp đúng với sổ kế toán chi tiết và các khoản mục trên sổ kế toán chi tiết phải được được chứng minh đầy đủ.

• Close all books by the 6 th working day of the subsequent month.

Đóng tất cả sổ sách trước ngày 6 của tháng tiếp theo.

• Prepares monthly variance analysis reports between budgeted and actual figures

Chuẩn bị các bản báo cáo phân tích số liệu hàng tháng giữa số liệu ngân sách và thực tế.

• Check payment vouchers prepared by Accounts Payable. Review of Aging of Accounts Receivable…

Kiểm tra các phiếu thanh toán được chuẩn bị bởi Kế toán thanh toán. Xem xét tuổi nợ của các tài khoản phải thu, tạm ứng…

• Supervise the work of Accounts Receivable, Accounts Payable and Cost Controller.

Giám sát công việc của kế toán công nợ, kế toán thanh toán và kế toán giá thành.

• Performs in-depth checking designated by the Financial Controller/ Chief Accountant. Conducts/ checks on areas as scheduled and assigned, follows the audit questionnaires and procedures to scrutinize vouchers, reports, and other documents; Prepares reports of findings. Recommends rectification procedures.

Thực hiện kiểm tra chuyên sâu do Quản lý tài chính/ Kế toán trưởng chỉ định. Tiến hành/ kiểm tra các nội dung chuyên biệt theo lịch trình và được phân công, tuân theo các bảng câu hỏi kiểm soát và thủ tục kiểm toán tiêu chuẩn để xem xét kỹ lưỡng các chứng từ, báo cáo và các tài liệu khác; lập báo cáo về các vấn đề phát hiện. Đề xuất chỉnh sửa các thủ tục, quy trình phù hợp.

• Responsible for systematic filing of all disbursements-related documents and permits to confidentiality and proper locks. Make sure all transactions are properly accounted for.

Chịu trách nhiệm lưu trữ có hệ thống tất cả các tài liệu và giấy phép liên quan đến việc giải ngân để bảo mật và có khóa thích hợp. Đảm bảo rằng tất cả nghiệp vụ giao dịch đều được hạch toán đúng vào hệ thống phần mềm kế toán.

For an Income Auditor section:

• Establishment of timely flow of information to the Chief Accountant in all aspects of Income Audit in the course of her/his work and which are inconsistent to the established policy and procedures of the hotel.

Cung cấp thông tin kịp thời đến kế toán trưởng tất cả các việc liên quan đến kiểm toán doanh thu trong quá trình thực hiện công việc và luôn luôn thực hiện theo chính sách và thủ tục của khách sạn.

• Responsible of the efficient running and organizing of the following :

Chịu trách nhiệm việc điều hành và tổ chức hiệu quả :

* Income Auditor Officer/ Nhân viên kiểm toán doanh thu (nếu có)

* Front Desk Cashiering/ Thu ngân quầy lễ tân

* Night Auditing/ Kiểm toán đêm (nếu có)

* Outlet Cashiering/ Thu ngân các khu vực

• Ensuring the Foreign currencies transactions at the Front Desk are in accordance with the State of Bank Vietnam and hotel’s policies.

Đảm bảo việc thu đổi ngoại tệ tại quầy lễ tân phải tuân theo chính sách của quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam và chính sách của khách sạn.

• Auditing of the daily revenue figures and supporting documentary like: the folios, bills, invoices and vouchers, coupon discount… submitted by the Night Auditors, or in the absence of the Night Auditor (or if do not have N.A), the respective section shift leaders like: cashiers and FO department.

Kiểm tra các con số doanh thu hàng ngày, các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm Folio, xác nhận booking, bill nhà hàng, hóa đơn, phiếu quà tặng, coupon giảm giá… từ kiểm toán đêm, nếu kiểm toán đêm vắng mặt/ (hoặc không có), thì sẽ nhận từ các thu ngân nhà hàng, và từ bộ phận lễ tân:

* Check the daily revenue report of night clerks against the sales journal for each outlet and the master bill of the Reception.

Kiểm tra báo cáo doanh thu hằng ngày, so sánh số liệu báo cáo do kiểm toán đêm tổng hợp với nhật ký bán hàng theo hóa đơn, bảng kê ở quầy lễ tân.

* Collect the captain order from all the outlets and verify it with the par stock report.

Thu nhận Phiếu đặt ăn từ tất cả các nhà hàng, và kiểm lại so với báo cáo xuất kho.

* To check Housekeeping reports with. room status. Audit to the supporting documentaries from Housekeeping that related revenue as the Bills; Recording report, Lost & found report, Charging reports (if have),….

Kiểm tra báo cáo từ bộ phận buồng phòng và tình trạng phòng. Kiểm tra các hóa đơn thu tiền nhỏ lẻ, các chứng từ như báo cáo sự việc, báo cáo Đồ dùng bỏ quên của khách; Báo cáo thu tiền khách (nếu có)….

• Rooms discrepancies reports are prepared and distributed to relevant Department Heads as per policy.

Báo cáo sai lệch giá phòng phải được chuẩn bị và nộp lên trưởng bộ phận liên quan theo từng chính sách giá.

• Checking the room rates to ensure that they are in agreement with contract rate.

Kiểm tra giá phòng để đảm bảo họ nhận được đúng mức giá theo hợp đồng.

• Supervising of Front Desk Cashiers/Night Auditors/F&B Cashier including provision of constant trainings in relation to their daily work.

Giám sát thu ngân quầy lễ tân/ kiểm toán đêm/ thu ngân Nhà hàng bao gồm cả việc thực hiện đào tạo liên quan đến công việc hàng ngày cho các nhân viên trên.

• Auditing the Daily cash Summary report that prepared by the General Cahiers.

Kiểm toán hằng ngày Báo cáo tổng kết tiền mặt được thủ quỹ chuẩn bị.

• Auditing the Cash sale Summary report, the Void items report that prepared by the F&B department, FO department that submitted to the Cahiers daily.

Kiểm toán hằng ngày Báo cáo Bán hàng, báo cáo Hủy bill được các bộ phận Lễ tân, nhà hàng lập nên mà đã nộp lại cho Thu ngân trước đó.

• Prepare rebate (discount) summary and rebate (discount) journal/ voucher, approved by GM and HODs.

Chuẩn bị bảng tổng hợp hoàn trả tiền cho khách, bảng tổng hợp giảm giá chiết khấu và các chứng từ kèm theo như xác nhận từ khách, phê duyệt từ Giám đốc và trưởng bộ phận

• Reviews F&B consumption report for significant fluctuation in cost ratio.

Xem xét báo cáo tiêu thụ tự tính của bộ phận ẩm thực và theo dõi những biến động về chi phí giá vốn và doanh thu tương ứng.

• Reviews the daily summary of the managers’ meals, owner/ representation, barter, gift certificates, and complimentary meals vs. supporting documents.

Tổng hợp xem xét toàn bộ các bộ chứng từ liên quan đến chính sách ăn uống dành cho cấp quản lý, chủ đầu tư; hợp đồng trao đổi; các chính sách nội dung và chứng từ liên quan đến các chính sách ăn uống miễn phí, tiếp khách.

• Prepares and reviews Banquet/ Meeting Reconcile Report per event and Monthly Banquet/Meeting Reconcile Summary, audit the supporting documentary

Lập báo cáo Doanh thu chi phí Tiệc cho từng sự kiện và bảng tổng hợp liên quan đến Doanh thu Tiệc sự kiện, hội nghị… và soát xét chứng từ liên quan.

• To monitor and record any amended/cancelled order slips/ bills and to ensure that the reasons are indicated and properly counter signed by the manager.

Giám sát và ghi chép lại tất cả các bill điều chỉnh/ bill hủy gọi món/ hóa đơn và đảm bảo phải biết và ghi rõ các nguyên nhân và được cấp quản lý ký xác nhận.

• Responsible for all the output invoices of the hotel. Instruct other departments to issue invoices according to internal regulations. Checking procedure (before, during and after making) of release the invoices to customers. Carry out legal procedures related to the issue, cancellation, cancellation notice, correction and adjustment of issued invoices.

Chịu trách nhiệm về toàn bộ hóa đơn đầu ra của khách sạn. Hướng dẫn các bộ phận khác thực hiện xuất hóa đơn theo quy định nội bộ. Kiểm tra trước, trong và sau khi thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến phát hành, hủy, thông báo hủy, sửa chữa điều chỉnh hóa đơn đã lập.

• Responsible for the timely filing of revenues declaration and the reporting of Tax invoices used and unused on a monthly basis.

Chịu trách nhiệm tổng hợp và giải trình doanh thu kịp thời, hàng tháng báo cáo số lượng hóa đơn thuế đã xuất và chưa xuất.

• To conduct cash count of house bank in the hotel at least once a month, normally at the end of month with General Cashier.

Thực hiện kiểm đếm lượng tiền mặt trong khách sạn ít nhất một tháng một lần, thường là cuối tháng kiểm kê với Thủ quỹ.

Other content:

• Cooperates with the internal and external auditors to minimize the cost of auditing and the implementation of recommendations.

Hợp tác với kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài để tối ưu hóa chi phí kiểm toán và thực hiện các đề xuất.

• Keeps immediate superior promptly and fully informed of all problems or unusual matters of significance

Thông báo kịp thời và đầy đủ cho cấp trên trực tiếp về tất cả các vấn đề hoặc các vấn đề bất thường quan trọng

• Performs all duties and responsibilities in a timely and efficient manner in accordance with established Hotel policies and procedures to achieve the overall objectives of this position.

Thực hiện tất cả các nhiệm vụ và có trách nhiệm tham gia thực hiện mua sắm - một cách kịp thời và hiệu quả theo các chính sách và thủ tục đã thiết lập của Khách sạn để đạt được các mục tiêu chung của vị trí này

• Performs any other duties and tasks that may be assigned by immediate superiors from time to time.

Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ và công việc nào khác có thể được giao bởi cấp trên trực tiếp theo từng giai đoạn.

Discuss about benefits, allowances during the interview

•Experience/ Kinh nghiệm

• Minimum of two (02) years’ experience in Junior General Accountant at 4-5 star hotel/ resort

Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm ở vị trí Kế toán Tổng hợp ở khách sạn/ khu nghỉ dưỡng 4-5 sao.

Skills and Knowledge/ Kiến thức và kỹ năng

• Computer (Word, Excel...), software, level B or C certificate in English

Chứng chỉ tiếng Anh, vi tính, và các phần mềm có liên quan

• Hard work, be honest, active in work as well as ready to work under high pressure.

Làm việc chăm chỉ, năng động, thật thà, chịu được áp lực công việc tốt

• Negotiation and problem solving skills.

Có kỹ năng đàm phán, thương thảo và giải quyết vấn đề.

Education or Qualification/ Giáo dục hoặc Năng lực

• Economy, Finance college/University.

Tốt nghiệp cao đẳng/đại học khối ngành kinh tế, tài chính