Nhân viên hành chính văn phòng

Các công việc hành chính

• Hỗ trợ hành chính theo phân công của Trợ lý điều hành.

• Quản lý thông tin, dữ liệu của công ty, đảm bảo thông tin được hệ thống, lưu trữ xuyên suốt;

• Thanh toán các khoản chi phí và hóa đơn hành chính (phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp khách; v.v)

• Tìm kiếm, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp trong việc đề xuất thu mua sản phẩm và sử dụng dịch vụ của Công ty;

• Chấm công và theo dõi lịch làm việc của nhân viên công ty.

• Mua sắm và quản lý các nhu yếu phẩm (nước, trà, café…) cho văn phòng Công ty;

• Theo dõi và tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

• Thực hiện nhiệm vụ khác trong phạm vi chuyên môn theo sự phân công của cấp quản lý.

Công tác lễ tân

• Chào hỏi lịch sự và giúp đỡ khách trong việc liên hệ với nhân viên có liên quan;

• Nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người liên quan, gọi điện thoại theo yêu cầu của các bộ phận công ty. Ghi nhận thông tin của khách, của nhân viên và chuyển thông tin theo yêu cầu;

• Sắp xếp, theo dõi lịch họp, chuẩn bị phòng họp.

Công tác văn thư

• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, quản lý, ghi sổ theo dõi và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

• Đầu mối gửi, theo dõi và báo cáo tình hình chuyển phát các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

• Tổ chức theo dõi toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan và lưu trữ công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu trong phạm vi được giao;

• Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);

• Thu xếp in ấn, scan, photocopy tài liệu khi cần thiết.

Công tác quản lý văn phòng phẩm, tài sản, thiết bị, vật tư

• Lên kế hoạch mua sắm, phân bổ và theo dõi và quản lý văn phòng phẩm, tài sản, thiết bị và vật tư tại văn phòng.

- Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định Pháp luật lao động hiện hành.

- Được làm việc toàn thời gian và gắn bó lâu dài với công ty.

- Được hưởng các chế độ lương tháng 13, thưởng lễ, phúc lợi và đãi ngộ theo chính sách chung của công ty.

- Được đào tạo và phát triển nghề nghiệp.

- Được làm việc trong một môi trường năng động, thân thiện.

• Trình độ chuyên môn :

- Tốt nghiệp cao đẳng, đại học chuyên ngành có liên quan;

- Được đào tạo chuyên ngành có liên quan đến hành chính văn phòng;

• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.

• Vi tính: Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, PowerPoint.

• Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm trong công tác hành chính, thư ký, lễ tân.

• Phẩm chất cá nhân:

- Có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, có ý thức chấp hành pháp luật;

- Phong cách làm việc trung thực, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng công việc;

- Nhanh nhẹn, nhiệt tình, chịu khó trong công việc và có nguyện vọng làm việc lâu dài tại công ty;

- Khéo léo, tinh tế và có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp;

- Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;

- Tinh thần làm việc tập thể.

- Yêu cầu hồ sơ: CV tiếng Việt có dán ảnh;

- Nộp hồ sơ ứng tuyển trên Hoteljob.vn.