Assistant to BOD/ Trợ lý Ban giám đốc

1. Job Summary/ Công việc chính

• To ensure the efficient administration of the Executive Office/ Đảm bảo sự hiệu quả về công tác hành chính của Ban Giám Đốc

• To assist directly the Board of Directors with their responsibilities and all necessary Translations verbally and in writing in face-to-face or online meetings/ Trợ giúp Ban giám đốc phiên dịch và dịch thuật (nếu cần)

2. Responsibilities/ Trách nhiệm công việc

• Ensures that the day to day administrative needs are fulfilled/ đảm bảo công việc hành chính được thực hiện đầy đủ và hiệu quả

• Be responsible for rendering secretarial and clerical services for the Board of Director/ Chịu trách nhiệm văn thư và thư ký cho Ban giám đốc

• Keeps all information confidential/ Giữ bí mật mọi thông tin từ Ban giám.

• Inputs in the computer-specific data when requested/ nhập liệu khi có yêu cầu

• Handles telephone incoming/outgoing calls/ Xử lý các cuộc gọi

• Arranges appointments for and reminds of appointments and meetings/ Sắp xếp tất cả các cuộc họp, nhắc nhờ về lịch các cuộc họp

• Keep files in good order/ Lưu trữ tài liệu hợp lý khoa học

• Handle different kind of bookings from BOD and the owning companies / Chịu trách nhiệm đặt phòng và giám sát việc đặt phòng khách sạn cho Ban giám đốc cũng như Cán bộ nhân viên từ công ty chủ đầu tư.

• Be in charge of documentation for preparing certain documents follow-up including translation, notarisation and submission of all papers to relevant authorities.../ Chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, theo dõi một số tài liệu bao gồm dịch thuật, công chứng và nộp toàn bộ giấy tờ cho cơ quan có thẩm quyền.

• Maintain proper communication including follow up with owning company, shareholders/ Duy trì mối quan hệ trong công việc với công ty chủ sở hữu và các cổ đông

• Responsible and assisting other departments with administrative papers related to the hotel

Academy operations with local authorities. / Chịu trách nhiệm và hỗ trợ các bộ phận khác về các giấy tờ hành chính liên quan đến công ty.

Hoạt động của Học viện với chính quyền địa phương

• Coordinating & arranging airline tickets & accommodation, visa for the General Director, Dean, Operations Manager department heads and other employee’s trips/ Điều phối & sắp xếp vé máy bay, chỗ ở, visa cho Tổng Giám đốc, Trưởng khoa, Trưởng phòng Giám đốc Vận hành và các chuyến đi của các giảng viên khác

• Be responsible for the good order/cleanliness of your own work area and equipment.

• Prepares monthly admin payment report and other reports as required by BOD./ Chịu trách nhiệm về báo cáo thanh toán chi phí hành chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc

• To understand and strictly adhere to the Rules and Regulations established in the Employee Handbook and the Academy policy on all EHL policies, Fire, Hygiene, Health and Safety./ Có kiến thức và tuân thủ nghiêm ngặt các Quy tắc và Quy định được thiết lập trong Sổ tay Nhân viên và chính sách của Học viện về tất cả các chính sách EHL, Hỏa hoạn, Vệ sinh, Sức khỏe và An toàn.

• Attends, interprets, records and transcribes minutes of meetings/ Tham dự, phiên dịch và ghi chép biên bản các cuộc họp.

• Drafts routine or simple correspondence as assigned/ Soạn thảo các thư từ thông thường hoặc đơn giản theo sự phân công

• Typing correspondence, memorandums, circulars, reports etc./ Đánh máy các thư từ, bản ghi nhớ, thông tư, báo cáo, v.v.

• Opens/dispatches mail relative to the division/ Phụ trách hệ thống thư tin của công ty

• Maintains office supplies/ Bảo quản đồ dùng văn phòng Ban giám đốc

• Performs special duties in relation with the division when requested/ Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt liên quan đến bộ phận khi được yêu cầu.

• Performs other related duties and special projects as directed by BOD./ Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác và các dự án đặc biệt theo chỉ đạo của Ban giám đốc

• Competitive Salary
• Insurance according to labor law is based on 100% of the basic salary
• Phone Allowance (depends on company policy)
• Meals Allowance
• Housing Allowance (depends on company policy)
• Monthly Service Charge as revenue upon hotel operations and policy.
• 13th Salary
• Bonus for Tet or Holiday depends on company policy.
• 12 annual leave days/year
• Birthday gifts
• Joining the company's union and having benefited from the trade union fund

• 01+ years’ experience in Assistant to BOD or similar role, with pre-opening experience as a plus

• Computer proficiency and extensive use of software programs (Microsoft Office, Learning Management System, and document control)

• Fluent in written and verbal communication skills (verbal, written, and comprehension) in both Vietnamese and English, other languages are a plus

• In-depth knowledge about wine selection, cheese selection and pairing, food, and fine dining service

• Diploma degree in Hospitality, Business Administration, Education, or relevant

• Creative thinker with the ability to work on own initiative and iterate best practices

• Hospitality mindset, positive attitude, Secretarial skill

• High degree of stamina, agility, flexibility, and attention to detail

• High levels of interaction with all others