Trưởng Bp tiền sảnh/ Front office manager

Trách nhiệm chính

Vận hành văn phòng

• Tham gia các cuộc họp hoạt động hàng ngày để liên lạc và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận hỗ trợ về các vấn đề hành chính và vận hành chung

• Kiểm tra xem tất cả nhân viên Bộ phận Lễ tân có báo cáo làm việc đúng giờ và được chuẩn bị chu đáo trước mỗi ca làm việc của họ không

• Tiến hành các cuộc họp giao ban hàng ngày và đảm bảo rằng tất cả các thông tin thích hợp đều được các thành viên trong nhóm đón nhận

• Truyền đạt tất cả các mục nhật ký của Người quản lý trực tiếp để đảm bảo rằng tất cả các vấn đề và mối quan ngại nêu ra đều được giải quyết bằng các hành động theo dõi kỹ lưỡng

• Đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu quả của Bộ phận Lễ tân cũng như các tiêu chuẩn và quy trình của bộ phận đặt ra được tuân thủ nghiêm ngặt

• Liên lạc với Bộ phận Đặt phòng trong tình huống nhà cao tầng và đề xuất các hành động cần thực hiện. Kiểm tra những ngày kết thúc hoạt động để đảm bảo nỗ lực đạt được 100% công suất phòng với lợi nhuận cao nhất có thể

• Điều phối các tình huống toàn bộ ngôi nhà và thực hiện mọi sắp xếp cần thiết để giải quyết tình trạng đặt trước quá nhiều và cam kết di dời

• Liên lạc với Phòng Tài chính để đảm bảo các thủ tục tín dụng được thực hiện đúng cách

• Phân tích xu hướng thị trường, xem xét danh sách phòng và thúc đẩy nhân viên Bộ phận Lễ tân bán thêm phòng nhằm đạt được năng suất cao hơn và tăng doanh thu

• Điều phối và giám sát các hoạt động chính của nhóm trong các cuộc họp và hội nghị, đồng thời đảm bảo rằng các kế hoạch hành động bao trùm tất cả các lĩnh vực xử lý hoạt động

• Thực hiện các cuộc gọi lịch sự tới VIPS, khách lưu trú dài hạn và khách của công ty để nhận phản hồi và hành động chủ động để xử lý mọi sai sót trong tiêu chuẩn dịch vụ

• Xử lý tất cả thư từ của khách và đảm bảo theo dõi kịp thời

• Quản lý tình trạng kiểm kê phòng hàng ngày và phối hợp với bộ phận Housekeeping để đảm bảo phòng được yêu cầu được dọn sạch theo thời gian khách đến

Quản lý nhóm

• Phỏng vấn, tuyển chọn và tuyển dụng nhân viên Lễ tân

• Xác định và phát triển các thành viên nhóm có tiềm năng

• Tiến hành đánh giá hiệu suất với nhóm

• Thường xuyên theo dõi ngoại hình, thái độ và mức độ chuyên nghiệp của các thành viên trong nhóm

• Chuẩn bị chương trình giới thiệu chi tiết cho nhân viên mới

• Phát triển, thực hiện duy trì tất cả các chương trình đào tạo nhân viên cho các thành viên trong nhóm, tập trung vào nhu cầu phát triển của họ, cung cấp cho họ những kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp

• Chuẩn bị lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên, lưu ý đến hoạt động kinh doanh dự kiến, ngân sách hoạt động và tiêu chuẩn dịch vụ

• Lập báo cáo tiền lương và tiền thưởng

• Tiến hành các cuộc họp bộ phận hàng tháng để cung cấp thông tin cho các thành viên trong nhóm, thu thập phản hồi của họ, khắc phục các vấn đề vận hành và cung cấp diễn đàn thường xuyên để liên lạc giữa các bộ phận

Các trách nhiệm khác

• Duy trì kiến thức đầy đủ về tất cả các dịch vụ ăn uống, cửa hàng và dịch vụ/tính năng của khách sạn

• Thành thạo các quy trình khẩn cấp/an toàn cứu hỏa và cứu hỏa của khách sạn

• Tham dự tất cả các cuộc họp giao ban, cuộc họp và đào tạo theo sự phân công của quản lý

• Báo cáo trực đúng giờ, mặc đồng phục sạch sẽ và đầy đủ mọi lúc

• Luôn duy trì tiêu chuẩn cao về ngoại hình và vệ sinh cá nhân

• Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác do Ban quản lý khách sạn giao

 - Mức lương thỏa thuận phù hợp với năng lực và yêu cầu công việc

- Các chính sách phúc lợi đầy đủ theo quy định của luật lao động

- Phí phục vụ hàng tháng

- Các chế độ ưu đãi riêng dành cho nhân viên khách sạn

• Đã có kinh nghiệm tương đương tại khách sạn 4-5 sao

• Sẽ hướng dẫn hoàn thiện sau khi thỏa thuận làm việc.