[TRU Thái Bình] - Facilities Management Supervisor

Location: 7 Quang Trung str., Thái Bình city

Position Purpose

The Facility Management Supervisor will manage the maintenance, repair of the hotel buildings, grounds and contents in a cost-effective manner, and ensure the efficient and safe operation of all plant and equipment. The role will be responsible for all security, fire prevention and safety issues, establishing and maintaining good working relationships with the relevant governmental organizations.

Duties & Key Responsibilities

Facility Management & Maintenance

• Oversee facility management operations, ensuring smooth workflows, maintaining productivity, and reducing costs.

• Develop and implement a preventive maintenance plan for all hotel systems (mechanical, electrical, HVAC, elevators, chillers, pumps, and control systems), ensuring they operate safely and efficiently.

• Supervise maintenance and repair tasks, ensuring the hotel building, equipment, and surroundings remain in excellent condition.

• Identify, coordinate, and ensure timely completion of essential maintenance work.

• Maintain records of maintenance, inspections, and testing to ensure compliance with regulations.

Staffing & Vendor Management

• Monitor and adjust staffing levels, balancing under- and over-staffing to maximize efficiency while managing overtime and outsourcing as needed.

• Supervise and coordinate external contractors and service providers, ensuring compliance with operational and safety standards.

• Negotiate contracts with suppliers and vendors to secure cost-effective, high-quality services.

Health, Safety & Compliance

• Ensure the hotel complies with health, safety, and environmental regulations, including fire safety and energy management policies.

• Organize and conduct safety training sessions and emergency drills for staff.

• Maintain strong relationships with local authorities (e.g., Fire Department, Health Inspectors) to ensure legal compliance and readiness for audits.

Inventory & Cost Control

• Oversee inventory management, ensuring adequate stock of essential supplies while optimizing costs.

• Align facility management expenses with the hotel’s budget and cost-saving initiatives.

• Assess long-term maintenance and equipment replacement needs, incorporating new technologies for greater efficiency.

Security & Emergency Response

• Lead security operations, ensuring the safety of guests, team members, and hotel assets.

• Implement and oversee security regulations, fire prevention measures, and emergency response procedures.

• Conduct routine security inspections and respond to incidents such as fires or other emergencies.

General Operations & Team Collaboration

• Conduct regular facility inspections, identify improvement areas, and ensure all operations run smoothly.

• Foster teamwork and collaboration across departments to maintain a safe, productive, and guest-friendly environment.

• Adhere to Hilton’s policies and procedures, ensuring all team members follow established guidelines.

• Perform any additional tasks assigned to support hotel operations.

________________________________________________________

GIÁM SÁT VẬN HÀNH CƠ SỞ

Mục đích

Giám sát Vận hành Cơ sở sẽ chịu trách nhiệm quản lý công tác bảo trì, sửa chữa các tòa nhà, khuôn viên và trang thiết bị của khách sạn một cách tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo vận hành an toàn và hiệu quả của các thiết bị và hệ thống trong khách sạn. Vai trò này cũng đảm nhận trách nhiệm về an ninh, phòng cháy chữa cháy và các vấn đề an toàn, thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các tổ chức chính phủ có liên quan.

Nhiệm vụ & Trách nhiệm

Quản lý cơ sở và bảo trì:

• Giám sát hoạt động quản lý cơ sở, đảm bảo quy trình làm việc trơn tru, duy trì năng suất và giảm chi phí.

• Phát triển và triển khai kế hoạch bảo trì phòng ngừa cho tất cả các hệ thống của khách sạn (cơ khí, điện, HVAC, thang máy, tủ lạnh, máy bơm và hệ thống điều khiển), đảm bảo chúng hoạt động an toàn và hiệu quả.

• Giám sát công tác bảo trì và sửa chữa, đảm bảo các tòa nhà, thiết bị và môi trường xung quanh khách sạn luôn được duy trì trong tình trạng tốt.

• Xác định, phối hợp và đảm bảo hoàn thành đúng hạn các công việc bảo trì quan trọng.

• Duy trì hồ sơ bảo trì, kiểm tra và thử nghiệm để đảm bảo tuân thủ các quy định.

Quản lý nhân sự và nhà cung cấp:

• Giám sát và điều chỉnh số lượng nhân sự, cân đối giữa thừa và thiếu nhân sự để tối đa hóa hiệu quả trong khi quản lý làm thêm giờ và thuê ngoài khi cần thiết.

• Giám sát và phối hợp các nhà thầu bên ngoài và nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn vận hành và an toàn.

• Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp để đảm bảo dịch vụ chất lượng cao với chi phí hợp lý.

An toàn, sức khỏe và tuân thủ:

• Đảm bảo khách sạn tuân thủ các quy định về an toàn sức khỏe, an toàn phòng cháy chữa cháy và quản lý năng lượng.

• Tổ chức và tiến hành các buổi đào tạo về an toàn và các cuộc diễn tập khẩn cấp cho nhân viên.

• Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan chức năng địa phương (ví dụ: Cảnh sát phòng cháy chữa cháy, Thanh tra sức khỏe) để đảm bảo tuân thủ pháp lý và chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra.

Quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí:

• Giám sát quản lý tồn kho, đảm bảo có đủ nguồn cung cấp thiết yếu đồng thời tối ưu hóa chi phí.

• Phối hợp chi phí quản lý cơ sở với ngân sách khách sạn và các sáng kiến tiết kiệm chi phí.

• Đánh giá các nhu cầu bảo trì dài hạn và thay thế thiết bị, kết hợp công nghệ mới để tăng hiệu quả.

An ninh và phản ứng khẩn cấp:

• Lãnh đạo công tác an ninh, đảm bảo sự an toàn cho khách hàng, nhân viên và tài sản của khách sạn.

• Triển khai và giám sát các quy định an ninh, biện pháp phòng cháy chữa cháy và quy trình phản ứng khẩn cấp.

• Tiến hành kiểm tra an ninh định kỳ và phản ứng kịp thời với các sự cố như hỏa hoạn hoặc tình huống khẩn cấp khác.

Hoạt động chung và hợp tác nhóm:

• Tiến hành các cuộc kiểm tra cơ sở định kỳ, xác định các khu vực cần cải thiện và đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

• Khuyến khích làm việc nhóm và hợp tác giữa các phòng ban để duy trì môi trường an toàn, hiệu quả và thân thiện với khách hàng.

• Tuân thủ các chính sách và quy trình của Hilton, đảm bảo tất cả nhân viên tuân thủ các hướng dẫn đã được thiết lập.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do quản lý phân công để hỗ trợ hoạt động của khách sạn.

• Professional & dynamic work environment with a global hospitality leader
• Competitive salary & full benefits from Day 1
• 8-hour shifts, 2 days off per week
• 14 annual leave days + paid birthday leave
• Comprehensive health & social insurance from the probation period
• Go Hilton – exclusive travel discounts worldwide

• Degree required with 5+ years in hotel/building services or a related engineering field, including 2-3 years in an Engineering Supervisor/Team Lead role at a 4-star hotel.

• 1-2 years of hotel security management experience is a plus.

• Specialized knowledge in water treatment, HVAC, hydraulics, mechanics, fire safety, electrical systems, plumbing, and more.

• Ability to maintain all hotel systems, including air-conditioning, refrigeration, elevators, boilers, kitchen equipment, etc.

• Familiar with government regulations and energy conservation practices.

• Experience in training facility staff in engineering and security.

• Able to read, write and converse in English to meet business needs.

Qualifications

A degree in engineering, electrical, or a related field is preferred.

____________________________________________________

• Tốt nghiệp đại học với ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ khách sạn/công trình hoặc ngành kỹ thuật liên quan, trong đó có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Giám sát viên Kỹ thuật hoặc Trưởng nhóm tại khách sạn 4 sao.

• Có từ 1-2 năm kinh nghiệm trong quản lý an ninh khách sạn là một lợi thế.

• Kiến thức chuyên sâu về xử lý nước, HVAC, thủy lực, cơ khí, phòng cháy chữa cháy, hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và các lĩnh vực liên quan.

• Có khả năng bảo trì tất cả các hệ thống của khách sạn, bao gồm điều hòa, tủ lạnh, thang máy, lò hơi, thiết bị bếp, v.v.

• Hiểu biết về các quy định của chính phủ và các thực hành tiết kiệm năng lượng.

• Kinh nghiệm trong việc đào tạo nhân viên cơ sở về kỹ thuật và an ninh.

• Có khả năng đọc, viết và giao tiếp bằng tiếng Anh để đáp ứng nhu cầu công việc.

Chứng chỉ

• Bằng cấp trong lĩnh vực kỹ thuật, điện hoặc các lĩnh vực liên quan là ưu tiên.