Engineering Secretary/Cordinator - Thư ký Phòng kỹ thuật

JOB PURPOSE /MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:

Engineering Secretary is responsibility for essential administrative support to Engineering Department. This role involves in managing the office tasks, coordinating departmental activities and ensuring smooth communication between Engineering team and other departments.

Thư ký Kỹ thuật chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính cần thiết cho Phòng Kỹ thuật. Vai trò này bao gồm quản lý các nhiệm vụ văn phòng, điều phối các hoạt động của phòng kỹ thuật và đảm bảo giao tiếp thông suốt giữa đội Kỹ thuật và các phòng ban khác.

KEY ACCOUNTABILITIES /TRÁCH NHIỆM CHÍNH

- Act as the point of contact for internal and external communications related to the engineering department.

Đóng vai trò là đầu mối liên lạc cho các thông tin liên lạc nội bộ và đối ngoại liên quan đến bộ phận kỹ thuật.

- Receives, records all information in department logbook and pass information direct for person or department relevant in case needed.

Tiếp nhận và ghi thông tin vào sổ ghi chép của bộ phận và chuyển cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan trong trường hợp cần thiết.

- Handle phone call, emails and inquiries from Guest or other departments.

Xử lý các cuộc điện thoại, email và các yêu cầu từ Khách hoặc các bộ phận liên quan

- To report for duty punctually wearing the correct uniform and name badge (if any) at all times.

Đi làm đúng giờ, mặc đồng phục đeo biển tên (nếu có) theo đúng quy định tại tất cả các thời điểm.

- To provide a courteous and professional service at all times.

Luôn luôn phục vụ khách hàng chuyên nghiệp và lịch sự mọi lúc mọi nơi

- To maintain good working relationships with your own colleagues, and all other departments.

Duy trì mối quan hệ làm việc tốt đẹp với đồng nghiệp trong bộ phận và các bộ phận khác.

- To have a complete understanding of and adhere to the hotel’s policy relating to fire, hygiene, health and safety.

Hiểu biết đầy đủ rõ ràng và tuân thủ các quy định, chính sách của khách sạn liên quan tới các vấn đề về cháy nổ, vệ sinh an toàn và sức khỏe.

- Assist in preparing and managing departmental budget.

Hỗ trợ chuẩn bị và quản lý ngân sách của bộ phận.

- To comply with the employee handbook at all times.

Luôn luôn tuân thủ đúng các quy định trong cuốn Sổ tay nhân viên

- To log daily events in logbook and follow up on previous information reported by other Team leaders daily.

Ghi lại các sự kiện hàng ngày vào sổ nhật ký và tiếp tục thực hiện các thông tin/nhiệm vụ do các trưởng ca trước bàn giao lại hàng ngày.

- Ensure that all reports are submitted timely and easily accessible.

Đảm bảo các báo cáo được gửi đúng thời hạn và dễ dàng truy cập.

- Provide support to Engineering staff as needed, including preparing working shift arrangements and handling administrative tasks.

Cung cấp hỗ trợ cho nhân viên kỹ thuật khi cần thiết, bao gồm chuẩn bị sắp xếp ca làm việc và xử lý các nhiệm vụ hành chính.

- Order and manage office supplies, equipment and building.

Đặt hàng và quản lý vật tư, thiết bị văn phòng và của tòa nhà

- To suggest any improvements necessary for the efficient running of the hotel operation.

Đưa ra ý kiến/ đề xuất cải tiến để khách sạn hoạt động hiệu quả hơn.

- To attend training courses.

Tham dự các khóa đào tạo

- To perform secondary duties as assigned by the Department Head.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng bộ phận yêu cầu.

 Bonus for Public Holidays, Monthly Service Charge,13th salary Bonus and Year-end Bonus.

Thưởng các ngày Lễ, Thưởng phí dịch vụ hàng tháng, Thưởng tháng lương thứ 13 và thưởng cuối năm.

 Full salary contribution to Social Insurance – Đóng BHXH theo lương

 Bao Viet Health-care Insurance – excellent Benefit - Được công ty đóng Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe hàng năm (Bảo Hiểm Bảo Việt)

 Staff meal at canteen/Uniform – Bữa ăn tại công ty/Đồng phục

 Great environment with all activities (such as: Outing trip, spring trip, staff party, ...)

Môi trường làm việc tuyệt vời với các hoạt động cho nhân viên (nghỉ mát hàng năm, du xuân, tiệc Nhân viên,….)

Background/ Trình độ học vấn:

• Có kỹ năng hành chính và tổ chức tốt.

Good organizational and administration skills.

• Có cam kết phục vụ khách hàng ở mức độ cao.

Commitment to delivering a high level of customer service.

• Thể hiện khả năng tương tác với khách hàng, nhân viên và bên thứ ba phản ánh cao về thương hiệu và về công ty.

Demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the brand and the Company

Điện thoại: 091 660 2515