NHÂN VIÊN ĐẶT PHÒNG (RESERVATION AGENT)

Mục tiêu công việc:

- Tiếp nhận, xử lý và quản lý toàn bộ yêu cầu đặt phòng qua điện thoại, email, OTA, đại lý, walk-in.

- Đảm bảo tỷ lệ lấp đầy phòng cao, giảm thiểu phòng trống, và tối ưu doanh thu phòng.

- Phối hợp với bộ phận Lễ tân, Kế toán đảm bảo quy trình đặt phòng – thanh toán chính xác, rõ ràng.

Nhiệm vụ chính:

Tiếp nhận và xử lý đặt phòng:

- Trả lời nhanh chóng các yêu cầu đặt phòng qua email, điện thoại, Zalo, Facebook, OTA.

- Cập nhật đặt phòng vào hệ thống quản lý khách sạn (PMS).

- Xác nhận đặt phòng cho khách và lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ.

Quản lý thông tin phòng:

- Cập nhật tình trạng phòng hằng ngày.

- Đảm bảo không overbooking hoặc thiếu thông tin phòng.

- Phối hợp bộ phận Lễ tân sắp xếp phòng phù hợp theo yêu cầu khách.

Tư vấn bán phòng và dịch vụ:

- Tư vấn các loại phòng, giá phòng, chương trình khuyến mại cho khách.

- Đề xuất dịch vụ bổ sung (đón tiễn sân bay, tour, ăn sáng, dịch vụ spa).

Phối hợp OTA và đại lý:

- Quản lý các kênh OTA, cập nhật giá phòng, allotment khi cần.

- Theo dõi, xác nhận booking từ OTA / đại lý du lịch, tránh trùng lặp hoặc sai sót.

Hỗ trợ kiểm tra công nợ:

- Theo dõi tình trạng đặt phòng đã đặt cọc, đã thanh toán.

- Phối hợp Kế toán nhắc nhở, xác nhận thanh toán trước khi khách đến.

Báo cáo :

- Lập báo cáo đặt phòng hằng ngày, tuần, tháng cho Trưởng bộ phận.

- Báo cáo tình trạng phòng, tỷ lệ lấp đầy, lượng booking hủy / no-show.

- Lương cơ bản + service charge + thưởng doanh thu phòng.

- Hỗ trợ bữa ăn trong ca làm việc.

- Nghỉ 4 ngày/tháng, được off luân phiên theo lịch.

- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên (ưu tiên ngành Du lịch – Khách sạn – Ngoại ngữ).

- Ưu tiên có kinh nghiệm đặt phòng khách sạn từ 6 tháng trở lên.

- Giao tiếp Tiếng Anh tốt (nghe, nói, đọc, viết).

- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và phần mềm quản lý khách sạn.

- Giao tiếp khéo léo, kiên nhẫn, chịu được áp lực cao.