Trưởng Bộ Phận Tiền Sảnh /Front Office Manager

Chức năng cơ bản/ Basic Functions

- Có trách nhiệm quản lý toàn bộ Khu Vực Tiền Sảnh, bao gồm Quầy Lễ Tân và PABX/ tổng đài điện thoại.

Responsible for the management of the entire Front Office area, including Reception Desk and PABX/Telephone Operators.

- Quản lý Bộ Phận Tiền Sảnh.Manage Front Office team

Nhiệm vụ chính/Primary Duties

- Nhận biết được mọi lúc về tình hình của khách sạn, đặc biệt liên quan đến số lượng phòng trống và phòng ở và đảm bảo nắm bắt thông tin liên tục và chính xác.

Be aware at all times as to the condition of the house, particularly relating to the number of rooms available and occupied and ensure this information is current and accurate.

- Nghiệm ngặt thực hiện các khái niệm về Phòng Quản Lý Doanh Thu.

Strictly implement the concept of Room Revenue Management.

- Quan sát và chỉ đạo nhân viên thực hiện những công việc cần thiết dưới đây:

Observing and directing personnel when necessary to the following:

 Phân định và xử lý phòng khách ở.

Allocating and processing of guest rooms.

 Quản lý và tối đa hóa công suất, doanh thu và tỉ lệ trung bình trong khi duy trì tiêu chuẩn dịch vụ cao thông qua chương trình nâng tăng năng suất bán

In coordination with Head Butler: meeting and escorting VIP guests

 Phối hợp với Trưởng Quản Gia: gặp và hộ tống khách VIP.

In coordination with DOSM: meeting and escorting VIP guests

 Đưa ra những thông tin chung, hỗ trợ khách hàng Giving general information, assistance to guests.

- Giám sát tất cả Nhật Ký Lễ Tân cho những yêu cầu đặc biệt,hướng dẫn, ghi nhận thông tin và triển khai thực hiện hành động.

Monitoring of all Front Office Log Books for special request, instructions and information recorded and action taken or to be taken.

- Chỉ đạo kiểm tra phòng ở với sự quan trọng đặc biệt về sạch sẽ, gọn gàng và thiết lập theo tiêu chuẩn

Conduct Room Inspection with particular emphasis on cleanliness and standard set up.

- Chỉ đạo kiểm tra các khu vực khác thường xuyên, bao gồm đại sảnh và lối cho xe ra vào

Carry out inspection of other hotel areas regularly, including lobby and Porte Cochere.

- Thường xuyên liên lạc với Bộ Phận Buồng Phòng những vấn đề liên quan đến các yêu cầu đặc biệt, tình trạng đầy công suất và giải quyết những vấn đề chung.

Liaise regularly with Housekeeping Department regarding all special requests, full house situations and for general problem solving.

- Khởi xướng thực hiện các Tiêu Chuẩn và Quy Trình Mới của Bộ Phận Tiền Sảnh.

Initiates the implementation of new Front Office Standard and Procedures.

- Phối hợp Chương trình Lịch Sử Khách Hàng của Khách Sạn với Quản lý doanh thu lưu trú.

Coordinate the Hotel Guest History Program in conjunction with Room Revenue Management.

- Chuẩn bị hàng ngày/ hàng tuần thông tin Lịch sử Khách hàng để đảm bảo việc ghi nhận có hiệu quả.

Prepare daily/weekly Guest History information to ensure the recognition is effective.

- Xử lý hiệu quả và chuyên nghiệp tất cả các khiếu nại của khách

Effectively and very professionally handle all guest complaints.

- Mua hàng tồn kho theo quy trình và quy cách trong khi xử lý và lưu giữ hàng tồn theo quy trình kiểm soát hàng tồn kho và lưu giữ trong Ngân sách/ Outlook

Purchase stock/inventory according to purchasing procedures and specifications while handling and storing stock according to stock control procedures and keeping within the Budget/Outlook.

- Quản lý và tối đa hóa công suất, doanh thu và tỉ lệ trung bình trong khi duy trì tiêu chuẩn dịch vụ cao thông qua chương trình nâng tăng năng suất bán.

Manage and maximize occupancy, revenue, and average rate while maintaining high service standards via the up selling programs within the department.

- Điều hành công tác Khảo Sát Sự Hài Lòng củ Khách Hàng, báo cáo kết quả đến đội ngũ quản lý cấp cao

Administer the monthly Guest Satisfaction Survey, reporting results to the senior management team.

- Đảm bảo rằng việc đăng ký của khách hàng, thanh toán và dịch vụ thư từ được giải quyết một cách hiệu quả, nhanh chóng và lịch sự phù hợp với chính sách và quy trình của khách sạn.

Ensure that the guest registration, checkout, and mail services are handled efficiently, promptly and courteously in accordance with the hotel’s policy and procedures.

- Tham gia vào việc chuẩn bị các Chiến Lựợc Kinh Doanh và Kế Hoạch Hoạt Động.

Participate in the preparation of the Strategic Business and Operating Plans.

- Chuẩn bị báo cáo quan điểm/dự đoán hàng tháng.

Prepare monthly outlook/forecast reports.

- Tham dự cuộc họp khi được yêu cầu

Attend meeting as required.

- Thực hiện cơ hội cho xây dựng chất lượng đội ngũ.

Implement opportunities for quality Team Building.

- Đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện đúng tác phong tiêu chuẩn.

Ensure that all associates comply with the grooming and uniform standards.

- Phát triển đạo đức và đánh giá thực hiện, xác định nhân viên chủ chốt cho sự phát triển hơn nữa và kết cấu sự nghiệp chính xác.

Conduct development and performance reviews, identifying key personnel for further development and structured career patting.

- Thực hiện và duy trì hệ thống đào tạo để đảm bảo rằng nhân viên có một nền tảng và các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Implement and maintain training systems to ensure that associates have the necessary framework and skills to perform their job efficiently and effectively.

- Chuẩn bị lịch trình làm việc và lịch nghỉ phép hàng năm trong phạm vi ngân sách, kỳ vọng trong kinh doanh và nguyên tắc của luật công nghiệp thích hợp.

Prepare work schedules and annual leave schedules within budget, business expectations and guidelines of the appropriate industrial legislation.

- Giám sát việc lựa chọn và bổ nhiệm nhân viên trong bộ phận.

Oversee the selection and appointment of associates within the department.

- Tiến hành các cuộc họp nhân viên thường xuyên để nắm rõ các thông báo.

Conduct regular staff meetings to keep all associates informed.

- Tham gia vào chương trình “Nhiệm vụ của Quản lý” của khách sạn

Participate in the Hotel “Manager on Duty” program.

- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp luật về sức khỏe và an toàn trong môi trường làm việc.

Ensure compliance with legislated health and safety requirements within the workplace.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công bởi Ban Quản Lý Khách Sạn.

Perform other duties which are assigned by The Hotel Management from time to time

Trách nhiệm chung/ Admin & General Responsibilities

- Mô tả công việc này không bao gồm hết tất cả các nhiệm vụ của công việc mà để làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng nhất, nhưng người trực tiếp Quản Lý của bạn có quyền thêm vào hoặc bớt đi các chỉ dẫn và nhiệm vụ ngây lập tức để thúc đẩy công việc được tốt hơn.

It is not the intent of this job description to cover all aspects of the position but to highlight the most important areas of responsibility.

- Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và cơ hội học hỏi để phát triển. Cơ hội thăng tiến rõ ràng, có điều kiện để phát huy tối đa khả năng.

- Tham gia BHXH theo luật, chế độ phúc lợi theo quy định của công ty.

- Làm việc môi trường tập thể chuyên nghiệp, nhiệt tình, sẵn sàng đem đến cho khách hàng những trải nghiệm khó quên, đem đến cảm giác đặc biệt cho du khách.

Yêu cầu về kiến thức/ Kỹ năng/ Khả năng làm việc

Required knowledge/ Skills/ Job qualifications

- Kỹ năng lãnh đạo

Leadership skills

- Kỹ năng quản lý

Management skills

- Kỹ năng nhân sự

Sound Human Resources skills

- Kỹ năng đánh máy/ máy tính

Keyboard/Computer skills

- Sự chuyên nghiệp

Professionalism

- Kỹ năng giao tiếp

Communication skills (verbal/written)

- Kỹ năng về kỹ thuật

Strong Technical skills

- Kỹ năng xây dựng mối quan hệ

Rapport Building

- Kỹ năng giải quyết phàn nàn hiệu quả

Effective complaint handling

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Organizational and Time management skills

- Kỹ năng tập trung vào khách hàng

Guest focus

- Hệ thống thông tin kiến thức

Information system knowledge / Computer skills

- Kỹ năng bán hàng

Selling and Marketing skills

- Kỹ năng đào tạo

Strong training skills

- Huấn luyện

Coaching

Yêu cầu về kinh nghiệm nghề nghiệp - Work Experience

- Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí quản lí tương tự, môi trường từ 4-5 sao

At least 2- 3 years of experience working at relevant management position, environment from 4 -5 stars.

Trình độ chuyên môn - Qualification

- Tốt nghiệp cao đẳng

College Degree

Yêu cầu về độ tuổi- Age

- Từ 30-50 tuổi

From 30-50 years’ old