JD-PU01-Purchasing Officer

1. ABOUT THE ROLE

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Responsible for managing all purchasing activities for Haven In The Pines during pre-opening and operational phases. Ensures timely procurement of quality goods and services at competitive prices while supporting the resort's sustainability goals. This role encompasses both establishing comprehensive supplier networks and implementing strategic procurement practices, including local sourcing and sustainable initiatives, to meet the operational needs of the resort.

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động thu mua của Haven In The Pines trong giai đoạn tiền khai trương và vận hành. Đảm bảo cung ứng hàng hóa, dịch vụ chất lượng với giá cả cạnh tranh, đúng tiến độ, đồng thời hỗ trợ mục tiêu phát triển bền vững của khu nghỉ dưỡng. Vị trí này bao gồm cả việc thiết lập mạng lưới nhà cung cấp toàn diện và triển khai các thực tiễn thu mua chiến lược, bao gồm nguồn cung ứng địa phương và các sáng kiến bền vững, để đáp ứng nhu cầu vận hành của khu nghỉ dưỡng.

1. Salary, seniority bonus

Lương, thưởng thâm niên. 

2. Labor benefits: social insurance, health insurance according to labor law regulations. 

Được hưởng các chế độ lao động: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật về lao động. 

3. Work in a dynamic, professional, friendly environment. 

Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, thân thiện. 

2. KEY RESPONSIBILITIES

NHIỆM VỤ CHÍNH

a. Supplier Management

Quản lý nhà cung cấp

• Source, evaluate, and select suppliers for all categories including FF&E, OS&E, F&B, and operational supplies

Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho tất cả danh mục bao gồm FF&E, OS&E, F&B và vật tư vận hành

• Conduct competitive quotation processes and negotiate favorable terms and pricing

Thực hiện quy trình báo giá cạnh tranh và đàm phán điều khoản, giá cả có lợi

• Build and maintain supplier database with performance evaluations and compliance records

Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp với đánh giá hiệu suất và hồ sơ tuân thủ

• Develop relationships with local Dalat suppliers and support sustainable sourcing initiatives

Phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp địa phương Đà Lạt và hỗ trợ các sáng kiến nguồn cung bền vững

b. Procurement Operations

Hoạt động thu mua

• Process purchase requisitions from all departments and coordinate timely delivery

Xử lý yêu cầu mua hàng từ tất cả các bộ phận và điều phối giao hàng đúng hạn

• Coordinate with department heads on technical specifications and quality requirements

Phối hợp với trưởng bộ phận về thông số kỹ thuật và yêu cầu chất lượng

• Monitor inventory levels and coordinate with storeroom for optimal stock management

Theo dõi mức tồn kho và phối hợp với kho bãi để quản lý hàng tồn tối ưu

• Handle urgent procurement needs and expedite critical deliveries

Xử lý nhu cầu thu mua khẩn cấp và đẩy nhanh việc giao hàng quan trọng

c. Cost Control & Quality Assurance

Kiểm soát chi phí & Đảm bảo chất lượng

• Monitor procurement costs against budget and identify cost-saving opportunities

Theo dõi chi phí thu mua so với ngân sách và xác định cơ hội tiết kiệm chi phí

• Ensure all goods meet Haven In The Pines quality standards and sustainability criteria

Đảm bảo tất cả hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng Haven In The Pines và thoả mãn tiêu chí phát triển bền vững

• Verify quantity and quality of delivered goods before acceptance

Xác minh số lượng và chất lượng hàng hóa được giao trước khi chấp nhận

• Handle supplier complaints and coordinate returns for defective items

Xử lý khiếu nại nhà cung cấp và điều phối trả lại hàng hóa bị lỗi

d. Documentation, Compliance & Reporting

Quản lý hồ sơ, Tuân thủ & Lập báo cáo

• Maintain complete procurement records, contracts and supplier documentation while ensuring compliance with Vietnamese regulations and hotel policies

Duy trì hồ sơ thu mua, hợp đồng và tài liệu nhà cung cấp đầy đủ, bảo đảm tuân thủ quy định Việt Nam và chính sách khách sạn

• Prepare purchase orders, coordinate invoice processing and payments with the General Accountant

Soạn đơn đặt hàng, phối hợp với Kế toán tổng hợp xử lý hóa đơn và thanh toán

• Conduct market surveys, keep price lists updated and submit monthly procurement and cost analysis reports to management

Thực hiện khảo sát thị trường, cập nhật bảng giá và gửi báo cáo thu mua, phân tích chi phí hằng tháng cho ban quản lý

• Provide procurement data and cost trends to support procurement planning

Cung cấp dữ liệu thu mua và xu hướng chi phí để hỗ trợ kế hoạch thu mua

• Bachelor's degree in Business Administration, Supply Chain Management, or related field

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Chuỗi cung ứng hoặc lĩnh vực liên quan

• Minimum 1-2 years' purchasing experience in the hospitality sector, ideally with hands-on knowledge of the Đà Lạt region or surrounding lake areas

Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm thu mua trong lĩnh vực khách sạn, ưu tiên ứng viên am hiểu thực tế khu vực Đà Lạt hoặc các vùng ven hồ lân cận

• Knowledge of local suppliers and Vietnamese procurement regulations

Hiểu biết về nhà cung cấp địa phương và quy định thu mua Việt Nam

• Strong negotiation and cost analysis skills

Kỹ năng đàm phán và phân tích chi phí tốt

• Good communication skills in Vietnamese and English

Kỹ năng giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh

• Proficient in MS Office and basic inventory management systems

Thành thạo MS Office và hệ thống quản lý tồn kho cơ bản

• Valid driver's license and willingness to conduct supplier visits

Có bằng lái xe hợp lệ và sẵn sàng thăm nhà cung cấp

• Understanding of sustainable procurement practices preferred

Ưu tiên hiểu biết về thực tiễn thu mua bền vững