JD-SM02-Reservations & Ecommerce Supervisor

1. ABOUT THE ROLE

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Responsible for overseeing both traditional reservation operations and all online distribution channels to maximize room revenue and ensure an excellent booking experience. Supervises reservation agents, manages OTA and PMS inventory, and aligns e-commerce strategies with sales initiatives. The Reservations & E-Commerce Supervisor reports directly to the Resort Manager and works closely with Sales executives and Front office to meet occupancy and revenue targets.

Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động đặt phòng truyền thống và toàn bộ kênh phân phối trực tuyến nhằm tối đa hóa doanh thu phòng và đảm bảo trải nghiệm đặt phòng xuất sắc. Giám sát nhân viên đặt phòng, quản lý tồn kho trên OTA và PMS, đồng thời đồng bộ hóa chiến lược thương mại điện tử với các hoạt động kinh doanh. Giám sát Đặt phòng & Thương mại Điện tử báo cáo trực tiếp cho Quản lý Khu nghỉ dưỡng và phối hợp chặt chẽ với đội Kinh doanh và Lễ tân để đạt mục tiêu công suất và doanh thu.

1. Salary, seniority bonus

Lương, thưởng thâm niên. 

2. Labor benefits: social insurance, health insurance according to labor law regulations. 

Được hưởng các chế độ lao động: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật về lao động. 

3. Work in a dynamic, professional, friendly environment. 

Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, thân thiện. 

2. KEY RESPONSIBILITIES

NHIỆM VỤ CHÍNH

a. Reservation Operations

Vận hành đặt phòng

• Ensure accurate, timely processing of bookings, modifications, and cancellations via phone, email and direct channels.

Đảm bảo xử lý chính xác và kịp thời các đặt phòng, thay đổi và hủy qua điện thoại, email và kênh trực tiếp.

• Maintain room inventory allocation, manage waitlists and handle VIP or group requests.

Duy trì phân bổ tồn kho phòng, quản lý danh sách chờ và xử lý yêu cầu VIP hoặc nhóm.

• Coordinate special requests, early check-ins/late check-outs with Front Office team.

Phối hợp xử lý yêu cầu đặc biệt, nhận/phát phòng trễ với đội Lễ tân.

b. E-Commerce & Channel Management

Quản lý Thương mại Điện tử & Kênh

• Update and optimize rates, availability, and content across OTA platforms (e.g., Booking.com, Agoda, Expedia).

Cập nhật và tối ưu giá, tình trạng phòng và nội dung trên các OTA (Booking.com, Agoda, Expedia…).

• Monitor rate parity; perform regular audits to detect discrepancies.

Duy trì tỷ lệ giá đồng nhất; kiểm toán định kỳ để phát hiện sai lệch.

• Manage channel-manager and PMS configurations; troubleshoot integration issues.

Quản lý cấu hình channel-manager và PMS; khắc phục sự cố tích hợp.

• Implement e-commerce promotions, packages and flash sales in coordination with Sales & Marketing.

Triển khai chương trình khuyến mại, gói ưu đãi và flash sale phối hợp cùng Sales & Marketing.

c. Team Leadership & Training

Dẫn dắt và Đào tạo đội ngũ

• Supervise, train and schedule reservation agents; conduct regular coaching to improve conversion and guest satisfaction.

Giám sát, đào tạo và lập lịch cho nhân viên đặt phòng; huấn luyện định kỳ để nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và sự hài lòng của khách.

• Lead upselling and cross-sell initiatives within reservation interactions.

Dẫn dắt các chương trình bán thêm và bán chéo trong quá trình hỗ trợ đặt phòng.

d. Reporting & Analysis

Báo cáo & Phân tích

• Prepare daily, weekly and monthly reports on reservations, pick-up pace, occupancy forecasts, and revenue performance.

Lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng về đặt phòng, tiến độ bán, dự báo công suất và hiệu suất doanh thu.

• Analyze market trends, competitor rates and channel performance; provide actionable insights.

Phân tích xu hướng thị trường, giá đối thủ và hiệu suất kênh; đưa ra đề xuất cải thiện.

e. Guest Service & Quality Control

Dịch vụ Khách hàng & Kiểm soát Chất lượng

• Ensure all guest inquiries and booking issues are resolved within 24 hours.

Đảm bảo mọi thắc mắc và sự cố đặt phòng của khách được giải quyết trong vòng 24 giờ.

• Monitor and respond to guest reviews related to booking experiences on all platforms.

Theo dõi và phản hồi đánh giá của khách về trải nghiệm đặt phòng trên mọi kênh.

• Bachelor’s degree in Hospitality Management, Business Administration or related field.

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.

• Minimum 3 years’ experience in hotel reservations or e-commerce roles, with supervisory responsibility.

Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong vị trí đặt phòng hoặc thương mại điện tử khách sạn, có kinh nghiệm giám sát.

• Proficient in OTA platforms, channel managers

Thành thạo các nền tảng OTA, channel-manager

• Strong analytical skills and advanced Excel proficiency for data reporting.

Kỹ năng phân tích và thành thạo Excel cho báo cáo dữ liệu.

• Excellent communication skills in Vietnamese and English (oral & written).

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nói & viết).

• Knowledge of revenue management principles and yield optimization techniques.

Am hiểu nguyên tắc quản lý doanh thu và kỹ thuật tối ưu hóa doanh thu.

• Customer-centric mindset with attention to detail and problem-solving ability.

Tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, chú ý tới chi tiết và khả năng giải quyết vấn đề.

• Flexibility to work irregular hours, including weekends and holidays.

Linh hoạt làm việc giờ giấc không cố định, bao gồm cuối tuần và ngày lễ.