JD-HR02-Human Resources Executive

1. ABOUT THE ROLE

PHẠM VI CÔNG VIỆC

The Human Resources Executive at Haven in the Pines reports directly to the Human Resource Supervisor and assist with HR activities and administrative operations throughout the pre-opening, opening, and operational phases. This role supports HR functions and administrative management, coordinating with the Human Resource Supervisor to ensure recruitment activities, employee documentation, and administrative operations align with Haven in the Pines standards.

Nhân sự tại Haven in the Pines báo cáo trực tiếp cho Giám sát nguồn nhân lực và hỗ trợ các hoạt động nhân sự và vận hành hành chính trong các giai đoạn tiền khai trương, khai trương và vận hành. Vai trò này hỗ trợ các chức năng nhân sự và quản lý hành chính, phối hợp với Giám sát nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động tuyển dụng, tài liệu nhân viên và hoạt động hành chính tuân thủ tiêu chuẩn Haven in the Pines.

1. Salary, seniority bonus

Lương, thưởng thâm niên. 

2. Labor benefits: social insurance, health insurance according to labor law regulations. 

Được hưởng các chế độ lao động: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật về lao động. 

3. Work in a dynamic, professional, friendly environment. 

Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, thân thiện. 

2. KEY RESPONSIBILITIES

NHIỆM VỤ CHÍNH

a. Recruitment & Staffing Support

Hỗ trợ tuyển dụng & Nhân sự

• Assist with recruitment processes including job postings, resume screening, and interview coordination under Human Resource Supervisor and the Management Board guidance.

Hỗ trợ quy trình tuyển dụng bao gồm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ và phối hợp phỏng vấn dưới sự hướng dẫn của Giám Sát nguồn nhân lực và Ban Quản Trị.

• Coordinate interviews and maintain recruitment documentation for Human Resource Supervisor and Management Board review.

Phối hợp phỏng vấn và duy trì tài liệu tuyển dụng để Giám sát nguồn nhân lực và Ban Quản Trị xem xét.

• Maintain employee records, contracts, and compliance documentation.

Duy trì hồ sơ nhân viên, hợp đồng và tài liệu tuân thủ.

b. Employee Relations & Compliance Support

Hỗ trợ quan hệ nhân viên & tuân thủ quy định

• Assist with ensuring compliance with Vietnamese Labor Code and regulations.

Hỗ trợ đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động Việt Nam và các quy định.

• Coordinate with local authorities on labor compliance reporting and documentation.

Phối hợp với cơ quan chức năng về báo cáo tuân thủ lao động và tài liệu.

• Handle basic employee inquiries and escalate complex issues to Human Resource Supervisor and Management Board.

Xử lý thắc mắc cơ bản của nhân viên và báo cáo các vấn đề phức tạp lên Giám sát nguồn nhân lực và Ban Quản Trị.

c. Compensation & Benefits Administration

Lương thưởng & Phúc lợi

• Process monthly payroll data, calculate salaries, overtime, and deductions in coordination with Accounting department.

Xử lý dữ liệu bảng lương hàng tháng, tính lương, làm thêm giờ và các khoản khấu trừ phối hợp với bộ phận Kế toán.

• Administer employee benefits including social insurance, health insurance, and unemployment insurance registrations.

Quản lý phúc lợi nhân viên bao gồm đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

• Handle personal income tax calculations and submissions to relevant authorities.

Xử lý tính toán thuế thu nhập cá nhân và nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

• Coordinate employee welfare programs and staff recognition activities.

Phối hợp các chương trình phúc lợi nhân viên và hoạt động ghi nhận thành tích của nhân viên.

d. Administration Management

Quản lí Hành chính

• Facilitate administrative operations and regulatory compliance, including permits, documentation, and local authority coordination under guidance of Management Board

Thực hiện các hoạt động, thủ tục hành chính và tuân thủ quy định, bao gồm giấy phép, tài liệu và phối hợp với cơ quan chức năng dưới sự hướng dẫn của Ban Quản Trị

• Handle day-to-day office administration, coordinate with vendors for routine services, and support documentation for service provider contracts under Management Board guidance

Đảm nhiệm công tác hành chính văn phòng hàng ngày, phối hợp với nhà cung cấp trong các dịch vụ thường xuyên, và hỗ trợ lập tài liệu hợp đồng dịch vụ theo sự chỉ đạo của Ban Quản Trị

• Maintain document control systems and ensure proper archiving of records

Duy trì hệ thống kiểm soát tài liệu và đảm bảo lưu trữ hồ sơ đúng cách

• Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or related field

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan

• Minimum 1-2 years’ HR experience in hospitality, preferably pre-opening

Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm nhân sự trong ngành khách sạn, ưu tiên có kinh nghiệm tiền khai trương

• Understanding of Vietnamese labor law, and local employment regulations

Hiểu biết về Luật Lao động Việt Nam và quy định việc làm địa phương

• Good communication skills in Vietnamese and English

Kỹ năng giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh

• Proficient in MS Office, basic HR management systems

Thành thạo MS Office và hệ thống quản lý nhân sự cơ bản

• Good organizational and coordination skills with attention to detail.

Kỹ năng tổ chức và phối hợp tốt với sự chú ý đến chi tiết.

• Ability to handle confidential information with discretion.

Khả năng xử lý thông tin bí mật một cách kín đáo.

• Good interpersonal skills for working with diverse teams and external stakeholders.

Kỹ năng giao tiếp tốt cho làm việc với các đội ngũ đa dạng và bên liên quan bên ngoài.

• Ability to work under guidance and coordinate with multiple stakeholders.

Khả năng làm việc dưới sự hướng dẫn và phối hợp với nhiều bên liên quan.

• Flexibility to work extended hours during peak seasons and special events.

Linh hoạt làm việc thêm giờ trong mùa cao điểm và sự kiện đặc biệt.