Front Office Supervisor/Giám sát Lễ Tân

To perform all Front Office Clerk duties in accordance with the Job Description and Resort Policies and Procedures.

2. Tối đa hóa công suất phòng và sử dụng các kỹ năng bán hàng để đẩy bán các dịch vụ và tiện ích của khách sạn.

Maximize room occupancy and use up-selling techniques to promote resort services and facilities.

3. Giám sát và theo dõi các hoạt động hàng ngày của quầy lễ tân đảm bảo nhân viên chấp hành theo các quy trình sẵn có bao gồm đăng ký khách, thay đổi phòng, quản lý thu ngân, tin nhắn, két an toàn, v.v. Đảm bảo nhân viên luôn thể hiện thái độ và tác phong chuyên nghiệp

To supervise and monitor the day-to-day activities of the reception desk ensuring staff adhere to established standards including registration of guests, room changes, cashiering function, messages, safety deposit boxes etc. To ensure that staff always demonstrate professional attitudes and behaviours.

4. Phân bổ nhiệm vụ công việc hàng ngày cho nhân viên để đạt được các mục tiêu và mục đích của bộ phận và tránh các tình huống khủng hoảng. Đảm bảo các hướng dẫn rõ ràng, ngắn gọn và trong phạm vi kỹ năng của nhân viên được giao. Đảm bảo các trình tự quy định được tuân thủ và nhiệm vụ được hoàn thành bằng cách thực hiện kiểm tra định kỳ. Đảm bảo tất cả nhân viên đều được thông báo tóm tắt về các hoạt động hàng ngày của khách sạn, khách VIP sắp đến và các mục nhật ký liên quan.

To allocate day to day work tasks to staff in order to reach department goals and objectives and avoid crisis situations. To ensure instructions are clear and concise and within the skills of the assigned personnel. To ensure that prescribed sequences are followed and that the task is completed by performing routine checks. To ensure all staff are briefed in the resort’s daily activities, arriving VIP guests and relevant logbook entries.

5. Giám sát các quy trình an toàn trong khu vực Lễ tân bao gồm kiểm soát chìa khóa, tiền mặt, kho, trang thiết bị, nhân viên và khách để đảm bảo các chính sách và quy trình của khách sạn được tuân thủ nghiêm ngặt. Báo cáo kịp thời bất kỳ sự cố và rủi ro về an ninh cho Bộ phận An ninh hoặc Trưởng bộ phận Tiền sảnh. Ghi lại bất kỳ sự cố hoặc rủi ro về an ninh ngay lập tức theo quy trình.

To supervise security procedures within the Front Office areas including key control, cash, stores, equipment, staff and guests ensuring resort policies and procedures are strictly adhered to. To report any security incidents and accidents promptly to the Security Department or Front Office Manager. To log any security incidents or accidents promptly in accordance with established procedure.

6. Giám sát việc cấp và đóng két an toàn, đảm bảo các hồ sơ liên quan được hoàn thành theo đúng quy trình.

To supervise the issuing and closing of safety deposit boxes ensuring relevant documentation is completed in accordance with established procedures.

7. Giám sát các thủ tục xử lý và kiểm soát chìa khóa bao gồm đảm bảo an toàn ngăn kéo thu ngân và hạn chế cấp chìa khóa phòng. Thực hiện các cuộc kiểm toán trọng điểm để giảm thiểu tổn thất. Để đảm bảo mức độ bảo mật tối đa được duy trì mọi lúc.

To supervise the key handling and control procedures including security of cashier drawers and maintaining minimum level of room key allocations. To conduct key audits to minimise loss. To ensure maximum level of security is maintained at all times.

8. Giám sát việc xử lý tiền mặt và các thủ tục ngân hàng. Xem xét kỹ lưỡng séc, thanh toán bằng thẻ tín dụng, séc du lịch và chứng từ đại lý du lịch để xác định tính hợp lệ và chính xác việc thanh toán. Đảm bảo tất cả các thông tin được ghi lại một cách chính xác và phù hợp với quy trình đã thiết lập. Chịu trách nhiệm về việc xử lý quỹ tiền mặt cuối tuần theo phân công. Kiểm tra chính xác quỹ tiền khi thu, đảm bảo các giao dịch tiền mặt chính xác, đối chiếu các khoản tiền vào cuối tuần và trả lại quỹ tiền cho Nhân viên Thủ quỹ.

To supervise cash handling and banking procedures. To scrutinise cheques, credit card payments, travellers’ cheques and travel agents vouchers for validity and accuracy of billing. To ensure all information is recorded correctly and in accordance with established procedure. To be accountable for handling of weekend float as assigned. To check accuracy of float upon collection, ensure accurate cash transactions, reconcile monies at end of weekend and return float to General cashier.

9. Ủy quyền các khoản giảm giá và thanh toán chứng từ cho Nhân viên Lễ tân theo quy định. Đảm bảo tài liệu đầy đủ và liên quan được đính kèm trước khi chuyển tiếp đến bộ phận kế toán. Đảm bảo giảm thiểu các khoản giảm giá bằng cách tuân theo các quy trình kiểm soát .

To authorise rebates and paid out vouchers for Front Office Clerks in accordance with established policy. To ensure complete and relevant documentation is attached prior to forwarding to the accounts department. To ensure rebates are minimised by following control procedures.

10. Giám sát và theo dõi hồ sơ thông tin của khách . Phân tích và theo dõi kịp thời bảng câu hỏi của khách. Giữ sổ nhật ký nhận xét của khách chính xác, cập nhật và chuyển thông tin vào hồ sơ lịch sử của khách một cách thường xuyên và kịp thời.

To supervise and monitor guest information records. To analyse and promptly follow-up on guest questionnaires. To keep an accurate and up to date guest comments log book and transfer information into guest history files on a regular and timely basis.

11. Theo dõi kiểm tra tình trạng phòng của các nhóm và công suất sử dụng phòng để tối đa hóa công suất phòng tránh tình trạng đặt phòng quá mức. Quản lý phòng cho các nhóm, tour du lịch, FIT và phi hành đoàn, đảm bảo việc phân bổ phòng phù hợp với tình trạng sẵn có của loại phòng đảm bảo không xảy ra tình trạng đặt phòng vượt mức trong cùng loại phòng .

To monitor the room inventory checking group blocks and occupancy levels in order to maximise occupancy whilst avoiding over-booking. To manage room inventory for groups, tours, FIT and crews ensuring room assignments are in accordance with room type availability ensuring overbooking does not occur in room categories.

12. Đảm bảo tất cả các phòng VIP đều được chỉ định trước và các phòng đó được kiểm tra trước khi khách đến. Đảm bảo việc đón và đưa đón tại sân bay được xử lý một cách chính xác và kịp thời. Gặp gỡ, chào hỏi và đăng ký khách khi đến một cách lịch sự và nhanh chóng. Cung cấp dịch vụ cá nhân cho khách VIP bằng cách tham gia vào các yêu cầu và hỗ trợ các yêu cầu của khách một cách lịch sự và kịp thời.

To ensure all VIP rooms are pre-assigned and that rooms are inspected prior to guest arrival. To ensure that airport pick-ups and transfers are handled correctly and promptly. To meet, greet and register guest on arrival politely and promptly. To extend a personal service to VIP’s by attending to their enquires and assisting with their requirements politely and promptly.

13. Hỗ trợ kiểm soát ngân sách hoạt động của bộ phận bằng cách theo dõi và kiểm soát chi phí phù hợp với mục tiêu ngân sách.

To assist in the control of the department’s operation budget by monitoring and controlling costs in accordance with budget targets.

14. Tạo các báo cáo, danh sách và thống kê chính xác theo yêu cầu. Sắp xếp thông tin rõ ràng, ngắn gọn và hợp lý. Phân phối thông tin cho nhân viên và / hoặc bộ phận có liên quan trong khoản thời gian nhất định.

To produce accurate reports, lists and statistics as required. To organise information clearly, concisely, and logically. To distribute information to the relevant personnel and/or department within time frames.

- Mức lương cạnh tranh./ Competitive salary

- Có phí phục vụ trong thời gian thử việc/ Service charge during probationary period

- Được thưởng các dịp Lễ, Tết, Hiếu, Hỉ/ Year- end bonus; Gift on national and special holidays

- Được hỗ trợ bữa ăn trong ca làm việc/ Meal allowance

- Được hỗ trợ nhà ở nhân viên/ Housing allowance

- Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN/ Insurance as labor law

- Được 12 ngày phép/ năm/ 12 annual leave per year

- Được thưởng thức Buffett (BBQ) hàng tháng/ Enjoy monthly BBQ

- Được phụ cấp độc hại cho những chức danh có tiếp xúc hoá chất độc hại/ Incident allowance for those who exposed with chemicals

THÔNG TIN LIÊN HỆ/ HOW TO APPLY:

Ứng viên vui lòng gửi CV/ Hồ sơ theo thông tin bên dưới:

- Hotline: 0367718273

- Hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại Cổng Bảo vệ khu nghỉ dưỡng Ocean Bay Phú Quốc Resort and Spa/

Or apply directly at the Ocean Bay Phu Quoc Resort and Spa Security Gate.

- Địa chỉ: Cuối đường Dinh Bà- Đường Dinh Bà, Ấp Ông Lang, Xã Cửa Dương, Thành phố Phú Quốc, Tỉnh Kiên Giang/ Address: End of Dinh Ba Street- Dinh Ba Street, Ong Lang Hamlet, Cua Duong Commune, Phu Quoc City, Kien Giang Province.