Nhân Viên Đặt Phòng (Reservation Agent)

Reservation Agent chịu trách nhiệm xử lý tất cả các yêu cầu đặt phòng của khách, bảo đảm thông tin chính xác, nhanh chóng và theo đúng quy trình. Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh thu phòng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn.

Nhiệm vụ chính

1. Xử lý đặt phòng

• Tiếp nhận, trả lời yêu cầu đặt phòng qua điện thoại, email, OTA, website.
• Kiểm tra tình trạng phòng, báo giá và xác nhận đặt phòng cho khách.
• Nhập và cập nhật chính xác thông tin khách vào hệ thống PMS.
• Xử lý các yêu cầu đặc biệt của khách (giường phụ, view, amenities…).

2. Doanh thu & tối ưu công suất

• Thực hiện upselling (nâng hạng phòng, thêm dịch vụ bổ sung).
• Tuân thủ chính sách giá và chương trình khuyến mãi hiện hành.
• Đảm bảo tối ưu công suất phòng bằng cách phối hợp với Revenue Manager.
• Báo cáo tình trạng đặt phòng, booking pace hàng ngày/tuần.

3. Dịch vụ khách hàng

• Giao tiếp thân thiện, chuyên nghiệp, tư vấn dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách.
• Xác nhận, nhắc lại chi tiết đặt phòng để tránh sai sót.
• Phối hợp với Front Office & Housekeeping để chuẩn bị phòng cho khách.
• Giải quyết khiếu nại ban đầu liên quan đến đặt phòng.

4. Quản lý hệ thống & báo cáo

• Cập nhật thường xuyên tình trạng phòng trên hệ thống PMS/Channel Manager.
• Kiểm tra booking từ OTA, corporate, travel agents để tránh overbooking.
• Lập báo cáo booking hàng ngày/tuần/tháng theo yêu cầu.
• Lưu trữ hợp đồng, thư xác nhận đặt phòng và thông tin khách hàng.

• Quà tặng sinh nhật
• Hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi xã hội theo quy định hiện hành như: BHYT, BHXH, BHTN.
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
• Phụ cấp cơm 50.000/ngày

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Du lịch, Nhà hàng – Khách sạn, Ngoại ngữ hoặc liên quan.
• Có kinh nghiệm làm việc trong bộ phận Reservations/Front Office là lợi thế (chấp nhận đào tạo ứng viên mới).
• Tiếng Anh giao tiếp tốt, ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác.

• Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xử lý tình huống tốt.
• Cẩn thận, chính xác, nhanh nhẹn trong nhập liệu.
• Am hiểu cơ bản về hệ thống PMS, Channel Manager, OTA.
• Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.
• Tác phong chuyên nghiệp, giọng nói chuẩn, dễ nghe.