Quản lý ca trực / Duty Manager

• Con người / People
• - Chỉ đạo giám sát và quản lý các hoạt động hàng ngày, lên kế hoạch và phân công công việc phù hợp để đảm bảo luôn có đủ lượng nhân viên làm việc trong ca / Direct/Manage everyday activity, plan and assign work ensuring you always have the right staffing numbers
• - Phát triển đội ngũ nhân viên, cải thiện khả năng làm việc của nhân viên thông qua việc hướng dẫn và đưa phản hồi, tạo ra mục tiêu phát triển cho nhân viên / Develop your team and improve their performance through coaching and feedback, and create performance and development goals for colleagues
• - Đào tạo nhân viên để đảm bảo họ có thể đưa tới một dịch vụ phù hợp với tiêu chuẩn mà khách sạn kỳ vọng / Train colleagues to make sure they deliver with compliance and to the standards we expect
• - Thúc đẩy môi trường làm việc tuyệt vời cho nhân viên để phát triển – liên kết với các phòng ban để tạo ra ý nghĩa của việc là một nhóm / Drive a great working environment for teams to thrive - linking up departments to create sense of one team
• - Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và dịch vụ chất lượng thông qua việc phối hợp và trao đổi hàng ngày với các bộ phận khách / Promote teamwork and quality service through daily communication and coordination with other departments
• - Đề xuất hoặc bắt đầu bất kỳ hành động nào liên quan tới vấn đề nhân sự khi cần thiết / Recommend or initiate any HR related actions where needed
• - Hỗ trợ trưởng bộ phận trong tất cả các khía cạnh công việc trong ca / Assist the Front Office Manager in all aspects of the duties
• - Hỗ trợ trưởng bộ phận xếp phòng và sửa đổi theo yêu cầu hoạt động hàng ngày / Assist the Front Office Manager to assign rooms and revise according to operational requirement on day-to-day basis
• - Xếp lịch làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả dựa theo tình hình kinh doanh và theo dõi thời gian cũng như sự có mặt của nhân viên / Effectively schedule employees to business demands and tracks employee time and attendance
• - Đảm bảo nhân viên có đủ đồ dùng và đồng phục phù hợp / Ensures employees have the proper supplies and uniforms
• - Mở và đóng ca, đảm bảo hoàn thành danh sách công việc đã được phân công trong ca làm việc / Open and close Front Office shifts and ensuring completion of assigned shift checklist and other duties
• - Truyền đạt với nhân viên những kỳ vọng về sự thể hiện của nhân viên trong công việc phù hợp với mô tả công việc của từng vị trí / Communicate performance expectations employees in accordance with job descriptions for each position
• - Giám sát nhân sự lễ tân nhằm đảm bảo khách hàng luôn nhận được sự quan tâm nhanh chóng, nhiệt thành, và sự nhận biết cá nhân hóa / Monitor Front Office personnel to ensure guests receive prompt, cordial attention and personal recognition
• - Kiểm soát tình trạng phòng trống, các loại phòng, độ chính xác của số lượng phòng và giá / Control the availability of rooms, rooms types, accuracy of room count and rate categories
• - Đánh giá ngoại hình, kỷ luật và hiệu quả của tất cả nhân viên dưới sự giám sát trực tiếp, có những hành động khắc phục ngay lập tức nếu cần thiết / Appraise appearance, discipline and efficiency of all staff under direct supervision and initiate immediate remedial action if necessary
• - Duy trì các tiêu chuẩn phù hợp về hành vi, trang phục, vệ sinh, diện mạo và cử chỉ của nhân viên các bộ phận / Maintain appropriate standards of conduct, dress, hygiene, uniforms, appearance and posture of departmental employees
• - Tổ chức và tiến hành các cuộc họp giao ca cho toàn bộ nhân viên nhằm tạo điều kiện cho việc liên lạc và vận hành hoạt động được trôi chảy / Organize and conduct regular meeting for all Guest Services and front of the house staff to facilitate communications and smooth operations
• - Cung cấp thông tin đầu vào cho các cuộc họp bộ phận và đại diện trong trường hợp vắng mặt / Provide input for Guest Services Departmental Meetings and deputizes in cases of absence
• - Duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận để đảm bảo dịch vụ khách hàng được diễn ra trôi chảy / Maintain inter-departmental relationships to ensure seamless customer service
• Trải nghiệm khách hàng / Guest Experience
• - Chịu trách nhiệm chung cho việc đảm bảo rằng các khu vực của khách ở sảnh luôn được giữ sạch sẽ, ngăn nắp theo đúng tiêu chuẩn / Overall responsible for ensuring the respective guest area at the lobby is clean, tidy in orderly manner at all times
• - Chịu trách nhiệm với toàn bộ các khía cạnh của khách sạn ảnh hưởng tới thời gian lưu trú của khách • Responsible for all aspects of hotel operation affecting guest stay
• - Chạy và xem xét các thông tin quan trọng có trong báo cáo hoạt động của phòng / Run and review critical information contained in room operations reports
• - Tương tác với khách hàng để thu thập phản hồi về chất lượng sản phẩm mức độ dịch vụ của khách sạn; Đáp ứng và phản hồi các vấn đề và khiếu nại của khách hàng một cách hiệu quả, tìm kiếm sự hỗ trợ từ người giám sát khi cần thiết / Interact with guests to obtain feedback on product quality and service levels; effectively responding to and handles guest problems and complaints seeking assistance from supervisor as necessary
• - Hỗ trợ việc xem lại phiếu góp ý và kết quả đánh giá sự hài lòng của khách hàng với nhân viên / Assist in the review of comment cards and guest satisfaction results with employees
• - Giải quyết vấn đề đạt tới 100% sự hài lòng của khách hàng / Problem Resolution to 100% Guest satisfaction
• - Liên lạc với các bộ phận khách và các đối tác bên ngoài nếu cần thiết để đảm bảo cung cấp dịch vụ tuyệt vời cho khách hàng / Liaise with other departments and necessary outside contracts to ensure excellent service delivery
• - Giám sát việc duy trì hệ thống lưu lại lịch sử khách quay lại một cách hiệu quả / Oversee maintenance of efficient repeat guest history system
• - Thúc đẩy doanh số bán hàng của khách sạn và các cơ sở vật chất trong khách sạn / Promote Inter-Hotel sales and in-house facilities
• - Chú ý tới những yêu cầu đặc biệt của khách hàng / Attending to special requests by guests
• - Xem lại danh sách khách đến trong ngày và danh sách khách VIP để kiểm tra việc sắp xếp phòng, các tiện nghi và các yêu cầu đặc biệt / Review arrival lists for all arrivals and VIPs to check room allocations, amenities, and special requests
• - Giám sát các yêu cầu đối với tất cả các tiện nghi trong khách sạn một cách kịp thời / Oversee requisitions for all front of the house amenities on a timely basis.
• - Phê duyệt việc nâng cấp hạng phòng và các tiện nghi đặc biệt khi vắng mắt trưởng bộ phận / Approve upgrades and special amenities in absence of Front Office Manager
• - Chịu trách nhiệm chung về việc đảm bảo và duy trì toàn bộ phạm vi dịch vụ được cung cấp cho khu vực tiền sảnh bao gồm nhân viên lễ tân, quản gia, dịch vụ hành lý và xe điện, đội ngũ lái xe và cung cấp thông tin với mục đích làm hài long tối đa khách hàng / Overall responsible for ensuring and maintaining the entire range of services offered for front of the house areas includes all Guest Services staff, Butlers, Buggy & Bell Services, Concierge and driver team with the aim to maximum guest satisfaction
• Tài chính / Financial
• - Giúp tạo ra ngân sách hàng năm và thiết lập mục tiêu của bộ phận / Help create the department’s annual budget and the setting of departmental goals
• - Giám sát ngân sách và quản lý chi tiêu / Monitor budget and control expenses
• - Giám sát các quy trình bán hàng để tối đa hóa doanh thu và công suất phòng ở / Supervise same day selling procedures to maximize room revenue and property occupancy
• - Tối đa công suất, doanh thu, giá phòng trung bình trong khi vẫn duy trì tiêu chuẩn dịch vụ ở mức cao / Maximize occupancy, revenue and average rate while maintaining high service standards
• - Thúc đẩy việc bán loại phòng cao cấp hơn khách đã đặt mỗi ngày và theo dõi báo cáo hàng tháng / Drive Room upselling on day-to-day basis with monthly tracking record
• - Hỗ trợ việc chuẩn bị báo cáo tuần và báo cáo tháng về công suất và giá phòng khách sạn dựa theo yêu cầu từ Giám đốc Lễ tân và Giám đốc Tài chính và Hỗ trợ Kinh doanh / Assist in the preparation of weekly and monthly reporting on hotel occupancies and rates as required by FOM and Director of Finance/Business Support
• - Giám sát độ chính xác của báo cáo kiểm toán ca đêm và theo dõi nếu cần / Oversee Night Audit accuracy of audit and follow up if necessary.
• - Giám sát lịch làm việc hàng ngày, đảm bảo rằng ngân sách và tình hình kinh doan của khách sạn được cân nhắc, đồng thời chú ý tới việc xếp lịch vào những dịp nghỉ lễ liên quan / Oversee rosters on a daily basis, ensuring that budget and business levels are taken into consideration and also paying close attention to any relevant holiday considerations.
• - Đảm bảo tính chính xác, kiểm soát và tính an toàn của tất cả các thủ tục thu ngân / Ensure accuracy, control and safety of all cashiering procedures.
• - Nắm rõ chính sách và quy trình tín dụng, liên hệ mật thiết với bộ phận Kế toán nhằm đảm bảo rằng các quy trình tín dụng được thực hiện chính xác / Be aware of credit policies and procedures and liaise closely with Finance Department to ensure that credit procedures are properly carried out
• - Hỗ trợ Giám đốc bộ phận để thiết lập và đảm bảo rằng bộ phận đạt được các mục tiêu tài chính và hiệu quả hoạt động cho cả doanh thu và chi tiêu. Tích cực tham gia vào việc đảm bảo rằng bộ phận hiểu được các mục tiêu tài chính của khách sạn / Assist Director of Front Office setting and ensuring the Guest Services achieves its financial and performance targets for both revenue and expenditure Be actively involved in ensuring that the Guest Services team understands the hotel’s financial and objectives
• - Giám sát và xác định các lĩnh vực để tối thiểu hóa việc phải tiến hành giảm trừ doanh thu / Monitoring and identifying areas in which to minimize rebates.
• - Tổng hợp, phân tích và kiểm soát chi phí liên quan tới chăm sóc khách hàng / Compile, analyses and control guest relations’ costs
• - Tổng hợp các số liệu thống kê cho dịch vụ khách hàng và cung cấp những báo cáo liên quan tới khu vực này / Compile statistics for Guest Services and provide reports relating to that area
• - Liên tục kiểm tra tính chính xác của số lượng phòng / Continually check the accuracy of room count
• - Hiểu quy trình kiểm toán ca đêm và có thể hiểu và sử dụng các báo cáo khi cần thiết / Understands night audit procedures and being able to comprehend and utilize reports as necessary
• - Hỗ trợ việc chuẩn bị lịch làm việc phù hợp cho nhân viên, chú ý tới các dịp lễ, công suất và dự báo công suất phòng, hoạt động của các đoàn lớn đang ở trong khách sạn, đặc biệt chú ý tới thời gian di chuyển của đoàn / Assist in the preparation of efficient work schedule for Guest Services Staff, arranging holidays and vacation, taking into consideration project occupancy and forecasts and any large group movements, especially those with early or late arrivals or departures
• Kinh doanh có trách nhiệm / Responsible Business
• - Hỗ trợ việc điều tra tai nạn liên quan tới khách và nhân viên / Assists in the investigation of employee and guest accidents
• - Thông thạo hoàn toàn các quy trình khẩn cấp của Nhóm Ứng phó khủng hoảng theo hướng dẫn khủng hoảng và theo lời khuyên từ các cơ quan có liên quan tới việc giải quyết khủng hoảng không giới hạn ở: cấp cứu y tế, mất mát và phòng ngừa, tất cả các sự cố và báo cáo, an toàn phòng cháy chữa cháy, quy trình sơ tán, mất điện và hệ thống ngừng hoạt động / Fully conversant with the Crisis Response Team emergency procedures per the Crisis manual and upon advice from relevant authority that cover emergencies not limited to: Medical emergencies, loss and prevention, all incidents and reporting, fire life and safety, evacuation procedures, power outage and system downtime
• - Tiến hành sơ cứu và hồi sức tim phổi nếu được yêu cầu để bảo vệ tính mạng / Conducts First Aid and CPR if required to preserve life
• - Thực hiện các hành động cần thiết như in báo cáo khách đang lưu trú… trên hệ thống PMS trong các trường hợp khẩn cấp / Takes necessary actions such as prepare in-house guest list from the Property Management Systems (PMS) in emergency situation
• - Vận hành tất cả các thiết bị của bộ phận khi cần thiết và báo cáo lại sự cố / Operate all department equipment as necessary and reporting malfunctions
• - Thể hiện các nhận thức đúng đắn và quy trình an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc, đảm bảo phổ biến thông tin cho tất cả thành viên trong bộ phận / Demonstrate a sound awareness of Workplace Health and Safety policies and procedures and ensure the dissemination of information to all team members
• - Cung cấp hướng dẫn và tập huấn cho toàn bộ nhân viên, đảm bảo khả năng của họ có thể thực hiện các trách nhiệm về sức khỏe và an toàn nơi làm việc, bao gồm: các mối nguy hiểm tại nơi làm việc, quy trình vận hành an toàn, sử dụng và bảo trì các thiết bị an toàn và an toàn cá nhân cũng như quy trình ứng phó với các tình huống khẩn cấp / Provide induction and refresher training to all staff, ensuring their ability to discharge allocated Workplace Health & Safety responsibilities including: hazards within the workplaces, safe operating procedures, use and maintenance of PPE and safety equipment and emergency response procedures
• - Tiên phong trong việc nhận biết và báo cáo về các mối nguy, đánh giá rủi ro, thiết kế và thực hiện các biện pháp kiểm soát mối nguy / Champion the identification and reporting of hazards, evaluation or risks, and design and implementation of hazard and control measures
• - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo và điều tra các chấn thương và bệnh tật phát sinh từ phía khách và các hoạt động tại nơi làm việc, tiến hành / hỗ trợ điều tra để đề xuất và đưa ra các hành động thiết thực nhằm ngăn ngừa hoặc giảm thiểu khả năng tái diễn / Facilitate the reporting and investigation of injuries and illnesses arising from guest and workplace activities, conduct / assist in investigations to recommend and put in place corrective actions to prevent or minimize the chance of recurrence
• - Chịu trách nhiệm trong việc giữ gìn an ninh và an toàn của khách sạn, tham gia và các hoạt động có liên quan tới an toàn tính mang và phòng cháy chữa cháy / Be responsible in keeping our property safe and secure, to participate in any hotel activity related to Fire Life safety
• - Các nhiệm vụ đột xuất khác – những sự việc phát sinh đột xuất yêu cầu sự tập hợp của tất cả mọi người để có thể hoàn thành / Other ad-hoc duties – unexpected moments when we have to pull together to get a task done
• - Có thể hỗ trợ các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý / May assist with other duties as assigned by management

- Mức lương cạnh tranh nhất Hạ Long

- Làm việc 05 ngày/tuần

- Thử việc hưởng 100% lương

- Hưởng full chế độ theo luật lao động

- Cùng nhiều chế độ đãi ngộ hấp dẫn khác

- Kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp tốt / Demonstrated strong leadership, team, and communication skills are essential

- Giao tiếp tiếng Anh trôi chảy. Các ngôn ngữ khác được ưu tiên / Fluent in English communication. Other languages preferred

- Thành thạo kỹ năng viết và trả lời thư, máy tính văn phòng và các hệ thống tiêu chuẩn của Lễ tân / Proficient in the use of Front Office system, Microsoft Office and emails handling

- Khả năng tổ chức và giải quyết vấn đề / Problem solving and organizational abilities