Event Planning Manager - Park Hyatt Phu Quoc - Pre - opening stage

• Quản lý hoạt động Event Planning/Groups & Events: tiếp nhận yêu cầu, tư vấn giải pháp, lập kế hoạch và triển khai sự kiện từ đầu đến cuối.
  Manage Event Planning/Groups & Events operations: handle inquiries, consult solutions, plan and execute events end-to-end.
• Là đầu mối làm việc với khách hàng: họp trao đổi, site inspection, chốt concept, timeline, ngân sách và các hạng mục dịch vụ.
  Be the main point of contact for clients: meetings, site inspections, finalize concept, timeline, budget and service details.
• Lập proposal, hợp đồng, BEO/Function Sheet, floor plan; phối hợp phê duyệt nội bộ và đảm bảo thông tin thống nhất.
  Prepare proposals, contracts, BEO/Function Sheets and floor plans; coordinate internal approvals and ensure alignment.
• Điều phối liên phòng ban (F&B/Banquet/Kitchen/AV/FO/Housekeeping/Security…); tổ chức pre-con, rehearsal và onsite briefing.
  Coordinate cross-department operations (F&B/Banquet/Kitchen/AV/FO/Housekeeping/Security, etc.); run pre-cons, rehearsals and onsite briefings.
• Quản lý tiến độ chuẩn bị: setup, nhân sự, trang thiết bị, vendor; đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng và thời gian.
  Manage preparation progress: set-up, staffing, equipment and vendors; ensure quality standards and timelines are met.
• Quản lý ngân sách, theo dõi doanh thu – chi phí – lợi nhuận; kiểm soát thay đổi phát sinh (change order) và tối ưu cost.
  Manage budgets and track revenue–cost–profit; control change orders and optimize costs.
• Giám sát vận hành sự kiện tại hiện trường; xử lý sự cố, thay đổi last-minute và đảm bảo trải nghiệm khách hàng.
  Oversee on-site event operations; handle issues, last-minute changes and ensure guest satisfaction.
• Phối hợp Sales/Revenue để quản lý pipeline, forecast; đảm bảo chuyển đổi lead thành hợp đồng và đạt KPI.
  Coordinate with Sales/Revenue on pipeline and forecast; convert leads to contracts and achieve KPIs.
• Quản lý và đào tạo đội ngũ event planner/coordinator; phân công công việc, coaching và đánh giá hiệu suất.
  Lead and train the event planning/coordinator team; assign tasks, coach and evaluate performance.
• Thực hiện báo cáo định kỳ: pipeline, conversion, doanh thu sự kiện, post-event review và đề xuất cải tiến.
  Prepare periodic reports: pipeline, conversion, event revenue, post-event reviews and improvement actions.

• Mức lương hấp dẫn
  Attractive salary
• Phụ cấp cho giai đoạn tiền mở cửa
  Pre-opening allowance
• Hỗ trợ chi phí trợ cấp đi lại khi nhận việc
  Relocation allowance
• Hỗ trợ chi phí trợ cấp thăm nhà hàng năm
  Annual home leave allowance
• Hỗ trợ phụ cấp phí phục vụ trong giai đoạn tiền mở cửa
  Service charge allowance during pre-opening
• Được cung cấp nhà ở tại Nhà nhân viên
  Staff accommodation
• Cung cấp 3 bữa ăn mỗi ngày kể cả ngày nghỉ
  3 meals per day including days off
• 15 ngày phép năm
  15 annual leave days
• Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội theo luật lao động
  Social and Health insurance as per local law
• Chương trình đào tạo và phát triển
  Training and development plan
• Được trải nghiệm 12 đêm phòng miễn phí tại các khách sạn của tập đoàn Hyatt
  12 complimentary room nights at Hyatt properties worldwide

• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm Event Planning/Conference & Banquet/Groups & Events trong khách sạn/resort; ưu tiên đã quản lý.
  Minimum 3–5 years’ experience in Event Planning/Conference & Banquet/Groups & Events in hotels/resorts; management experience preferred.
• Am hiểu quy trình MICE/banquet: BEO, setup, flow phục vụ, AV, decor, vendor management.
  Strong knowledge of MICE/banquet operations: BEO, set-up, service flow, AV, décor and vendor management.
• Kỹ năng quản lý dự án, lập kế hoạch, kiểm soát ngân sách và giải quyết vấn đề tốt.
  Strong project management, planning, budgeting and problem-solving skills.
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và chăm sóc khách hàng; xử lý tình huống tốt dưới áp lực thời gian.
  Excellent communication, negotiation and client management; able to handle pressure and tight timelines.
• Khả năng lãnh đạo đội nhóm, điều phối đa phòng ban; chủ động và định hướng kết quả.
  Strong leadership and cross-functional coordination; proactive and results-driven.
• Tiếng Anh tốt (nói/viết); có thể làm việc với khách hàng quốc tế.
  Good English (spoken/written) to work with international clients.
• Thành thạo MS Office; biết Opera/Sales & Catering system (Delphi/Amadeus, v.v.) là lợi thế.
  Proficient in MS Office; experience with Opera/Sales & Catering systems (Delphi/Amadeus, etc.) is a plus.

We will be reviewing your qualifications and experience with available positions at the present time, and should your application be short-listed, we will then contact you for an interview.