Nhân viên mua hàng (Purchasing Staff)

• Thực hiện hoạt động mua hàng của Công ty theo đúng quy trình đã ban hành
• Tiếp nhận và kiểm tra nhu cầu mua hàng (PR) từ các bộ phận: chủng loại, số lượng, thời gian, ngân sách
• Đánh giá tính hợp lý của yêu cầu mua hàng, chủ động trao đổi và đề xuất phương án mua tối ưu

2. Xử lý mua hàng và đặt hàng

• Thực hiện toàn bộ quy trình mua hàng:
• Nhận PR - tìm kiếm/so sánh báo giá - đàm phán - trình duyệt - phát hành PO
• Theo dõi đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi giao nhận hoàn tất
• Phối hợp với kho/vận hành kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa khi nhận
• Xử lý các vấn đề phát sinh: chậm giao, thiếu hàng, sai quy cách, phát sinh chi phí

3. Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp

• Chủ động tìm kiếm, khảo sát và phát triển nguồn nhà cung cấp mới phù hợp với từng nhóm hàng
• Đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí: giá, chất lượng, năng lực cung ứng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán
• Xây dựng và cập nhật danh sách NCC đủ điều kiện, NCC chiến lược và NCC dự phòng
• Duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài với NCC

4. Đàm phán và kiểm soát giá

• Liên hệ, đàm phán và chốt giá định kỳ với nhà cung cấp
• So sánh báo giá, phân tích cấu trúc giá và đề xuất lựa chọn NCC tối ưu
• Theo dõi biến động giá thị trường, chủ động đề xuất điều chỉnh hoặc thay đổi NCC khi cần

5. Quản lý hợp đồng và hồ sơ mua hàng

• Soạn thảo, theo dõi và quản lý hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp
• Kiểm soát các điều khoản: giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, bảo hành, phạt vi phạm
• Quản lý đầy đủ hồ sơ mua hàng: báo giá, PO, hợp đồng, biên bản giao nhận

6. Phối hợp liên phòng ban

• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan (Vận hành, Kho, Tài chính …) để đảm bảo mua hàng đúng tiến độ và ngân sách
• Đảm bảo thông tin đơn hàng, chi phí và kế hoạch mua được cập nhật đồng bộ

7. Kế hoạch mua hàng và tối ưu chi phí

• Lập kế hoạch mua hàng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo nhu cầu vận hành
• Phân tích chi phí, đề xuất giải pháp tối ưu ngân sách cho từng nhóm hàng
• Tham gia xây dựng danh mục hàng hóa chiến lược và kế hoạch mua tập trung

8. Nghiên cứu thị trường

• Nghiên cứu thị trường, xu hướng giá và đối thủ cạnh tranh
• Cập nhật thông tin về vật tư, hàng hóa mới phù hợp với nhu cầu Công ty

9. Đối chiếu công nợ và thanh toán nhà cung cấp

• Theo dõi, tổng hợp và quản lý công nợ nhà cung cấp theo từng đơn hàng, hợp đồng
• Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ (tháng/quý) với nhà cung cấp và bộ phận Tài chính/Kế toán
• Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của hồ sơ thanh toán: hợp đồng, PO, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ liên quan
• Phối hợp với bộ phận Tài chính/Kế toán lập và theo dõi kế hoạch thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng
• Kiểm soát tiến độ thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn, đúng số tiền, đúng nhà cung cấp
• Xử lý các vướng mắc, chênh lệch công nợ, sai lệch hóa đơn hoặc phát sinh liên quan đến thanh toán
• Cập nhật, lưu trữ dữ liệu công nợ và thanh toán phục vụ công tác kiểm soát và báo cáo

10. Báo cáo và công việc khác

• Lập các báo cáo: so sánh giá, hiệu quả NCC, chi phí mua hàng, phát sinh
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng.

• Lương cơ bản: 8 - 10tr/tháng + Thưởng dịch vụ + ăn ca
• Thưởng lễ, tết, tháng lương 13
• Tổ chức sinh nhật hàng quý, chế độ thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, thai sản, ...
• Xe Công ty đưa đón hàng ngày: Nội thành Hà Nội - Khách sạn - Nội thành HN
• Chế độ 12 ngày phép/năm và nghỉ bù,...
• Chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ theo quy định.
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
• Làm việc trong khách sạn 4 sao theo tiêu chuẩn Quốc tế.
• Môi trường làm việc thân thiện, hợp tác

1. Kiến thức:

• Am hiểu về quản trị mua hàng
• Am hiểu sản phẩm và thị trường hàng thực phẩm, công cụ, thiết bị, vật tư của ngành F&B
• Am hiểu về tiêu chuẩn hồ sơ hàng hóa, hồ sơ nhà cung cấp
• Am hiểu về tiêu chuẩn bảo quản hàng thực phẩm và VSATTP
• Hiểu biết các quy định pháp luật liên quan

2. Kỹ năng:

• Kỹ năng vi tính văn phòng tốt: Word, Excel, Powerpoint
• Kỹ năng giao tiếp, thương lượng và đàm phán tốt
• Kỹ năng quản lý và sắp xếp- phân công công việc
• Kỹ năng đàm phán giá
• Kỹ năng kiểm soát tài chính trong phạm vi hữu hạn (kiểm soát về giá cả nhập mua)
• Các kỹ năng khác: làm việc nhóm, lập kế hoạch, phân tích

Trung thực, Kiên trì, Tự tin, Cam kết, Gương mẫu, Quyết đoán