Thư ký Bộ phận Kỹ thuật

Báo cáo trực tiếp cho: Kỹ sư trưởng (Chief Engineer)

Mục tiêu vị trí

• Đảm bảo các hoạt động hành chính của Bộ phận Kỹ thuật được vận hành hiệu quả thông qua việc theo dõi công việc, quản lý hồ sơ, điều phối thông tin và hỗ trợ Kỹ sư trưởng trong công tác quản lý, báo cáo và vận hành hàng ngày.

Nhiệm vụ và Trách nhiệm

• Theo dõi và cập nhật các yêu cầu công việc liên quan đến Bộ phận Kỹ thuật.
• Tiếp nhận, tổng hợp và lưu trữ toàn bộ thông tin, hồ sơ của bộ phận một cách khoa học; thực hiện báo cáo định kỳ cho Kỹ sư trưởng.
• Tiếp nhận và thực hiện các cuộc gọi đến/đi, ghi chép đầy đủ nội dung trao đổi và báo cáo lại cho Kỹ sư trưởng khi cần thiết.
• Lập và lưu trữ hồ sơ liên quan đến công tác bảo trì định kỳ và đột xuất.
• Chuẩn bị các báo cáo định kỳ của bộ phận; phụ trách công tác kiểm kê vật tư, hàng tồn kho hàng tháng.
• Theo dõi và lưu trữ hồ sơ sử dụng vật tư theo ngày và theo tháng.
• Lập kế hoạch công việc và hỗ trợ điều phối một phần hoặc toàn bộ hạng mục công việc theo chỉ đạo từ cấp trên.
• Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bộ phận; theo dõi ngày phép năm, nghỉ bù lễ và các chế độ nghỉ khác.
• Theo dõi và tổng hợp bảng chấm công hàng ngày của nhân viên trong bộ phận.
• Tuân thủ mọi yêu cầu, hướng dẫn, nội quy và quy định của Công ty cũng như của Bộ phận.
• Thực hiện các yêu cầu mua hàng; phối hợp với bộ phận Thu mua để đảm bảo vật tư, hàng hóa được cung ứng đúng chủng loại, số lượng và thời gian theo phê duyệt của Kỹ sư trưởng.
• Theo dõi mức tiêu thụ năng lượng hàng ngày; tổng hợp, phân tích số liệu và đề xuất các biện pháp cải thiện khi cần thiết.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

• Công việc ổn định trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện - thương hiệu ROBINSON đầu tiên có mặt tại Việt Nam
• Mức lương và chế độ đãi ngộ cạnh tranh, bao gồm chỗ ở và bữa ăn miễn phí
• Cơ hội phát triển nghề nghiệp cùng thương hiệu quốc tế, với tầm nhìn xây dựng một cộng đồng toàn cầu gồm những con người cởi mở, hiện đại
• 16 ngày nghỉ phép và 11 ngày nghỉ lễ mỗi năm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký, hành chính hoặc hỗ trợ bộ phận kỹ thuật/bảo trì là một lợi thế.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý hồ sơ khoa học, chính xác.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, email); có khả năng lập báo cáo và xử lý dữ liệu.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, truyền đạt thông tin rõ ràng và phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan.
• Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm và chú ý đến chi tiết.
• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản; có khả năng đọc hiểu email và tài liệu chuyên môn.

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch (CV), Giấy xác nhận hạnh kiểm tốt do cơ quan địa phương chứng nhận (Phiếu lý lịch tư pháp)
• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong vòng 6 tháng
• Căn cước công dân công chứng
• Giấy khai sinh
• Ảnh thẻ 3×4 cm chụp gần đây
• Bằng cấp và/hoặc các chứng chỉ liên quan đến vị trí công việc