Engineering Secretary/Thư kí bộ phận kỹ thuật

Engineering Secretary provides administrative support to the Chief Engineer and the engineering team. This role ensures smooth office operations, maintains organized documentation, and facilitates effective coordination between the Engineering department and other hotel divisions.

Thư ký bộ phận Kỹ thuật hỗ trợ công việc hành chính cho Kỹ sư trưởng và toàn bộ nhân sự trong bộ phận. Vai trò này đảm bảo công việc văn phòng luôn thông suốt, hồ sơ tài liệu được sắp xếp khoa học, và việc phối hợp giữa bộ phận Kỹ thuật với các bộ phận khác diễn ra thuận lợi.

Key Responsibilities / Công việc chính

• Manage the Chief Engineer's calendar, handle correspondence, and prepare meeting minutes
• Maintain a systematic filing system for all engineering documents (work orders, maintenance records, equipment manuals, warranties).
• Compile data and assist in preparing periodic engineering reports.
• Track spare parts and office supplies inventory; prepare purchase requests.
• Receive and log work requests from other departments, coordinate with the engineering team, and monitor progress.
• Perform other administrative duties as assigned.

• Sắp xếp lịch làm việc cho Kỹ sư trưởng, xử lý công văn, giấy tờ và ghi chép biên bản cuộc họp.
• Lưu trữ hồ sơ của bộ phận một cách khoa học: lệnh sửa chữa, nhật ký bảo trì, tài liệu hướng dẫn thiết bị, phiếu bảo hành.
• Tổng hợp số liệu và hỗ trợ làm các báo cáo kỹ thuật định kỳ.
• Theo dõi tồn kho phụ tùng, vật tư; lập đề nghị mua sắm khi cần.
• Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa từ các bộ phận khác, phối hợp với đội ngũ kỹ thuật và theo dõi tiến độ.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Kỹ sư trưởng.

Professional training and development opportunities.

Full insurance and benefits in accordance with the Labor Law.

Professional working environment.

1-2 years of administrative or secretarial experience. Hotel experience is a plus.

Good command of Vietnamese; basic English (reading comprehension, email communication).

Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Organized, detail-oriented, and able to handle multiple tasks.

Good communication skills and ability to work under pressure.

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các ngành Quản trị văn phòng, Hành chính hoặc liên quan.

Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm hành chính, văn phòng. Kinh nghiệm trong khách sạn là lợi thế.

Sử dụng tốt tiếng Việt; tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu, trao đổi email).

Thành thạo các phần mềm văn phòng: Word, Excel, Outlook.

Có tổ chức, cẩn thận, chú ý đến chi tiết và làm được nhiều việc cùng lúc.

Giao tiếp tốt và làm việc hiệu quả dưới áp lực.