PURCHASING SUPERVISOR

1. MISSION OF THE POSITION | MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

To support and supervise daily purchasing activities in a transparent, efficient and timely manner, ensuring compliance with hotel policies, financial controls, brand standards and legal requirements, while supporting both pre-opening and ongoing operations.

Hỗ trợ và giám sát hoạt động mua hàng hằng ngày một cách minh bạch, hiệu quả và kịp thời; đảm bảo tuân thủ chính sách khách sạn, kiểm soát tài chính, tiêu chuẩn thương hiệu và quy định pháp luật; đồng thời hỗ trợ giai đoạn tiền khai trương và vận hành.

The role ensures that purchasing processes are properly executed to obtain the right products and services at the right quality, price and time.

Vị trí này đảm bảo quy trình mua hàng được thực hiện đúng nhằm mua đúng hàng hóa/dịch vụ với chất lượng, giá và thời điểm phù hợp.

2. KEY RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Purchasing Process | Quy trình mua hàng

- Execute and monitor the purchasing process in line with approved SOP

Thực hiện và theo dõi quy trình mua hàng theo SOP

- Review PRs for completeness and coordinate with departments for clarification when needed

Kiểm tra PR và phối hợp với các bộ phận khi cần làm rõ

2. Vendor Sourcing & RFQ | Nhà cung cấp & báo giá

- Source suppliers and maintain an updated vendor list under guidance

Tìm kiếm và cập nhật danh sách NCC theo định hướng

- Collect quotations and prepare comparison sheets for approval

Thu thập báo giá và lập bảng so sánh trình phê duyệt

3. PO & Follow-up | Đơn hàng

- Prepare and issue POs based on approved PRs and quotations

Lập và phát hành PO theo phê duyệt

- Follow up with suppliers to ensure timely delivery and required quality

Theo dõi NCC để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và chất lượng

4. Contract & Tender Support | Hỗ trợ hợp đồng & đấu thầu

- Support preparation of contracts and related documentation

Hỗ trợ chuẩn bị hợp đồng và hồ sơ liên quan

- Assist in tender processes for key categories when required

Hỗ trợ các hoạt động đấu thầu khi cần

5. Vendor Management | Quản lý nhà cung cấp

- Maintain and update the Approved Vendor List (AVL)

Cập nhật danh sách NCC được phê duyệt

- Support vendor evaluation activities and performance tracking

Hỗ trợ đánh giá và theo dõi hiệu suất NCC

6. Coordination with Receiving & Finance | Phối hợp nội bộ

- Coordinate with Receiving to ensure delivered goods match PO

Phối hợp kiểm tra hàng nhận đúng PO

- Support Finance in document matching and resolving discrepancies

Hỗ trợ Tài chính trong đối soát chứng từ

7. Compliance & Risk | Tuân thủ & rủi ro

- Follow purchasing policies, SOPs and internal control procedures

Tuân thủ quy trình và chính sách mua hàng

- Support monitoring of purchasing risks and report issues when identified

Hỗ trợ theo dõi rủi ro và báo cáo khi phát sinh

8. Communication & Team Support | Giao tiếp & hỗ trợ

- Maintain effective communication with departments

Phối hợp tốt với các bộ phận

- Provide guidance to junior staff if required

Hỗ trợ/hướng dẫn nhân viên (nếu có)

9. Other Duties | Khác

- Perform other tasks assigned by FC/GM

Thực hiện các công việc khác theo phân công

• 100% salary during probation period / 100% lương trong thời gian thử việc
• Monthly service charge based on hotel performance - Operational Phase / Thưởng service charge hàng tháng theo kết quả hoạt động trong giai đoạn vận hành.
• 13th-month salary (will be considered based on the hotel’s business performance and operational results) – Lương tháng 13 (tùy thuộc vào tình hình kinh doanh và kết quả vận hành)
• Employee recognition programs / Chương trình tôn vinh nhân viên xuất sắc
• Holiday, birthday, and recognition bonuses – Thưởng các dịp lễ, sinh nhật, và ghi nhận đặc biệt
• Fusion STAR Stay Program (FSSP) - Chính sách ưu đãi lưu trú dành cho nhân viên
• Full social, health & unemployment insurance – Đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• 24/7 accident insurance – Bảo hiểm tai nạn
• Daily staff meals (Operation Phase) – Cơm ca miễn phí mỗi ngày làm việc (Giai đoạn vận hành)
• Uniform provided and laundry service – Cấp phát và giặt ủi đồng phục miễn phí.
• Annual health check-up – Khám sức khỏe định kỳ hằng năm.
• Wellness programs (yoga, mindfulness, mental care, etc.) – Các hoạt động chăm sóc sức khỏe tinh thần.
• Professional & soft-skill development programs – Các khóa đào tạo chuyên môn và kỹ năng mềm.
• Internal career advancement opportunities – Cơ hội thăng tiến nội bộ trong chuỗi khách sạn Fusion.

Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm mua hàng, ưu tiên trong ngành khách sạn hoặc F&B.

- At least 1–2 years in a supervisory or managerial role.

Ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí giám sát hoặc quản lý.

- Good knowledge of hotel procurement, vendor management and basic contract terms.

Hiểu biết tốt về thu mua khách sạn, quản lý nhà cung cấp và các điều khoản hợp đồng cơ bản.

- Excellent negotiation and communication skills with vendors and internal stakeholders.

Kỹ năng đàm phán và giao tiếp tốt với NCC và các bộ phận nội bộ

- Proficiency in MS Office and purchasing/inventory systems (MC, procurement software, v.v.).

Thành thạo MS Office và các hệ thống thu mua/tồn kho (MC, phần mềm mua hàng, v.v.).

- Good command of English in both written and spoken communication.

Khả năng sử dụng tiếng Anh tốt trong giao tiếp và email công việc.

- High level of integrity, confidentiality and compliance awareness.

Ý thức kỷ luật, bảo mật thông tin và tuân thủ cao.

- Ability to work under pressure and manage multiple priorities.

Khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

- Diploma or Bachelor’s degree in Finance, Business, Supply Chain, or other relevant fields.

Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học thuộc các ngành phù hợp như Tài chính, Kinh doanh, Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan.