Front Office Manager

1. Guest Services/ Dịch vụ khách hàng:

• Ensure all guests are welcomed promptly and professionally upon arrival.

Đảm bảo tất cả khách đều được chào đón nhanh chóng và chuyên nghiệp khi đến.

• Oversee check-in and check-out procedures to ensure smooth operations.

Giám sát các thủ tục nhận và trả phòng để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.

• Address and resolve guest concerns, complaints, or special requests in a timely and courteous manner.

Xử lý kịp thời và lịch sự các mối quan tâm, khiếu nại hoặc yêu cầu đặc biệt của khách.

• Maintain high levels of guest satisfaction by anticipating guest needs and exceeding expectations.

Xử lý kịp thời và lịch sự các mối quan tâm, khiếu nại hoặc yêu cầu đặc biệt của khách.

2. Staff Management/ Quản lý nhân viên:

• Supervise, train, and mentor front desk staff, ensuring they provide exceptional service.

Giám sát, đào tạo và hướng dẫn nhân viên lễ tân, đảm bảo họ cung cấp dịch vụ đặc biệt.

• Create and manage staff schedules to ensure adequate coverage during peak times.

Tạo và quản lý lịch trình của nhân viên để đảm bảo đủ nhân lực trong thời gian cao điểm.

• Conduct regular performance evaluations and provide ongoing feedback to team members.

Thực hiện đánh giá hiệu suất thường xuyên và cung cấp phản hồi liên tục cho các thành viên trong nhóm.

3. Reservations & Billing/ Đặt chỗ & Thanh toán:

• Manage guest reservations and bookings, ensuring accurate entries in the system.

Quản lý đặt phòng và đặt chỗ của khách, đảm bảo nhập thông tin chính xác vào hệ thống.

• Ensure billing procedures are followed correctly, including charges for additional services, room rates, and taxes.

Đảm bảo các thủ tục thanh toán được thực hiện đúng, bao gồm phí cho các dịch vụ bổ sung, giá phòng và thuế.

• Oversee payment transactions and maintain accurate records.

Giám sát các giao dịch thanh toán và duy trì hồ sơ chính xác.

4. Operational Coordination/ Phối hợp hoạt động:

• Ensure front office operations are well-coordinated with housekeeping, maintenance, and other departments to address guest needs.

Đảm bảo hoạt động của bộ phận lễ tân được phối hợp tốt với bộ phận dọn phòng, bảo trì và các bộ phận khác để đáp ứng nhu cầu của khách.

• Manage guest room assignments, ensuring room availability and proper allocation.

Quản lý việc phân bổ phòng cho khách, đảm bảo phòng luôn sẵn có và được phân bổ hợp lý.

• Monitor and maintain inventory of office supplies, brochures, and promotional materials.

Theo dõi và duy trì hàng tồn kho văn phòng phẩm, tờ rơi và tài liệu quảng cáo.

5. Reporting & Documentation/ Báo cáo & Tài liệu:

• Prepare and submit daily, weekly, and monthly reports to management regarding occupancy, revenue, and guest feedback.

Chuẩn bị và nộp báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho ban quản lý về tình hình sử dụng phòng, doanh thu và phản hồi của khách.

• Maintain accurate records of guest interactions, reservations, and payments.

Lưu giữ hồ sơ chính xác về tương tác, đặt phòng và thanh toán của khách.

• Ensure compliance with resort policies, safety protocols, and industry regulations.

Đảm bảo tuân thủ các chính sách của khu nghỉ dưỡng, các quy trình an toàn và các quy định của ngành.

6. Customer Relations/ Quan hệ khách hàng:

• Develop and maintain a loyal customer base through personalized service and attention to detail.

Phát triển và duy trì lượng khách hàng trung thành thông qua dịch vụ cá nhân hóa và chú ý đến từng chi tiết.

• Assist in promoting resort amenities and packages to enhance guest experience and increase revenue.

Hỗ trợ quảng bá các tiện nghi và gói dịch vụ nghỉ dưỡng nhằm nâng cao trải nghiệm của khách và tăng doanh thu.

• Build relationships with repeat guests, VIPs, and group bookings to ensure their satisfaction.

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng thường xuyên, khách VIP và khách đặt phòng theo nhóm để đảm bảo sự hài lòng của họ.

7. Problem Solving/ Giải quyết vấn đề:

• Resolve operational issues, including overbooking, guest complaints, or service disruptions.

Giải quyết các vấn đề về hoạt động, bao gồm tình trạng đặt phòng quá mức, khiếu nại của khách hoặc gián đoạn dịch vụ.

• Handle emergency situations, ensuring guest and staff safety at all times.

Xử lý các tình huống khẩn cấp, đảm bảo an toàn cho khách và nhân viên mọi lúc.

8. Marketing & Promotions/ Tiếp thị & Khuyến mại:

• Collaborate with the sales and marketing team to implement promotional strategies.

Hợp tác với nhóm bán hàng và tiếp thị để thực hiện các chiến lược quảng cáo.

• Ensure that special offers and packages are properly communicated to guests during check-in or at the front desk.

Đảm bảo các ưu đãi và gói dịch vụ đặc biệt được truyền đạt đầy đủ tới khách khi làm thủ tục nhận phòng hoặc tại quầy lễ tân.

Join us and you’ll become part of the global IHG family – and like all families, all our individual team members share some winning characteristics. 

As a team, we work better together – we trust and support each other, we do the right thing and we welcome different perspectives. You need to show us you care: that you notice the little things that make a difference to guests as well as always looking for ways to improve

1. Educational Qualifications/ Trình độ học vấn

• College or equivalent required; degree in Hospitality Management or related field preferred.

Yêu cầu trình độ cao đẳng hoặc tương đương; ưu tiên bằng Quản lý Khách sạn hoặc chuyên ngành liên quan.

2. Work Experience/ Kinh nghiệm làm việc

• 3-5 years of experience in a similiar role within the hospitality industry, preferably in a resort environment. Previous supervisory or management experience is a plus.

3-5 năm kinh nghiệm trong vai trò tương đương trong ngành dịch vụ khách sạn, tốt nhất là trong môi trường nghỉ dưỡng. Kinh nghiệm giám sát hoặc quản lý trước đây là một lợi thế.

3. Skills/ Kĩ năng

• Strong leadership and interpersonal skills.

Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp mạnh mẽ.

• Excellent verbal and written communication abilities.

Khả năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tuyệt vời.

• Ability to handle multiple tasks in a fast-paced environment.

Khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ trong môi trường làm việc nhanh.

• Proficiency in hotel management software (e.g., Opera, Fidelio, or similar).

Thành thạo phần mềm quản lý khách sạn (ví dụ: Opera, Fidelio hoặc phần mềm tương tự).

• Strong problem-solving and conflict resolution skills.

Kỹ năng giải quyết vấn đề và xung đột mạnh mẽ.

• Attention to detail and organizational abilities.

Chú ý đến chi tiết và khả năng tổ chức.

4. Language/ Ngôn ngữ

• Good communication in English. Other language is a plus.

Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh. Ngôn ngữ khác là một lợi thế