Thư ký Bếp (Kitchen Secretary)

1. Hỗ trợ công tác hành chính cho bộ phận Bếp

-Hỗ trợ Executive Chef/Executive Sous Chef trong các công việc hành chính hằng ngày của bộ phận Bếp.

-Tiếp nhận, sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, lịch làm việc, lịch nghỉ phép và các giấy tờ liên quan đến hoạt động bếp.

-Soạn thảo, cập nhật và theo dõi các văn bản, thông báo, đề xuất, biên bản họp, báo cáo nội bộ và các tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.

-Đảm bảo thông tin trong bộ phận được truyền đạt chính xác, kịp thời và đúng quy trình.

2. Theo dõi chấm công, lịch làm việc và nhân sự bộ phận Bếp

-Tổng hợp lịch làm việc, lịch nghỉ, lịch tăng ca và các thay đổi ca làm việc của nhân sự bộ phận Bếp.

-Theo dõi chấm công, ngày công, phép năm, nghỉ bù, tăng ca và phối hợp với bộ phận Nhân sự khi cần đối chiếu thông tin.

-Hỗ trợ cập nhật danh sách nhân sự, thông tin nhân viên, hồ sơ đào tạo, đánh giá và các biểu mẫu liên quan đến nhân sự bếp.

-Phối hợp với các bếp trưởng ca/tổ trưởng để đảm bảo thông tin nhân sự được cập nhật đầy đủ và chính xác.

3. Hỗ trợ đặt hàng, kiểm soát chứng từ và phối hợp với các bộ phận liên quan

-Hỗ trợ Executive Sous Chef và các bếp phụ trách trong việc tổng hợp yêu cầu đặt hàng, phiếu đề xuất mua hàng, phiếu xuất nhập kho và các chứng từ liên quan.

-Theo dõi tình trạng yêu cầu mua hàng, nguyên vật liệu, dụng cụ, thiết bị và các hạng mục phục vụ vận hành bếp.

-Phối hợp với bộ phận Purchasing, Store, Cost Control, F&B Service và các bộ phận liên quan để hỗ trợ quá trình vận hành được trơn tru.

-Lưu trữ, kiểm tra và bàn giao chứng từ theo đúng quy trình của khách sạn.

4. Tổng hợp báo cáo, lịch họp và các công việc hỗ trợ vận hành

-Tổng hợp báo cáo ca, báo cáo tiêu hao, báo cáo order, báo cáo nhân sự và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.

-Sắp xếp lịch họp, ghi nhận nội dung họp, theo dõi các đầu việc cần thực hiện và nhắc nhở các bên liên quan khi cần thiết.

-Hỗ trợ cập nhật thực đơn, bảng giá, chương trình ẩm thực, thông tin tiệc, buffet, sự kiện và các tài liệu vận hành của bộ phận Bếp.

-Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Executive Chef/Executive Sous Chef.

II. QUYỀN LỢI

-Môi trường làm việc khách sạn 5 sao chuyên nghiệp.

-Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.

-Service charge và các chế độ phúc lợi theo chính sách khách sạn.

-Hỗ trợ ăn ca, đồng phục, BHXH đầy đủ.

-Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng trong hệ thống khách sạn.

III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

-Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên, ưu tiên chuyên ngành Nhà hàng – Khách sạn, Hành chính, Kế toán, Quản trị văn phòng hoặc các chuyên ngành liên quan.

-Có kinh nghiệm ở vị trí thư ký, hành chính, điều phối hoặc các vị trí tương đương; ưu tiên ứng viên từng làm việc trong khách sạn, nhà hàng hoặc bộ phận bếp.

-Sử dụng tốt tin học văn phòng, đặc biệt là Word, Excel, email và các công cụ quản lý hồ sơ, báo cáo.

-Có khả năng tổng hợp thông tin, sắp xếp công việc, theo dõi chứng từ và xử lý công việc hành chính cẩn thận, chính xác.

-Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt với các bộ phận liên quan.

-Ưu tiên ứng viên có tiếng Anh cơ bản.

-Tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, trung thực, trách nhiệm và bảo mật thông tin tốt.

-Chịu được áp lực công việc, có tinh thần hỗ trợ và khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.