General Cashier and Foreign Exchange (Thủ Quỹ kiêm Thu đổi Ngoại tệ)

1/ MISSION | SỨ MỆNH:

A General Cashier is responsible for

Reimbursement of petty cash consumed by departments and distribution of cash related to Accounts Payable cash cheque

Hoàn trả chi phí đã dùng cho các bộ phận và phân phối tiền cho các phiếu thanh toán tiền mặt của kế toán thanh toán.

To maintain the Hotel’s house banks in accordance to policy, to ensure that the remittance procedures are adhered to and daily banking of cash receipts and foreign exchange.

Duy trì với các ngân hàng của khách sạn theo các chính sách, đảm bảo các thủ tục thanh toán được tuân thủ và các khoản thu tiền hàng ngày cũng như ngoại hối.

2/ MAIN RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

Monitor compliance with hotel policies for House Banks, Daily Banking of Cash and Foreign Exchange Policies and facilitate training of those staff which are unsure of correct procedure.

Giám sát việc tuân thủ các chính sách của khách sạn đối với ngân hàng, các giao dịch tiền với ngân hàng hàng ngày và các chính sách ngoại hối và các kế hoạch đào tạo nhân viên

Ensure all house floats are supported by current, fully completed and approved house bank contracts and recipient fully understands contract per hotel policy.

Đảm bảo tất cả các tiền ứng nội bộ phải được hỗ trợ và được sự phê duyệt bằng hợp đồng của ngân hàng và người nhận phải có sự hiểu biết hợp đồng theo chính sách của khách sạn.

Perform a surprise count of all house floats on a monthly basis and report any discrepancies.

Thực hiện các khoản kiểm tra đột xuất đối với tiền quỹ hàng tháng và báo cáo khi có bất kỳ sự khác biệt.

Ensure General Cashier float is counted with an independent witness at least once per month.

Đảm bảo quỹ của Thủ quỹ được kiểm tra 1 cách độc lập ít nhất 1 lần 1 tháng

Verify that all shift and cashier closings for the PMS and POS systems have been completed and paperwork attached balances to shift closing reports.

Xác minh việc đóng sổ của ca làm việc và của nhân viên thu ngân trên hệ thống POS và PMS phải được hoàn thành và phải đầy đủ các báo cáo đóng sổ kèm theo.

Prepare daily General Cashier report and forward to General Accountant for review.

Soạn thảo các báo cáo thủ quỹ hàng ngày và gởi chúng đến kế toán tổng hợp để xem xét

Reimburse approved petty cash claims to departments on a timely basis and submit General Cashier float reimbursement cheque request to Accounts Payable on a weekly basis.

Hoàn trả các khoản tiền ứng trước cho các bộ phận đúng thời hạn và đưa khoản chi trả đó vào quỹ hoàn trả của thủ quỹ và trình cho kế toán thanh toán hàng tuần.

Distribute cash to approved recipients for any cash cheques processed by Accounts Payable, ensuring signature is obtained from recipient(s).

Thanh toán tiền cho người nhận, đảm bảo người nhận phải ký nhận đầy đủ

Prepare Foreign Exchange Report daily. The report should be consecutive numbers. The first page to bank, the second to the customer. The third is on file. After returning by bank, keep the first page with bank’s seal.

Soạn thảo các báo cáo ngoại tệ hàng ngày. Các báo cáo phải được đánh số liên tục. Trang đầu tiên dành cho ngân hàng, trang thứ 2 dành cho khách hàng, trang thứ 3 để lưu. Sau khi nộp cho ngân hàng, giữ lại trang đầu tiên cùng với con dấu của ngân hàng

Compile cashier overage/shortage report and submit to Accountant at end of each month for review. Investigate any individually significant variances on a timely basis and report any unexplained variances to the Financial Controller.

Hoàn thành các báo cáo thừa/thiếu tiền và trình kế toán tổng hợp xem xét cuối mỗi tháng. Xem xét khi có bất kỳ sự khác biệt và báo cáo sự khác biệt không rõ nguyên nhân cho Giám đốc tài chính

Issue staff canteen meal coupons to external parties and collect payment.

Phát hành phiếu ăn cho các bộ phận bên ngoài và thu tiền

House bank contract: any change of the house bank is required a new contract,. The old one is remarked cancel ed. It’s not allow to change the format or details of the contract in any case.

Hợp đồng ngân hàng: bất kỳ sự thay đổi nào trong hợp đồng phải được thay thế bằng 1 hợp đồng mới. Hợp đồng cũ phải được ghi là huỷ. Điều này không cho phép sự thay đổi định dạng hay chi tiết của hợp đồng dưới bất kỳ hình thức nào

Monthly count of General Cashier 100% of floats.

Kiểm kê quỹ hàng tháng

Witnessing (by signature) of all drop safe(s), opening of safe and counting of floats – reconciling to drop sheet per hotel policy.

Kiểm tra (có chữ ký) của két sắt, mở két và đếm tiền quỹ- đối chiếu với bảng đếm tiền theo chính sách của khách sạn

banking envelopes from monitoring room( or appointed room) at 8:30 am daily, check the balances is the same as the registration form or not. If error-free, cashier should sign in the form with the numbers of the envelopes and witness’s signature.

Thu lại các phong bì tiền từ phòng giám sát vào 8h30 mỗi sáng, kiểm tra số dư có khớp với báo cáo hay không. Nếu có sai sót, thâu ngân phải ký cùng với phong bì tiền và chữ ký của người giám sát

Process Petty cash and as required and reconcile weekly.

Tiến hành thanh toán khi có yêu cầu và đối chiếu hàng tuần

Prepare daily overage and shortage report and give to Assistant Financial Controller for approval.

Soạn thảo báo cáo thừa thiếu và gởi đến trợ lý Giám đốc tài chính để phê duyệt

Update House Bank Summary on time. Print out the registration form and hand in the General Accountant and Income Auditor in order to check out the house fund balance.

Cập nhật bảng tóm lược ngân hàng đúng thời hạn. In ra các mẩu đăng ký và gởi nó đến kế toán tổng hợp và giám sát doanh thu để kiểm tra số dư quỹ

Inform HR about the associate loan on time, any situation longer than 1 month should be reported to Financial Controller.

Thông báo cho nhân sự và Giám đốc tài chính về các khoản nợ của đồng nghiệp mà có thời hạn lâu hơn 1 tháng

Process Due backs daily.

Trả tiền due back hàng ngày.

Process the cheques returned by bank.

Kiểm tra các phiếu mà ngân hàng trả lại

Liaison with Department Heads about cashiering problems.

Liên lạc với các trưởng bộ phận khi có vấn đề phát sinh từ thâu ngân

Be responsible for keeping and changing seal materials for the open account bank. Open the safe deposit box following the rules and take the key from Financial Controller everyday

Chịu trách nhiệm khi có sự thay đổi con dấu của ngân Hàng mở tài khoản. Mở két sắt theo đúng trình tự và lấy chìa khoá từ Giám đốc tài chính mỗi ngày

Retake the fund from the terminated employee on the last working day, cancel float contract and send to Human Resources, retaining a copy for your records.

Lấy lại tiền quỹ đối với nhân viên kết thúc hợp đồng vào ngày làm việc cuối, huỷ bỏ hợp đồng và gởi đến bộ phận nhân sự, giữ lại bản sao để lưu hồ sơ.

Dynamic International Working Environment: Be part of a global hospitality network that values diversity and fosters professional growth.

Môi trường làm việc quốc tế năng động

Competitive Salary Package: Attractive compensation to match your expertise and contributions.

Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn

13th Month Salary: Enjoy an additional month’s salary as a year-end bonus.

Lương tháng 13

Celebratory Birthday Benefit: Receive special recognition and rewards on your birthday.

Quà tặng/ưu đãi sinh nhật

Exciting Annual Outing Trips: Strengthen team spirit and create memorable experiences during our company outings.

Du lịch công ty hằng năm

Exclusive Hotel Discounts: Access special room rates and benefits across Melia Hotels International properties.

Ưu đãi nội bộ tại hệ thống khách sạn

Convenient Employee Transportation: Shuttle buses provided for employees, with routes from Vung Tau to Melia Ho Tram and additional stops in Long Hai and Phuoc Hai.

Xe đưa đón nhân viên (Vũng Tàu – Hồ Tràm, Long Hải, Phước Hải)

Work-Life Balance: Enjoy 2 days off per week to recharge and spend quality time.

Cân bằng công việc – cuộc sống (2 ngày nghỉ/tuần)

• College / Bachelor’s Degree, Finance/Accounting
• Cao đẳng / Đại học, chuyên ngành Tài chính / Kế toán
• Fair in English both reading and writing
• Tiếng Anh khá (đọc và viết)
• Accounting system and Vietnam laws/regulations on Finance/Accounting; Meliá audit system
• Hệ thống kế toán và các luật/quy định của Việt Nam về Tài chính – Kế toán; hệ thống kiểm toán Meliá
• At least 1-year experience in similar position in 4-5-star hotel

HOW TO APPLY | CÁCH ỨNG TUYỂN:

• Interested candidates, please submit your CV in English via email to the Human Resources Department.

• Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh về Phòng Nhân sự qua email.

• For further inquiries, feel free to contact us:

• Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

• Phone: 0254 378 9000 (Ext: 5203)

• HR Hotline, Zalo: 0911 721 747