Thư ký Giám đốc

I. Phân bổ công việc chung

• 60% khối lượng: Thực hiện công việc Thư ký hành chính và hỗ trợ chuyên môn cho Giám đốc.

• 40% khối lượng: Hỗ trợ các công việc hành chính, giấy tờ cho bộ phận Marketing.

• Mục tiêu chính: Đảm bảo kết nối thông tin hiệu quả giữa Giám đốc với các phòng ban và đối tác.

II. Nhiệm vụ Thư ký Giám đốc (60% thời gian)

• Lịch trình & Hội họp: Quản lý, sắp xếp lịch làm việc, họp hành, công tác, đối ngoại tuần/tháng. Ghi biên bản họp và chuẩn bị tài liệu liên quan.

• Xử lý thông tin: Tiếp nhận, sàng lọc các cuộc gọi, email, thư từ gửi đến Giám đốc. Truyền đạt chính xác chỉ đạo của Giám đốc đến các cấp quản lý.

• Theo dõi tiến độ: Chủ động nhắc nhở, đôn đốc các bộ phận hoàn thành công việc đúng hạn theo chỉ đạo của Giám đốc.

• Tài chính & Chi phí: Theo dõi chi phí cá nhân/hành chính của Giám đốc; làm thủ tục thanh quyết toán, đề xuất chi đúng quy định.

• Quản lý dữ liệu: Lưu trữ tài liệu (báo chí, sách, hình ảnh truyền thông...) trên Drive/phần mềm. Cập nhật thông tin nhân viên hàng năm và dữ liệu đối tác, khách mời, hiệp hội.

• Bảo mật & Linh hoạt: Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin công việc, mối quan hệ của Giám đốc. Sẵn sàng nhận nhiệm vụ khẩn cấp hoặc thay đổi mô tả công việc khi có yêu cầu.

III. Nhiệm vụ hỗ trợ Marketing (40% thời gian)

• Giấy tờ & Thanh toán: Soạn thảo, quản lý hợp đồng với các đối tác (Agency, KOLs...). Thực hiện toàn bộ thủ tục thanh quyết toán chi phí cho hoạt động Marketing.

• Theo dõi tiến độ: Ghi biên bản các cuộc họp nội bộ phòng Marketing. Theo dõi và nhắc nhở nhân sự hoàn thành công việc theo đúng thời hạn (deadline).

Quyền lợi được hưởng:

• Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định của Luật Lao động (BHXH, BHYT, BHTN…).
• Hưởng các quyền lợi và phúc lợi hấp dẫn từ công ty:
  • Hỗ trợ phí ăn ca.
  • Cấp phát đồng phục.
  • Tham gia các hoạt động công đoàn sôi nổi.
  • Quà tặng sinh nhật, lễ Tết.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.

Yêu cầu công việc:

• Giới tính & Độ tuổi: Nữ, độc thân, từ 28 – 30 tuổi.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm. Ưu tiên ứng viên từng làm trong ngành Nhà hàng - Khách sạn / Du lịch (Hospitality).
• Ngoại ngữ & Tin học: Tiếng Anh giao tiếp tốt; thành thạo tin học văn phòng (đáp ứng từ 80% yêu cầu công việc).
• Kỹ năng chuyên môn: Sắp xếp, quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ/file một cách khoa học, chuyên nghiệp.
• Tố chất: Năng động, chủ động trong công việc; sẵn sàng đi công tác Phan Thiết (hoặc tỉnh thành khác khi có yêu cầu của Giám đốc - nữ).