Chuyên viên/Nhân viên Hành chính (phụ trách hành chính + mua hàng) - Vũng Tàu

• Tổng hợp kế hoạch công việc, báo cáo tuần/tháng/quý của bộ phận.
• Theo dõi và cập nhật hồ sơ nhân sự, chấm công, tăng ca, điều động nhân sự thuộc bộ phận.
• Quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, biên bản và các hồ sơ chuyên môn của bộ phận.
• Theo dõi việc ban hành, cập nhật các quy trình, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến công tác cảnh quan.
• Thực hiện các đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, quyết toán chi phí của bộ phận.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan trong công tác hành chính, hậu cần và vận hành.

2. Quản lý vật tư, tài sản và công cụ dụng cụ:

• Theo dõi nhập – xuất – tồn vật tư, công cụ dụng cụ.
• Kiểm soát tình trạng sử dụng, cấp phát, điều chuyển và thu hồi tài sản, thiết bị thuộc bộ phận.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất theo quy định.
• Cập nhật dữ liệu quản lý vật tư, tài sản trên hệ thống hoặc biểu mẫu quản lý.

3. Công tác mua hàng:

• Tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các tổ/đội vận hành cảnh quan.
• Tổng hợp đề xuất mua hàng, lập yêu cầu mua sắm theo quy định của Công ty.
• Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp phù hợp.
• Thực hiện khảo giá, so sánh báo giá, lập bảng đánh giá lựa chọn nhà cung cấp.
• Theo dõi quá trình đặt hàng, giao nhận, nghiệm thu và thanh toán.
• Phối hợp với bộ phận Mua hàng, Tài chính – Kế toán và các đơn vị liên quan để đảm bảo tiến độ cung ứng vật tư.
• Theo dõi các hợp đồng cung cấp cây xanh, vật tư cảnh quan, dịch vụ chăm sóc cây xanh và các hợp đồng liên quan.
• Đánh giá định kỳ hiệu quả cung ứng và chất lượng nhà cung cấp.

4. Công tác quản lý hồ sơ chuyên môn:

• Quản lý hồ sơ cây xanh, hồ sơ bảo dưỡng cảnh quan, hồ sơ nghiệm thu khối lượng công việc.
• Lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp, hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.
• Chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra, kiểm toán hoặc các đợt đánh giá nội bộ.

5. Các nhiệm vụ khác:

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
• Hỗ trợ các hoạt động vận hành, sự kiện hoặc các chương trình liên quan đến cảnh quan khi được yêu cầu.

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực.
• Phụ cấp ăn ca 50,000đ/ngày làm việc.
• 100% mức lương trong quá trình thử việc.
• Vé di chuyển nhận việc từ địa điểm xác nhận tuyển dụng đến địa điểm nhận việc.
• Bảo hiểm sức khỏe Suncare.
• Phép năm: 12 ngày phép/ năm
• Phụ cấp thâm niên khi làm việc từ đủ 3 năm.
• Ưu đãi sử dụng các dịch vụ nội bộ như: Vé cáp treo, vé máy bay,...
• Cơ hội làm việc trong môi trường tập đoàn lớn, chuyên nghiệp.
• Được đào tạo, phát triển nghề nghiệp và thăng tiến rõ ràng.
• Và nhiều chế độ hấp dẫn khác theo quy định chung của tập đoàn Sun Group.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành: Quản trị hành chính,Kinh tế,Quản trị kinh doanh,Logistics,Kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Đối với Nhân viên:Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm hành chính, mua hàng hoặc kho vật tư.
• Đối với Chuyên viên: Từ 03 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí hành chính tổng hợp, mua hàng hoặc quản lý vật tư.
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong lĩnh vực cây xanh, cảnh quan, xây dựng, bất động sản hoặc vận hành khu nghỉ dưỡng. Có kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp và theo dõi hợp đồng mua sắm.
• Hiểu biết về quy trình mua sắm, thanh toán, quản lý vật tư và tài sản.
• Có kiến thức cơ bản về vật tư, cây xanh, phân bón, vật liệu cảnh quan là một lợi thế.
• Hiểu biết về quy trình quản lý hồ sơ, chứng từ và hợp đồng.
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.
• Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo.
• Quản lý hồ sơ, dữ liệu và chứng từ.
• Thực hiện khảo giá, so sánh báo giá và đánh giá nhà cung cấp.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel. Ưu tiên ứng viên đã từng sử dụng phần mềm SAP
• Giao tiếp và phối hợp công việc hiệu quả.
• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.
• Tư duy dịch vụ và hỗ trợ vận hành.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và trách nhiệm cao.
• Khả năng làm việc dưới áp lực tiến độ.
• Trung thực, chủ động và có tinh thần trách nhiệm.
• Sẵn sàng hỗ trợ công việc ngoài giờ khi có yêu cầu vận hành.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp tốt với nhiều phòng ban.

• Email: phuongmth (a còng) sungroup.com.vn
• Zalo: 0859112746/ 0961086336