Housekeeping Coordinator / Điều phối viên Bộ phận Buồng phòng

Điều phối viên Bộ phận Buồng phòng chịu trách nhiệm điều phối và hỗ trợ các hoạt động hành chính cũng như vận hành hằng ngày của Bộ phận Buồng phòng. Vị trí này đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa Bộ phận Buồng phòng với Lễ tân, Kỹ thuật, Giặt là và các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo phòng khách được chuẩn bị kịp thời, hiệu quả và luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của khách sạn.

Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

1. Điều phối vận hành

• Điều phối việc phân công vệ sinh phòng hằng ngày và cập nhật tình trạng phòng trên Hệ thống Quản lý Khách sạn (PMS).

• Thông báo cho nhân viên Buồng phòng về các phòng ưu tiên, khách VIP, khách nhận phòng sớm, trả phòng muộn và các yêu cầu đặc biệt của khách.

• Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Lễ tân để đảm bảo tình trạng phòng đáp ứng nhu cầu vận hành.

• Phối hợp với Bộ phận Kỹ thuật về các yêu cầu sửa chữa, bảo trì và theo dõi đến khi hoàn thành.

• Phối hợp với Bộ phận Giặt là về nhu cầu đồ vải, đồng phục và dịch vụ giặt ủi của khách.

2. Hỗ trợ công tác hành chính

• Quản lý và lưu trữ chính xác các hồ sơ, báo cáo và tài liệu của Bộ phận Buồng phòng.

• Chuẩn bị các báo cáo vận hành hằng ngày, báo cáo năng suất làm việc và báo cáo chênh lệch tình trạng phòng.

• Theo dõi và kiểm soát văn phòng phẩm, vật dụng tiêu hao và đồ dùng phục vụ Bộ phận Buồng phòng.

• Chuẩn bị bảng chấm công, đơn nghỉ phép, bảng tăng ca và lịch làm việc theo phân công.

• Hỗ trợ soạn thảo văn bản, thư từ và biên bản họp của bộ phận.

3. Công tác thông tin liên lạc

• Tiếp nhận và phản hồi chuyên nghiệp các cuộc gọi điện thoại, email và các yêu cầu nội bộ.

• Ghi nhận và theo dõi việc thực hiện các yêu cầu của khách liên quan đến dịch vụ Buồng phòng.

• Truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin vận hành giữa giám sát và nhân viên Buồng phòng.

• Đảm bảo việc bàn giao thông tin giữa các ca làm việc được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.

4. Quản lý tài sản thất lạc (Lost & Found)

• Quản lý sổ theo dõi tài sản thất lạc theo đúng quy định của khách sạn.

• Ghi nhận, lưu giữ, bàn giao và xử lý tài sản thất lạc theo đúng Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP).

• Phối hợp với Bộ phận Lễ tân hoặc An ninh trong việc hoàn trả tài sản cho khách.

5. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản

• Hỗ trợ theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho của Bộ phận Buồng phòng, bao gồm đồ vải, vật dụng phòng khách, hóa chất vệ sinh và trang thiết bị.

• Báo cáo kịp thời cho cấp quản lý về tình trạng thiếu hụt, hư hỏng hoặc mức tiêu hao bất thường.

• Hỗ trợ kiểm kê định kỳ và kiểm toán hàng tồn kho.

6. Dịch vụ khách hàng

• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách một cách lịch sự, nhanh chóng và hiệu quả.

• Phối hợp giải quyết kịp thời các khiếu nại của khách liên quan đến Bộ phận Buồng phòng.

• Theo dõi đến khi vấn đề được giải quyết và khách hàng hài lòng.

• Luôn đảm bảo bảo mật tuyệt đối thông tin của khách.

7. Tuân thủ quy định

• Tuân thủ đầy đủ các chính sách của khách sạn, Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và các quy định về an toàn lao động.

• Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh, sức khỏe và phòng cháy chữa cháy.

• Hỗ trợ triển khai các chương trình phát triển bền vững và bảo vệ môi trường của khách sạn.

• Lương cạnh tranh-Lương tháng 13
• Thưởng lễ, Tết và sinh nhật
• Nghỉ 4 ngày/tháng, 12 ngày phép/năm
• Tham gia BHYT, BHXH theo luật lao động và chính sách của khách sạn 
• Chi tiết sẽ trao đổi thêm trong khi phỏng vấn

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn hoặc các ngành liên quan là một lợi thế.

• Có tối thiểu từ 01–02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Buồng phòng hoặc vận hành khách sạn.

• Có kinh nghiệm ở vị trí điều phối hoặc công việc hành chính là một lợi thế.

• Thành thạo Microsoft Office.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng hệ thống quản lý khách sạn (Opera, Smile, Protel hoặc các hệ thống tương đương).

• Có khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh tốt.

Năng lực yêu cầu

• Kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt.

• Kỹ năng tổ chức công việc và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

• Cẩn thận, chính xác và chú trọng đến chi tiết.

• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên.

• Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề.

• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

• Tinh thần làm việc nhóm và phối hợp tốt với các bộ phận.

• Tác phong chuyên nghiệp, thái độ tích cực.

• Định hướng phục vụ khách hàng.

Các nhiệm vụ khác

Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác theo sự phân công của Quản lý Bộ phận Buồng phòng hoặc Trưởng Bộ phận Buồng phòng nhằm đảm bảo hoạt động của Bộ phận Buồng phòng được vận hành hiệu quả và liên tục.

• CV tóm tắt
• Contact: 0918.474.460