Assistant Housekeeping Manager

Báo cáo trực tiếp cho:  Housekeeping Manager

Quản lý trực tiếp: Housekeeping Supervisor, Room Attendant, Public Area Attendant,..thuộc bộ phận Housekeeping

2. Mục đích công việc

Assistant Housekeeping Manager chịu trách nhiệm hỗ trợ quản lý, giám sát và duy trì chất lượng vận hành hằng ngày của bộ phận Housekeeping. Vị trí này đảm bảo tất cả phòng khách được vệ sinh, kiểm tra và bàn giao đúng tiêu chuẩn; các khu vực công cộng luôn sạch sẽ, sang trọng và sẵn sàng phục vụ khách; đồng thời hỗ trợ đào tạo, phân công, kiểm soát năng suất và phát triển đội ngũ nhân viên Housekeeping.

Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo trải nghiệm lưu trú của khách hàng, duy trì hình ảnh thương hiệu, kiểm soát chi phí vận hành, giảm thiểu phàn nàn của khách và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa Housekeeping với các bộ phận khác.

3. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Quản lý vận hành phòng khách

• Hỗ trợ Housekeeping Manager điều hành toàn bộ hoạt động vệ sinh, chuẩn bị và kiểm tra phòng khách hằng ngày.
• Đảm bảo tất cả phòng khách được làm sạch, setup và bàn giao đúng tiêu chuẩn khách sạn.
• Kiểm tra chất lượng phòng sạch, phòng khách trả, phòng khách đang lưu trú, phòng VIP, phòng long-stay và phòng có yêu cầu đặc biệt.
• Đảm bảo tình trạng phòng trên hệ thống được cập nhật chính xác và kịp thời cho bộ phận Front Office.
• Theo dõi tiến độ làm phòng để đảm bảo phòng sẵn sàng đúng giờ check-in.
• Kiểm tra kỹ các hạng mục trong phòng như giường, khăn, amenities, minibar, đồ dùng khách, thiết bị, mùi hương, ánh sáng, nhiệt độ, vệ sinh phòng tắm và tổng thể thẩm mỹ phòng.
• Phối hợp với Front Office để ưu tiên phòng VIP, phòng early check-in, phòng back-to-back, phòng khách đoàn và các trường hợp đặc biệt.
• Đảm bảo việc xử lý phòng DND, phòng có yêu cầu không làm phiền, phòng khách từ chối dịch vụ và phòng có dấu hiệu bất thường theo đúng quy trình.
• Giám sát việc xử lý đồ thất lạc, đồ dùng cá nhân của khách và các yêu cầu đặc biệt của khách trong phòng.

Quản lý khu vực công cộng

• Giám sát vệ sinh và hình ảnh tại sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh công cộng, khu vực nhà hàng, phòng họp, văn phòng, khu vực nhân viên và các khu vực chung khác.
• Đảm bảo khu vực công cộng luôn sạch sẽ, thơm, gọn gàng và đạt tiêu chuẩn thẩm mỹ.
• Kiểm tra lịch làm vệ sinh định kỳ, vệ sinh sâu, đánh bóng sàn, lau kính, chăm sóc cây, xử lý mùi và các công việc chuyên sâu khác.
• Phối hợp với bộ phận Engineering để xử lý các hư hỏng tại khu vực công cộng.
• Đảm bảo các khu vực có lưu lượng khách cao luôn được kiểm tra thường xuyên trong ngày.

Quản lý nhân sự và phân công công việc

• Hỗ trợ lập lịch làm việc, phân ca, chia khu vực và phân bổ nhân sự phù hợp với công suất phòng.
• Kiểm tra bảng phân công công việc hằng ngày cho Room Attendant, Public Area Attendant, Houseman, Linen Attendant và Supervisor.
• Theo dõi năng suất làm việc, chất lượng công việc và thái độ phục vụ của nhân viên.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề về kỷ luật, đi làm trễ, vắng mặt, hiệu suất thấp hoặc không tuân thủ quy trình.
• Động viên, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực, tôn trọng và có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau.
• Đề xuất khen thưởng, đào tạo hoặc điều chỉnh nhân sự khi cần thiết.

Đào tạo và phát triển đội ngũ

• Hỗ trợ xây dựng và triển khai chương trình đào tạo cho nhân viên Housekeeping.
• Đào tạo nhân viên mới về tiêu chuẩn vệ sinh phòng, setup phòng, sử dụng hóa chất, an toàn lao động, quy trình vào phòng, giao tiếp với khách và xử lý tình huống.
• Tổ chức đào tạo định kỳ về tiêu chuẩn, grooming, service mindset, chi tiết phòng, kỹ năng kiểm tra phòng và kỹ năng xử lý phàn nàn.
• Thực hiện kiểm tra tay nghề, đánh giá năng lực và hướng dẫn cải thiện chất lượng công việc.
• Đảm bảo nhân viên hiểu rõ tiêu chuẩn thương hiệu, quy trình vận hành chuẩn và kỳ vọng dịch vụ của khách sạn.
• Làm gương trong tác phong, thái độ, giao tiếp và tiêu chuẩn phục vụ.

Kiểm soát chất lượng và tiêu chuẩn dịch vụ

• Thực hiện kiểm tra phòng mẫu, kiểm tra đột xuất và kiểm tra định kỳ theo checklist.
• Đảm bảo tất cả tiêu chuẩn vệ sinh, setup, mùi hương, ánh sáng, trang trí và tiện nghi phòng được duy trì đồng nhất.
• Theo dõi và phân tích lỗi lặp lại trong quá trình làm phòng để có kế hoạch cải thiện.
• Đảm bảo tiêu chuẩn phòng VIP, phòng honeymoon, phòng khách quan trọng và phòng có yêu cầu đặc biệt được thực hiện chính xác.
• Hỗ trợ Housekeeping Manager xây dựng, cập nhật và cải tiến SOP, checklist và tiêu chuẩn setup.
• Đảm bảo nhân viên tuân thủ các tiêu chuẩn về grooming, lời chào, giao tiếp, bảo mật thông tin khách và hành vi chuyên nghiệp.
• Thường xuyên kiểm tra phản hồi khách hàng liên quan đến vệ sinh, phòng ở, amenities và dịch vụ Housekeeping.

Quản lý đồ vải, đồng phục, amenities và vật tư

• Giám sát việc kiểm soát đồ vải, khăn, ga giường, vỏ gối, chăn, áo choàng, thảm chân và các loại linen khác.
• Theo dõi tình trạng đồng phục nhân viên, quy trình cấp phát, thu hồi, giặt ủi và bảo quản.
• Kiểm soát mức tồn kho amenities, guest supplies, cleaning supplies, hóa chất, dụng cụ làm phòng và vật tư vận hành.
• Phối hợp với Purchasing và Finance trong việc đặt hàng, kiểm kê, kiểm soát chi phí và đánh giá nhà cung cấp.
• Kiểm tra chất lượng đồ vải sau giặt, đảm bảo không bị ố, rách, có mùi, nhăn hoặc không đạt tiêu chuẩn.
• Hỗ trợ thực hiện kiểm kê định kỳ và báo cáo chênh lệch nếu có.

Quản lý hóa chất, thiết bị và an toàn lao động

• Đảm bảo nhân viên sử dụng hóa chất đúng loại, đúng liều lượng, đúng bề mặt và đúng hướng dẫn an toàn.
• Kiểm tra việc bảo quản hóa chất, nhãn mác, bình chứa, khu vực lưu trữ và phiếu an toàn hóa chất.
• Giám sát việc sử dụng máy móc, xe trolley, máy hút bụi, máy chà sàn, máy thổi khô, dụng cụ lau dọn và các thiết bị Housekeeping khác.
• Báo cáo và phối hợp xử lý các sự cố liên quan đến tai nạn lao động, trượt ngã, đổ vỡ, hóa chất, cháy nổ hoặc nguy cơ mất an toàn.
• Đảm bảo khu vực kho Housekeeping, pantry, linen room và khu vực làm việc luôn gọn gàng, an toàn và sạch sẽ.
• Tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh, an toàn, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.

Xử lý yêu cầu và phàn nàn của khách

• Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các yêu cầu của khách liên quan đến Housekeeping.
• Ghi nhận nguyên nhân, giải pháp và hành động phòng ngừa cho các phàn nàn lặp lại.
• Luôn duy trì thái độ lịch sự, bình tĩnh, chủ động và hướng đến sự hài lòng của khách.
• Báo cáo các trường hợp nghiêm trọng cho Housekeeping Manager và Ban Giám đốc khi cần thiết.

Báo cáo và công việc hành chính

• Chuẩn bị và kiểm tra các báo cáo hằng ngày của bộ phận Housekeeping.
• Theo dõi báo cáo tình trạng phòng, báo cáo phòng hư hỏng, báo cáo lost & found, báo cáo minibar nếu thuộc phạm vi Housekeeping, báo cáo inventory và báo cáo chất lượng phòng.
• Hỗ trợ lập kế hoạch làm vệ sinh sâu, bảo trì phòng, kiểm kê định kỳ và kế hoạch sử dụng nhân sự.
• Theo dõi chi phí vận hành, mức tiêu hao amenities, hóa chất, đồ vải và vật tư.
• Lưu trữ hồ sơ đào tạo, checklist kiểm tra phòng, biên bản sự cố, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan.
• Tham dự các cuộc họp vận hành, briefing, departmental meeting và các buổi họp liên bộ phận khi được yêu cầu.
• Đại diện Housekeeping Manager điều hành bộ phận khi Housekeeping Manager vắng mặt.

• Mức lương: Cạnh tranh / Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Phụ cấp & Thưởng hiệu quả công việc: Phụ cấp hằng tháng và thưởng theo kết quả kinh doanh, hiệu quả công việc.
• Thưởng Lễ, Tết & Sinh nhật: Thưởng vào các dịp lễ, Tết Nguyên đán và sinh nhật.
• Du lịch & Tiệc tất niên: Tham gia chương trình du lịch hằng năm và tiệc tổng kết cuối năm (Year-End Party).
• Bảo hiểm xã hội & Bảo hiểm y tế: Tham gia đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch, Nhà hàng - Khách sạn hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong bộ phận Housekeeping tại khách sạn.
• Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Housekeeping Supervisor, Senior Supervisor hoặc vị trí tương đương.
• Am hiểu tiêu chuẩn vận hành Housekeeping trong khách sạn cao cấp.
• Có kinh nghiệm kiểm tra phòng, đào tạo nhân viên, quản lý linen, amenities, hóa chất và vật tư.
• Có khả năng sử dụng hệ thống quản lý khách sạn và các phần mềm văn phòng cơ bản.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt.

• Làm việc theo ca, bao gồm cuối tuần, ngày lễ và các khung giờ cao điểm theo yêu cầu vận hành.
• Có thể phải xử lý các tình huống khẩn cấp ngoài giờ làm việc.
• Công việc yêu cầu sức khỏe tốt, khả năng đứng, đi lại và kiểm tra nhiều khu vực trong ngày.
• Phải luôn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp khi xuất hiện trước khách và nhân viên.

Kỳ vọng đối với vị trí

Assistant Housekeeping Manager phải là người có khả năng duy trì tiêu chuẩn vận hành ổn định, dẫn dắt đội ngũ Housekeeping làm việc hiệu quả, xử lý vấn đề nhanh chóng và đảm bảo trải nghiệm phòng ở luôn đạt chất lượng cao nhất. Vị trí này cần thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm, tư duy dịch vụ và khả năng quản lý chi tiết

Hotline/Zalo: 0911 204 409