Kitchen Coordinator

BASIC FUNCTION:

Điều phối viên bộ phận Bếp là "cánh tay đắc lực" hỗ trợ Bếp Trưởng Điều Hành, điều phối hoạt động giữa bộ phận Bếp với các phòng ban (F&B, Purchasing, Banquet). Công việc chính bao gồm: quản lý kho hàng/đơn hàng, sắp xếp lịch làm việc, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm (HACCP) và hỗ trợ vận hành.

The Kitchen Department Coordinator is the "right-hand" support for the Executive Chef, coordinating activities between the Kitchen Department and other departments (F&B, Purchasing, Banquet). The main responsibilities include managing inventory/orders, scheduling work shifts, ensuring food safety and hygiene (HACCP), and supporting operations.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Administrative Support

Chuẩn bị và duy trì các báo cáo, hồ sơ, lịch trình và tài liệu của bộ phận.Hỗ trợ soạn thảo thực đơn, đơn đặt hàng sự kiện, danh sách kiểm tra và tài liệu truyền thông. Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, thư từ nội bộ và các công việc hành chính hàng

ngày.

Prepare and maintain departmental reports, records, schedules, and documentation. Assist in drafting menus, event orders, checklists, and communication materials. Manage filing systems, internal correspondences, and daily administrative tasks.

2. Coordination Between Departments

Đóng vai trò là cầu nối truyền thông giữa các nhà hàng F&B, Bếp, Tiệc, Mua hàng, Tài chính và các phòng ban khác.Phối hợp với các nhóm liên quan để đảm bảo thực hiện suôn sẻ các hoạt động hàng ngày, sự kiện và yêu cầu đặc biệt. Theo dõi các công việc còn tồn đọng, các vấn đề bảo trì và các yêu cầu giữa các phòng ban.

• Act as the communication link between F&B outlets, Kitchen, Banquet, Purchasing, Finance, and other departments. Coordinate with relevant teams to ensure smooth execution of daily operations, events, and special requests.Follow up on pending tasks, maintenance issues, and inter-departmental requests.

3. Operational Support

• Hỗ trợ theo dõi mức tồn kho của vật tư vận hành, đồng phục, thực đơn và vật dụng tiêu hao trong bếp. Hỗ trợ các giám sát viên và quản lý trong việc lập lịch, giao tiếp với nhân viên và các cuộc họp hàng ngày. Duy trì danh sách cập nhật về thiết bị, hỏng hóc và yêu cầu đặt hàng tồn kho.

• Assist in monitoring inventory levels for operating supplies, uniforms, menus, and kitchen consumables. Support supervisors and managers with scheduling, staff communication, and daily briefings.Maintain updated lists of equipment, breakages, and stock requisitions.

4. Guest Service Support

• Hỗ trợ xử lý yêu cầu của khách, ghi chú về chế độ ăn uống và các yêu cầu liên quan đến sự kiện.Đảm bảo ghi chép chính xác và truyền đạt sở thích của khách đến các đội ngũ F&B và Bếp.

• Assist in handling guest requests, dietary notes, and event-related requirements. Ensure accurate recording and communication of guest preferences to F&B and Kitchen teams.

5. Compliance & Standards

• Đảm bảo tất cả các tài liệu, SOP và nhật ký phù hợp với tiêu chuẩn của thương hiệu và khách sạn.Hỗ trợ việc thực hiện các chính sách về vệ sinh, an toàn và vệ sinh môi trường (HACCP, ISO hoặc các tiêu chuẩn tương tự). Hỗ trợ trong việc lập tài liệu đào tạo và chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra khi cần thiết.

• Ensure all documents, SOPs, and logs comply with brand and hotel standards. Support the implementation of hygiene, safety, and sanitation policies (HACCP, ISO, or similar standards). Assist in training documentation and audit preparation when required.

6. Reporting & Communication

• Chuẩn bị các báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho quản lý F&B và Bếp.Theo dõi các kế hoạch hành động từ các cuộc họp và đảm bảo việc theo dõi tiến độ đúng đắn. Duy trì bảng thông báo nội bộ, các thông báo và tài liệu họp sơ bộ.

• Prepare daily, weekly, and monthly reports for F&B and Kitchen management. Follow up on action plans from meetings and ensure proper tracking of progress. Maintain internal communication boards, announcements, and briefing materials.

- Competitive salary .

- Meal, accommodation, transportation, and phone allowances

- Enntitlement to Service Charge and hotel facilities/benefits in accordance with Company policies

- Full employee benefits in compliance with the Vietnamese Labor Law and Social Insurance regulations

• Bằng tốt nghiệp hoặc bằng cấp về Quản trị Nhà hàng, Âm thực, Quản trị Kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Diploma or degree in Hospitality, F&B Management, Business Administration, or related fields.

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm về hành chính hoặc điều phối; ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B hoặc vận hành nhà bếp tại khách sạn 4–5 sao.

• Minimum 1 years of administrative or coordination experience; experience in F&B or Kitchen operations in a 4-5 stars hotel is preferred.

• Kỹ năng tổ chức và quản lý hành chính vững vàng. Khả năng giao tiếp và phối hợp xuất sắc. Thành thạo MS Office.

• Strong organizational and administrative skills. Excellent communication and coordination abilities. Proficient in MS Office.