Spa Receptionist / Lễ tân Spa

NHIỆM VỤ CHÍNH:

The Spa Receptionist is the first point of contact for guests visiting the spa. This role is responsible for delivering a warm, gracious, and personalized luxury guest experience while managing reservations, consult all Spa services and facilities, guest inquiries, retail sales, and daily reception operations efficiently. The Spa Receptionist ensures all guests receive exceptional service aligned with the standards of a luxury hotel and spa.

Lễ Tân Spa là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng khi đến sử dụng các dịch vụ Spa. Vị trí này chịu trách nhiệm mang đến trải nghiệm dịch vụ sang trọng, thân thiện và cá nhân hóa cho khách hàng, đồng thời quản lý hiệu quả việc đặt lịch, tư vấn tất cả các dịch vụ Spa và những tiện ích đi kèm, giải đáp thông tin, bán sản phẩm bán lẻ và vận hành hoạt động lễ tân hằng ngày. Lễ Tân Spa đảm bảo mọi khách hàng đều được phục vụ theo tiêu chuẩn dịch vụ cao cấp và sang trong của khách sạn và spa.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TRÁCH NHIỆM:

1. Welcome all guests with a warm, professional, and gracious attitude in accordance with luxury hospitality standards.

Chào đón tất cả khách hàng bằng thái độ thân thiện, chuyên nghiệp và tận tâm theo tiêu chuẩn dịch vụ khách sạn cao cấp.

2. Ensure a seamless and personalized guest experience from arrival to departure.

Đảm bảo mang đến trải nghiệm liền mạch và cá nhân hóa cho khách hàng từ khi đến cho đến lúc roi Spa.

3. Handle spa reservations, cancellations, and appointment scheduling accurately and efficiently.

Tiếp nhận và xử lý đặt lịch Spa, hủy lịch và sắp xếp lịch hẹn một cách chính xác, hiệu quả và

chuyên nghiệp.

4. Answer telephone calls, emails, and guest inquiries in a courteous and professional manner. Tiếp nhận và phản hồi các cuộc gọi điện thoại, email và yêu cầu của khách hàng một cách lịch sự, chuyên nghiệp.

5. Provide detailed information regarding spa treatments, wellness programs, facilities, promotions, and retail products.

Cung cấp thông tin chi tiết về các liệu trình Spa, chương trình chăm sóc sức khỏe, tiện ích, chương trình khuyến mãi và sản phẩm bán lẻ của Spa một cách chuyên nghiệp và chính xác.

6. Recommend suitable treatments and wellness experiences based on guests' needs and preferences.

Tư vấn và đề xuất các liệu trình trị liệu cùng trải nghiệm chăm sóc sức khỏe phù hợp dựa trên nhu cầu và sở thích của khách hàng.

7. Perform upselling of spa treatments, packages, memberships, and retail products to achieve revenue targets.

8. Thực hiện tư vấn và bán thêm dịch vụ các liệu trình spa, gói dịch vụ, chương trình hội viên và sản phẩm bán lẻ nhằm đạt chỉ tiêu và tăng doanh thu.

9. Maintain accurate guest profiles, treatment records, and reservation details within the spa management system.

Cập nhật và quản lý chính xác hồ sơ khách hàng, thông tin trị liệu và chi tiết đặt lịch trên hệ thống quản lý Spa.

10. Coordinate therapist schedules and treatment room assignments to ensure smooth daily operations.

Phối hợp sắp xếp lịch làm việc của kỹ thuật viên và phân bổ phòng trị liệu nhằm đảm bảo vận hành hằng ngày diễn ra hiệu quả và trôi chảy.

11. Process payments, billing, cashiering, and end-of-day closing procedures accurately. Ensure all financial transactions are handled according to hotel policies and procedures.

Thực hiện chính xác các nghiệp vụ thanh toán, lập hóa đơn, thu ngân và quy trình chốt doanh thu cuối ngày. Đảm bảo mọi giao dịch tài chính được thực hiện theo đúng chính sách và quy trình của khách sạn.

12. Maintain cleanliness, organization, and presentation standards of the spa reception, retail area, and guest lounge.

Duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ, ngăn nắp và hình ảnh chuyên nghiệp tại khu vực lễ tân Spa, khu trưng

bày bán lẻ và khu vực thư giãn dành cho khách.

13. Ensure spa amenities, brochures, menus, and retail displays are fully stocked and professionally presented.

Đảm bảo đầy đủ tiện ích Spa, brochure, menu và khu vực trưng bày sản phẩm bản lẻ luôn được chuẩn bị đầy đủ và trình bày chuyên nghiệp.

14. Coordinate closely with therapists, housekeeping, engineering, and other hotel departments to ensure operational efficiency.

Phối hợp chặt chẽ với kỹ thuật viên, bộ phận buồng phòng, kỹ thuật và các bộ phận khác trong khách sạn nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành.

15. Handle guest feedback, concems, and complaints professionally, escalating issues to Spa Management when necessary.

Tiếp nhận và xử lý phản hồi, thắc mắc hoặc khiếu nại của khách hàng một cách chuyên nghiệp; đồng thời báo cáo lên Quản lý Spa khi cần thiết.

16. Ensure all guests are informed of spa etiquette, policies, health questionnaires, and safety procedures.

Đảm bảo tất cả khách hàng được thông tin đầy đủ về quy định Spa, chính sách dịch vụ, phiếu

khai báo sức khỏe và các quy trình an toàn.

17. Monitor guest flow and maintain a calm, relaxing, and luxurious spa environment at all times.

Theo dõi lưu lượng khách và duy trì không gian Spa luôn yên tĩnh, thư giãn và sang trọng. 18. Monitor and prepare inventory management reports for Spa supplies and retail products. Theo dõi và lập báo cáo quản lý hàng tồn kho Spa và sản phẩm bán lẻ.

19. Check and report any maintenance issues, damages, or safety hazards immediately. Kiểm tra và bảo cáo ngay lập tức các sự cố kỹ thuật, hư hỏng hoặc nguy cơ mất an toàn.

20. Maintain proper handling, storage, and distribution of linens according to hygiene standards. Collect and transport used linens to designated laundry areas.

Đảm bảo việc xử lý, lưu trữ và phân phối đồ vải đúng theo tiêu chuẩn vệ sinh. Thu gom và vận chuyển đồ vải bẩn đến khu vực giặt là theo quy định.

21. Ensure all equipment and machinery are switched off and the trash is brought out of the Spa in the end of working day.

Đảm bảo tất cả các thiết bị và máy móc phải tắt và rác phải được mang đi bỏ vào cuối ngày làm việc.

22. Support promotional activities, seasonal campaigns, and events organized by the spa.

Hỗ trợ triển khai các chương trình khuyến mãi, chiến dịch theo mùa và sự kiện do Spa tổ chức. 23. Regularly update the Spa and Hotel's promotions and activities so that you can share them with customers when needed.

Cập nhật thường xuyên những chương trình khuyến mãi và hoạt động của Spa và Khách sạn để

có thể chia sẻ đến khách hàng khi cần thiết.

24. Maintain confidentiality of guest information and hotel operations.

Bảo mật thông tin khách hàng và thông tin vận hành của khách sạn.

25. Comply with hotel grooming standards, SOPs, hygiene regulations, and health & safety procedures.

Tuân thủ tiêu chuẩn tác phong, quy trình vận hành (SOP), quy định vệ sinh và các quy trình an toàn — sức khỏe của khách sạn.

26. Attend departmental meetings, training sessions, and product knowledge workshops as required. Tham gia các cuộc hợp bộ phận, chương trình đào tạo và các buổi cập nhật kiến thức sản phẩm theo yêu cầu.

27. Perform any other duties assigned by the Spa Manager or hotel management.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý Spa hoặc Ban Quản lý khách sạn.

- Competitive salary .

- Meal, accommodation, transportation, and phone allowances

- Enntitlement to Service Charge and hotel facilities/benefits in accordance with Company policies

- Full employee benefits in compliance with the Vietnamese Labor Law and Social Insurance regulations

CRITERIA:

- Diploma or Bachelor's Degree in Hospitality Management, Tourism, Business Administration, or a related field is preferred. Certification in Spa Operations, Customer Service, or Hospitality is an advantage.

Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch, Quản trị Kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan. Chứng chỉ về Vận hành Spa, Dịch vụ Khách hàng hoặc Quản trị Khách sạn là một lợi thế.

- Minimum 1 year of experience in a receptionist, guest service, front office, or spa reception role. Previous experience in a luxury hotel, resort, wellness center, or spa environment is preferred.

Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Lễ tân, Dịch vụ Khách hàng, Tiền sảnh hoặc Lễ tân Spa. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại khách sạn, khu nghỉ dưỡng, trung tâm chăm sóc sức khỏe hoặc spa cao cấp.

- Good command of spoken and written English is required. Additional foreign language skills are an advantage.

Yêu cầu có khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh tốt. Biết thêm ngoại ngữ khác là một lợi thế.

- Proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook). Familiarity with spa booking and reservation systems is preferred.

Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống đặt lịch và quản lý đặt chỗ của Spa.

- Ability to handle cashiering, billing, and payment transactions accurately.

Có khả năng thực hiện chính xác các nghiệp vụ thu ngân, lập hóa đơn và xử lý thanh toán.

- Excellent communication and interpersonal skills.

Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt.

- Strong customer service orientation with a professional and friendly demeanor.

Định hướng dịch vụ khách hàng xuất sắc, với tác phong chuyên nghiệp và thân thiện.

- Ability to build rapport with guests and provide personalized service.

Có khả năng tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và cung cấp dịch vụ mang tính cá nhân hóa.

- Professional appearance and grooming standards.

Ngoại hình chuyên nghiệp, tác phong và tiêu chuẩn grooming phù hợp với môi trường khách sạn cao cấp.

- Positive attitude, enthusiastic, and service-minded.

Thái độ tích cực, nhiệt tình và tinh thần phục vụ cao.

- Strong organizational and multitasking abilities.

Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả và khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

- Ability to remain calm and efficient under pressure.

Có khả năng làm việc bình tĩnh, hiệu quả dưới áp lực cao.

- High level of integrity, reliability, and confidentiality.

Trung thực, đáng tin cậy và có ý thức bảo mật thông tin cao.

- Ability to stand for extended periods during working hours. Ability to perform duties in a fast- paced hospitality environment.

Có khả năng đứng làm việc trong thời gian dài theo yêu cầu công việc và thích nghĩ với môi trưởng dịch vụ khách sạn có nhịp độ làm việc nhanh.

OTHER REQUIREMENTS/NHỮNG YÊU CẦU KHÁC:

- Flexible to work shifts, weekends, and public holidays as required.

Có khả năng làm việc theo ca, vào cuối tuần và các ngày lễ theo yêu cầu công việc.

- Commitment to maintaining guest confidentiality and company standards.

Cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty và bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng.

- Passion for wellness, hospitality, and guest satisfaction.

Có niềm đam mê với lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, dịch vụ khách sạn và mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.